HENKILÖTIETOJEN SUOJA

Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan henkilötietojen käsittely ja suojaaminen.

Käsittelytehtävä: Hankintamenettelyt, sopimusten täytäntöönpano ja kiinnostuksenilmaisupyynnöt

Rekisterinpitäjä: Euroopan unionin julkaisutoimisto, D.2-yksikkö, Sopimukset ja tekijänoikeus

Rekisteriviite: DPR-EC-00496

Sisällysluettelo

1. Johdanto
2. Miksi ja miten henkilötietoja käsitellään?
3. Mitkä ovat henkilötietojen käsittelyn oikeudelliset perusteet?
4. Mitä henkilötietoja kerätään ja käsitellään?
5. Miten kauan henkilötietoja säilytetään?
6. Miten henkilötiedot suojataan?
7. Kenellä on pääsy henkilötietoihin ja kenelle tietoja luovutetaan?
8. Mitkä ovat oikeutesi henkilötietojen käsittelyn suhteen?
9. Yhteystiedot
10. Lisätietoja

1. Johdanto

Euroopan komissio, jäljempänä ’komissio’, on sitoutunut suojaamaan henkilötietoja ja kunnioittamaan yksityisyyden suojaa. Komission suorittamassa henkilötietojen keräämisessä ja käsittelyssä sovelletaan 23. lokakuuta 2018 annettua Euroopan parlamentin ja neuvoston asetusta (EU) 2018/1725 luonnollisten henkilöiden suojelusta unionin toimielinten, elinten ja laitosten suorittamassa henkilötietojen käsittelyssä ja näiden tietojen vapaasta liikkuvuudesta (ja asetuksen (EY) N:o 45/2001 kumoamisesta).

Tässä tietosuojaselosteessa selitetään, miksi ja miten henkilötietoja kerätään, käsitellään ja käytetään ja miten ne suojataan. Lisäksi siinä kuvataan palvelun käyttäjien oikeudet henkilötietojensa suhteen. Selosteessa on myös vastaavan rekisterinpitäjän, komission tietosuojavastaavan ja Euroopan tietosuojavaltuutetun yhteystiedot.

Seuraavassa esitetyt tiedot koskevat Euroopan unionin julkaisutoimiston (jäljempänä 'julkaisutoimisto', D.2-yksikön ("Sopimukset ja tekijänoikeus") suorittamaa tietojenkäsittelytehtävää "Hankintamenettelyt, sopimusten täytäntöönpano ja kiinnostuksenilmaisupyynnöt".

2. Miksi ja miten henkilötietoja käsitellään?

Tietojenkäsittelyn tarkoitus: Julkaisutoimiston D.2-yksikkö ("Sopimukset ja tekijänoikeus") kerää ja käyttää henkilötietoja voidakseen käsitellä hakemuksia tai tarjouksia, joita yritykset tai yksityishenkilöt lähettävät julkaisutoimiston aloittamien hankintamenettelyjen ja niiden pohjalta tehtyjen sopimusten täytäntöönpanon yhteydessä.

Henkilötietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon, kuten profilointiin.

3. Mitkä ovat henkilötietojen käsittelyn oikeudelliset perusteet?

Henkilötietojasi käsitellään, koska:

a) käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai unionin toimielimelle tai elimelle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi;

b) käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi;

c) käsittely on tarpeen sellaisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, jossa rekisteröity on osapuolena, tai sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi rekisteröidyn pyynnöstä;

ja

d) rekisteröity on antanut suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn yhtä tai useampaa erityistä tarkoitusta varten.

Käsittelyn oikeusperusta:

• Euroopan parlamentin ja neuvoston asetus (EU, Euratom) 2018/1046, annettu 18 päivänä heinäkuuta 2018, unionin yleiseen talousarvioon sovellettavista varainhoitosäännöistä
• Euroopan parlamentin, neuvoston, komission, yhteisöjen tuomioistuimen, tilintarkastustuomioistuimen, Euroopan talous- ja sosiaalikomitean ja alueiden komitean päätös 2009/496/EY, Euratom, tehty 26 päivänä kesäkuuta 2009, Euroopan unionin julkaisutoimiston organisaatiosta ja toiminnasta

4. Mitä henkilötietoja kerätään ja käsitellään?

Julkaisutoimiston D.2-yksikkö ("Sopimukset ja tekijänoikeus") kerää seuraavat henkilötietojen ryhmät voidakseen suorittaa tietojenkäsittelytehtävänsä:

• Tarjouksen tehneen yrityksen tai asiantuntijan tarjousasioista vastaavien työntekijöiden etunimi, sukunimi, sähköpostiosoite, työosoite ja puhelinnumero.
• Pyydettävien palvelujen tyypistä riippuen voidaan myös kerätä tarjousasioista vastaavien työntekijöiden tai toimeksisaajien työntekijöiden seuraavat henkilötiedot:
• Etunimi, sukunimi, kansalaisuus, kielitaito, koulutus, todistukset, ammatillisen kokemuksen tyyppi ja pituus vuosina.

Henkilötietojen antaminen on pakollista varainhoitoasetuksessa säädettyjen vaatimusten täyttämiseksi. Henkilötietojen antamatta jättäminen voi aiheuttaa hankintamenettelyyn osallistumisen epäämisen.

5. Miten kauan henkilötietoja säilytetään?

Julkaisutoimiston D.2-yksikkö ("Sopimukset ja tekijänoikeus") säilyttää henkilötietoja ainoastaan niin pitkään kuin on tarpeen, jotta se voi täyttää niiden keräämisen ja käsittelyn tarkoituksen, eli tarjouskilpailun hävinneiden tarjoajien osalta 5 vuoden ajan ja tarjouskilpailun voittaneiden tarjoajien osalta 10 vuoden ajan.

