OCHRANA OSOBNÍCH ÚDAJŮ

V tomto prohlášení o ochraně soukromí jsou obsaženy informace o zpracování a ochraně vašich osobních údajů.

Operace zpracování: Integrovaný systém řízení logistiky (ILMS)

Správce údajů: Úřad pro publikace Evropské unie, oddělení D.4 „Tisk a distribuce“

Referenční číslo: DPR-EC-00515

Obsah

1. Úvod
2. Proč a jak vaše osobní údaje zpracováváme?
3. Na jakých právních základech vaše osobní údaje zpracováváme?
4. Které osobní údaje se shromažďují a dále zpracovávají?
5. Jak dlouho se vaše osobní údaje uchovávají?
6. Jak je zajištěna ochrana a zabezpečení vašich osobních údajů?
7. Kdo má k vašim údajům přístup a komu se dále poskytují?
8. Jaká máte práva a jak je můžete uplatnit?
9. Kontaktní údaje
10. Kde lze nalézt podrobnější informace?

Úvod

Evropská komise (dále jen „Komise“) se zavázala chránit vaše osobní údaje a respektovat vaše soukromí. Komise shromažďuje a dále zpracovává osobní údaje podle nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2018/1725 ze dne 23. října 2018 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů orgány, institucemi a jinými subjekty Unie a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení nařízení (ES) č. 45/2001.

Toto prohlášení o ochraně soukromí uvádí, z jakých důvodů Komise vaše osobní údaje zpracovává, jakým způsobem je shromažďuje, jak s nimi nakládá a jak zajišťuje ochranu všech údajů, které získá. Dále je zde uvedeno, jak jsou tyto informace použity a jaká práva ve vztahu ke svým osobním údajům máte. Obsahuje také kontaktní údaje odpovědného správce údajů, kterého můžete žádat o uplatnění svých práv, pověřence pro ochranu osobních údajů a evropského inspektora ochrany údajů.

Níže uvádíme informace týkající se operace zpracování údajů „Integrovaný systém řízení logistiky (ILMS)“, kterou provádí oddělení D.4„Tisk a distribuce“ Úřadu pro publikace Evropské unie.

Proč a jak vaše osobní údaje zpracováváme?

Účel zpracování údajů: Oddělení D.4„Tisk distribuce“ Úřadu pro publikace shromažďuje a používá vaše osobní údaje, aby tento úřad mohl spravovat své zásoby, vyřizovat vaše objednávky a poskytnout vám požadované logistické služby.

Vaše osobní údaje nebudou využity k automatizovanému rozhodování, tedy ani k profilování.

Na jakých právních základech vaše osobní údaje zpracováváme?

Vaše osobní údaje zpracováváme, jelikož:

– je zpracování nezbytné ke splnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci, kterým je orgán nebo subjekt Unie pověřen

a

– jste jakožto subjekt údajů udělili souhlas se zpracováním svých osobních údajů pro jeden či více konkrétních účelů

Právní základ pro zpracování údajů: mandát Úřadu pro publikace Evropské unie, rozhodnutí Evropského parlamentu, Rady, Komise, Soudního dvora, Účetního dvora, Evropského hospodářského a sociálního výboru a Výboru regionů 2009/496/ES ze dne 26. června 2009 o organizaci a způsobu práce Úřadu pro publikace Evropské unie.

Které osobní údaje se shromažďují a dále zpracovávají?

K provádění této operace zpracování shromažďuje oddělení D.4 „Tisk a distribuce“ Úřadu pro publikace tyto kategorie osobních údajů:

1. Údaje o registrovaných uživatelích (kteří mají pro účely přístupu do systému ILMS identifikátor uživatele a heslo); údaje potřebné k přidělení a správě uživatelského jména:

• uživatelské jméno
• uživatelský profil
• identifikátor uživatele
• telefonní číslo
• e-mailová adresa
• doručovací adresa
• fakturační adresy (vztahuje se pouze na uživatele služby oznámení o odeslání zásilky [ASN])
• administrativní subjekt (pouze pro zaměstnance EU)
• název společnosti (pouze pro dodavatele tiskových služeb)
• upřednostňovaný jazyk (lze změnit kdykoli při přihlášení do systému ILMS)

2. Údaje shromažďované pro účely vyřizování objednávek:

• jméno příjemce
• doručovací adresa
• tituly a katalogová čísla objednávaných publikací
• telefonní číslo (povinné pouze u expresních dodávek)
• telefonní číslo příjemce (povinné pouze u expresních dodávek)
• e-mailová adresa

Poskytnutí osobních údajů je povinné, abychom mohli poskytnout požadované služby.

Jak dlouho se vaše osobní údaje uchovávají?

Oddělení D.4 „Tisk a distribuce“ Úřadu pro publikace uchovává vaše osobní údaje pouze po dobu nezbytnou ke splnění účelu sběru nebo dalšího zpracování, tj. po dobu deseti let od vaší objednávky.

