SCHUTZ IHRER PERSONENBEZOGENEN DATEN

Diese Datenschutzerklärung enthält Informationen über
die Verarbeitung und den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten.

Verarbeitungsvorgang: Helpdesk für Nutzer elektronischer Dienste und anderer Angebote des Amts für Veröffentlichungen

Verantwortlich: Amt für Veröffentlichungen der Europäischen Union, Referat D.1, Beziehungen zu Interessenträgern und Öffentlichkeitsarbeit

Aktenzeichen: DPR-EC-00493

1. Einführung

Die Europäische Kommission (im Folgenden „Kommission“) ist dem Schutz Ihrer personenbezogenen Daten und der Achtung Ihrer Privatsphäre verpflichtet. Die Kommission erfasst und verarbeitet personenbezogene Daten gemäß der Verordnung (EU) 2018/1725 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 23. Oktober 2018 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten durch die Organe, Einrichtungen und sonstigen Stellen der Union, zum freien Datenverkehr und zur Aufhebung der Verordnung (EG) Nr. 45/2001.

In dieser Datenschutzerklärung wird erläutert, zu welchem Zweck wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten, wie wir personenbezogene Daten erheben, handhaben und schützen, wie diese Informationen genutzt werden, und welche Rechte Sie in diesem Zusammenhang haben. Zudem enthält sie die Kontaktdaten des Verantwortlichen, an den Sie sich zur Wahrnehmung Ihrer Rechte wenden können, sowie der Datenschutzbeauftragten und des Europäischen Datenschutzbeauftragten.

Nachstehend finden Sie Informationen zum Verarbeitungsvorgang „Helpdesk für Nutzer elektronischer Dienste und anderer Angebote des Amts für Veröffentlichungen“ des Referats D.1 „Beziehungen zu Interessenträgern und Öffentlichkeitsarbeit“ des Amts für Veröffentlichungen der EU (im Folgenden „Helpdesk“).

2. Warum und wie verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten?

Zweck des Verarbeitungsvorgangs: Das Referat D.1 „Beziehungen zu Interessenträgern und Öffentlichkeitsarbeit“ des Amts für Veröffentlichungen erhebt und nutzt Ihre personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit Anfragen an den Helpdesk (Beantwortung von Fragen, Behebung technischer Probleme).

Im Zuge der Verarbeitung erfassen wir Ihre bei der Kontaktaufnahme bereitgestellten personenbezogenen Daten, um Ihnen antworten zu können, sobald wir eine Lösung für Ihre Anfrage oder Ihr technisches Problem gefunden haben.

In Ausnahmefällen, in denen Sie eine Frage stellen, für deren Beantwortung das Amt für Veröffentlichungen nicht zuständig ist, kann der Helpdesk diese an das Europe-Direct-Kontaktzentrum der Generaldirektion COMM der Kommission oder an eine andere zuständige Dienststelle der Europäischen Kommission weiterleiten. Anschließend wird die Anfrage gemäß dem Verarbeitungsvorgang DPR-EC-01386 und der Datenschutzerklärung auf der Kontaktseite der Europäischen Kommission bearbeitet.

3. Auf welcher Rechtsgrundlage verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten?

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten, weil

– die Verarbeitung für die Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich ist, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, die dem Organ oder der Einrichtung der Union übertragen wurde,

– Sie der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten für einen oder mehrere Zwecke zugestimmt haben.

Rechtsgrundlagen für die Datenverarbeitung: Mandat des Amts für Veröffentlichungen, Beschluss 2009/496/EG, Euratom des Europäischen Parlaments, des Rates, der Kommission, des Gerichtshofs, des Rechnungshofs, des Europäischen Wirtschafts- und Sozialausschusses und des Ausschusses der Regionen vom 26. Juni 2009 über den Aufbau und die Arbeitsweise des Amts für Veröffentlichungen der Europäischen Union.

4. Welche personenbezogenen Daten erheben und verarbeiten wir?

Im Rahmen der Verarbeitung erhebt das Referat D.1 „Beziehungen zu Interessenträgern und Öffentlichkeitsarbeit“ des Amts für Veröffentlichungen folgende Kategorien personenbezogener Daten:

Kontakt per E-Mail: E-Mail-Adresse, Vor- und Nachname, Sprache und Wohnsitzland.

Telefonischer Kontakt: Telefonnummer, Vor- und Nachname, Aufzeichnungen von Telefonaten, Sprache und Wohnsitzland.

Brieflicher Kontakt (Ausnahme): Vor- und Nachname, Postanschrift, Sprache und Wohnsitzland.

5. Wie lange speichern wir Ihre personenbezogenen Daten?

Das Referat D.1 „Beziehungen zu Interessenträgern und Öffentlichkeitsarbeit“ des Amts für Veröffentlichungen bewahrt Ihre personenbezogenen Daten nur so lange auf, wie dies für den Zweck der Erfassung oder Weiterverarbeitung, das heißt für die Erbringung der gewünschten Dienstleistung, erforderlich ist.

Danach werden Ihre Daten maximal fünf Jahre aufbewahrt und dann gelöscht.