Jak je zajištěna ochrana a zabezpečení vašich osobních údajů?

Všechny osobní údaje v elektronické podobě (e-mailové zprávy, dokumenty, databáze, nahrané dávky dat atd.) jsou uloženy na serverech Evropské komise nebo jejích smluvních dodavatelů. Veškeré zpracování se řídí rozhodnutím Komise (EU, Euratom) 2017/46 ze dne 10. ledna 2017 o bezpečnosti komunikačních a informačních systémů v Evropské komisi.

Smluvní dodavatelé Komise jsou vázáni zvláštním smluvním ustanovením o zpracovávání vašich údajů jménem Komise a povinnostmi týkajícími se důvěrnosti, jež vyplývají z obecného nařízení o ochraně osobních údajů (nařízení (EU) 2016/679, „GDPR“).

Za účelem ochrany vašich osobních údajů zavedla Komise řadu technických a organizačních opatření. Mezi technická opatření patří opatření vhodná k řešení bezpečnosti na internetu, rizika ztráty údajů, změny údajů nebo neoprávněného přístupu, přičemž se zohledňuje riziko spojené se zpracováním údajů a povaha zpracovávaných osobních údajů. Organizační opatření zahrnují přístup k údajům omezený na oprávněné osoby, jež mají legitimní důvod se s nimi seznámit pro účely jejich zpracování.

Kdo má k vašim údajům přístup a komu se dále poskytují?

Přístup k vašim osobním údajům se poskytuje zaměstnancům Komise, kteří odpovídají za provedení této operace zpracování, a oprávněným zaměstnancům podle zásady „vědět jen to nejnutnější“. Tito zaměstnanci jsou vázáni zákonnými požadavky a v případě potřeby také dalšími dohodami o zachování důvěrnosti.

Jaká máte práva a jak je můžete uplatnit?

Jako subjekt údajů máte podle kapitoly III (články 14–25) nařízení (EU) 2018/1725 specifická práva, zejména právo na přístup, opravu nebo vymazání vašich osobních údajů a právo na omezení jejich zpracování. V příslušných případech máte rovněž právo vznést námitku proti zpracování nebo právo na přenositelnost údajů.

Proti zpracování vašich osobních údajů, které se zákonným způsobem provádí podle čl. 5 odst. 1 písm. a), máte právo vznést námitku.

Souhlas s poskytnutím svých osobních údajů oddělení D.4 „Tisk a distribuce“ Úřadu pro publikace jste udělili v souvislosti s touto operací zpracování údajů. Tento souhlas můžete kdykoli odvolat oznámením této skutečnosti správci údajů. Odvolání souhlasu nijak neovlivní zákonnost zpracování provedeného předtím, než jste souhlas odvolali.

Svá práva můžete uplatnit tak, že se obrátíte na správce údajů, nebo v případě sporu na pověřence pro ochranu osobních údajů. V případě potřeby se můžete obrátit na evropského inspektora ochrany údajů. Jejich kontaktní údaje jsou uvedeny v bodě 9 níže.

Pokud chcete uplatnit svá práva v souvislosti s jednou nebo více konkrétních operací zpracování, uveďte ve své žádosti jejich popis (tj. referenční čísla, viz bod 10 níže).

Kontaktní údaje

• Správce údajů

Pokud byste chtěli uplatnit svá práva podle nařízení (EU) 2018/1725 nebo máte-li připomínky, otázky nebo obavy či pokud byste chtěli podat stížnost ohledně shromažďování a používání vašich osobních údajů, obraťte se prosím na správce údajů, oddělení D.4 „Tisk a distribuce“, Úřad pro publikace (info@publications.europa.eu).

• Pověřenec Evropské komise pro ochranu osobních údajů

V souvislosti se zpracováním vašich osobních údajů podle nařízení (EU) 2018/1725 můžete kontaktovat pověřence Evropské komise pro ochranu osobních údajů (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu).

• Evropský inspektor ochrany údajů

Pokud se domníváte, že v důsledku zpracování vašich osobních údajů správcem údajů došlo k porušení vašich práv podle nařízení (EU) 2018/1725, máte právo se obrátit na evropského inspektora ochrany údajů (edps@edps.europa.eu) (máte právo podat stížnost).

Kde lze nalézt podrobnější informace?

Pověřenec Evropské komise pro ochranu osobních údajů zveřejňuje rejstřík všech operací obnášejících zpracování osobních údajů Komisí, jež byly zdokumentovány a které mu byly oznámeny. Rejstřík je k dispozici zde: http://ec.europa.eu/dpo-register.

Tato konkrétní operace zpracování údajů byla zanesena do veřejného rejstříku pověřence pro ochranu osobních údajů pod tímto referenčním číslem: DPR-EC-00515 .