6. Wie schützen und sichern wir Ihre personenbezogenen Daten?

Sämtliche personenbezogenen Daten in elektronischem Format (E-Mails, Dokumente, Datenbanken, hochgeladene Datenchargen usw.) werden entweder auf den Servern der Europäischen Kommission oder auf Servern ihrer Auftragnehmer unter der Kennnummer 10839, 01/08/2022-31/07/2026 (Rahmenvertrag über im Kaskadenverfahren zu vergebende Aufträge) gespeichert. Netcompany-Intrasoft S.A. (2b, Rue Nicolas Bové, 1253 Luxemburg) und Infeurope S.A. (62 Rue Charles Martel, 2134 Luxemburg). Alle Verarbeitungsvorgänge entsprechen dem Beschluss (EU, Euratom) 2017/46 der Kommission vom 10. Januar 2017 über die Sicherheit von Kommunikations- und Informationssystemen in der Europäischen Kommission.

Die Auftragnehmer der Kommission sind bei der Verarbeitung Ihrer Daten im Namen der Kommission an eine spezifische Vertragsklausel und die aus der Datenschutz-Grundverordnung (Verordnung (EU) 2016/679) erwachsenden Geheimhaltungspflichten gebunden.

Zum Schutz Ihrer personenbezogenen Daten hat die Kommission eine Reihe technischer und organisatorischer Vorkehrungen getroffen. Bei den technischen Vorkehrungen handelt es sich unter anderem um geeignete Maßnahmen zur Wahrung der Sicherheit im Internet, zum Schutz vor Datenverlust und -änderung sowie zur Abwehr unberechtigten Zugangs, die dem mit der Verarbeitung verbundenen Risiko und der Art der verarbeiteten personenbezogenen Daten Rechnung tragen. Zu den organisatorischen Vorkehrungen gehört die Beschränkung des Zugangs zu personenbezogenen Daten auf befugte Personen, die ein berechtigtes Interesse daran haben, für die Zwecke dieses Verarbeitungsvorgangs Kenntnis davon zu erlangen.

7. Wer kann auf Ihre personenbezogenen Daten zugreifen, und an wen werden sie weitergegeben?

Zugang zu Ihren personenbezogenen Daten haben die für die Ausführung dieses Verarbeitungsvorgangs zuständigen Bediensteten der Kommission sowie nach dem Prinzip der erforderlichen Kenntnisnahme ermächtigte Bedienstete. Diese sind an die im Statut vorgesehene Geheimhaltungspflicht sowie bei Bedarf an weitere Vertraulichkeitsvereinbarungen gebunden.

8. Welche Rechte haben Sie, und wie können Sie diese Rechte wahrnehmen?

Als „betroffene Person“ haben Sie nach Kapitel III (Artikel 14–25) der Verordnung (EU) 2018/1725 besondere Rechte, insbesondere das Recht auf Einsicht, Berichtigung oder Löschung Ihrer personenbezogenen Daten sowie das Recht, die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu beschränken. Gegebenenfalls haben Sie auch das Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten oder das Recht auf Datenübertragbarkeit.

Sie haben der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch das Referat D.1 „Beziehungen zu Interessenträgern und Öffentlichkeitsarbeit“ des Amts für Veröffentlichungen für die Zwecke dieses Verarbeitungsvorgangs zugestimmt. Diese Einwilligung können Sie jederzeit durch eine entsprechende Mitteilung an den Verantwortlichen widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung Ihrer Daten vor Ihrem Widerruf bleibt hiervon unberührt.

Zur Wahrnehmung Ihrer Rechte können Sie sich an den Verantwortlichen bzw. im Konfliktfall an die Datenschutzbeauftragte wenden. Wenn nötig, können Sie sich auch an den Europäischen Datenschutzbeauftragten wenden. Die entsprechenden Kontaktangaben finden Sie nachstehend unter Nummer 9.

Wenn Sie Ihre Rechte in Bezug auf bestimmte Verarbeitungsvorgänge geltend machten möchten, geben Sie dies in Ihrem Antrag bitte mit dem entsprechenden Aktenzeichen des Vorgangs (siehe Nummer 10) an.

9. Kontaktdaten

• Datenverantwortlicher

Wenden Sie sich im Zusammenhang mit der Ausübung Ihrer Rechte gemäß der Verordnung (EU) 2018/1725, mit Bemerkungen, Fragen oder Problemen sowie mit Beschwerden über die Erhebung und Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten an den Datenverantwortlichen des Referats D.1 „Beziehungen zu Interessenträgern und Öffentlichkeitsarbeit“: info@publications.europa.eu.

• Datenschutzbeauftragter (DSB) der Kommission

Bei Fragen im Zusammenhang mit der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gemäß der Verordnung (EU) 2018/1725 können Sie sich an den Datenschutzbeauftragten (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu) wenden.

• Europäischer Datenschutzbeauftragter (EDSB)

Sie haben das Recht, Beschwerde beim Europäischen Datenschutzbeauftragten (edps@edps.europa.eu) einzulegen, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch den Datenverantwortlichen zu einer Verletzung Ihrer Rechte gemäß der Verordnung (EU) 2018/1725 geführt hat.

10. Wo finden Sie weiterführende Informationen?

Der Datenschutzbeauftragte (DSB) der Kommission führt ein Register aller mit der Verarbeitung personenbezogener Daten durch die Kommission verbundenen Vorgänge, die dokumentiert und ihm mitgeteilt wurden. Dieses Register können Sie hier einsehen: http://ec.europa.eu/dpo-register.

Dieser bestimmte Verarbeitungsvorgang wird im Register des Datenschutzbeauftragten unter folgendem Aktenzeichen geführt: DPR-EC-00493.