6. Miten henkilötiedot suojataan?

Kaikki sähköisessä muodossa (sähköpostiviestit, asiakirjat, tietokannat, verkkoon ladatut tiedot tms.) olevat henkilötiedot tallennetaan joko Euroopan komission tai sen toimeksisaajien palvelimille. Kaikessa tietojen käsittelyssä sovelletaan 10. tammikuuta 2017 annettua komission päätöstä (EU, Euratom) 2017/46 viestintä- ja tietojärjestelmien turvallisuudesta Euroopan komissiossa.

Komissio suojaa henkilötietoja usein teknisin ja hallinnollisin toimenpitein. Teknisillä toimenpiteillä pyritään varmistamaan verkkoturvallisuus ja pienentämään tietojen häviämisen, muuttamisen ja luvattoman käytön riskiä. Toimenpiteissä otetaan huomioon tietojen käsittelystä johtuvat riskit ja käsiteltävien tietojen luonne. Hallinnollisilla toimenpiteillä varmistetaan, että pääsy henkilötietoihin on vain valtuutetuilla henkilöillä, joilla on perusteltu tarve saada tiedot käsittelyä varten.

7. Kenellä on pääsy henkilötietoihin ja kenelle tietoja luovutetaan?

Henkilötietoihin voivat tutustua niiden käsittelystä vastaavat komission työntekijät sekä – tiedonsaantitarpeen perusteella – muut valtuutetut työntekijät. Näiden työntekijöiden on noudatettava sääntömääräisiä ja tarpeen mukaan myös muita salassapitosopimuksia.

Tietojen sisäisiä saajia:

Euroopan unionin julkaisutoimiston henkilöstö ja joissakin tapauksissa sellaisten EU:n muiden toimielinten, laitosten ja virastojen henkilöstö, joiden palveluntarjoaja julkaisutoimisto on; joissakin tapauksissa EU:n sisäisen tarkastuksen yksiköt.

Tietojen ulkopuolisia saajia:

Joissakin tapauksissa tarjousten arviointiin osallistuvat ulkopuoliset asiantuntijat ja toimeksisaajat; toimeksisaajien työntekijät, joiden on saatava henkilötiedot sopimuksen täytäntöönpanoa, hallinnointia ja seurantaa varten.

Tarjouskilpailujen voittajat julkaistaan Tenders Electronic Daily (TED) -sivustolla (Euroopan unionin virallisen lehden täydennysosa S).

Kerättyjä tietoa ei luovuteta kolmansille osapuolille, paitsi lainsäädännön edellyttämässä tilanteessa ja laajuudessa.

8. Mitkä ovat oikeutesi henkilötietojen käsittelyn suhteen?

Sinulla on rekisteröitynä henkilönä asetuksen (EU) 2018/1725 III luvussa (14–25 artikla) säädetyt erityiset oikeudet, joihin kuuluvat etenkin oikeus saada pääsy henkilötietoihin, saada ne oikaistua tai poistettua sekä oikeus rajoittaa henkilötietojen käsittelyä. Soveltuvin osin sinulla on myös oikeus vastustaa tietojen käsittelyä ja oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen.

Sinulla on oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä, joka suoritetaan lainmukaisesti 5 artiklan 1 kohdan a alakohdan nojalla.

Olet suostunut antamaan henkilötietosi julkaisutoimiston D.2-yksikölle ("Sopimukset ja tekijänoikeus") niiden käsittelyä varten. Voit perua suostumuksesi milloin tahansa ilmoittamalla siitä rekisterinpitäjälle. Suostumuksen peruminen ei vaikuta sitä edeltäneen tietojen käsittelyn lainmukaisuuteen.

Voit oikeuksiasi koskevissa asioissa ottaa yhteyttä rekisterinpitäjään tai riitatilanteessa komission tietosuojavastaavaan. Tarpeen mukaan voit myös kääntyä Euroopan tietosuojavaltuutetun puoleen. Yhteystiedot ovat jäljempänä kohdassa 9.

Selosta oikeuksien käyttämistä koskevassa pyynnössäsi, mistä käsittelytoimista on kyse (eli anna kyseinen rekisteriviite tai kyseiset rekisteriviitteet, jotka on annettu kohdassa 10.

9. Yhteystiedot

• Rekisterinpitäjä

Jos haluat käyttää asetuksen (EU) 2018/1725 mukaisia oikeuksiasi tai jos sinulla kysymyksiä, kommentteja tai ongelmia tai jos haluat tehdä valituksen henkilötietojesi keräämisestä ja käytöstä, ota yhteyttä rekisterinpitäjään eli julkaisutoimiston D.2-yksikköön ("Sopimukset ja tekijänoikeus").

• Komission tietosuojavastaava

Asioissa, jotka koskevat henkilötietojen käsittelyä asetuksen (EU) 2018/1725 mukaisesti, voi ottaa yhteyttä komission tietosuojavastaavaan (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu).

• Euroopan tietosuojavaltuutettu (EDPS)

Sinulla on oikeus kääntyä Euroopan tietosuojavaltuutetun (edps@edps.europa.eu) puoleen ja tehdä valitus, jos katsot, että henkilötietojesi käsittely on johtanut asetuksen (EU) 2018/1725 mukaisten oikeuksiesi loukkaamiseen.

10. Lisätietoja

Komission tietosuojavastaava ylläpitää julkista rekisteriä kaikista komission suorittamista henkilötietojen käsittelytoimista, jotka on dokumentoitu ja ilmoitettu hänelle. Tutustu rekisteriin: http://ec.europa.eu/dpo-register.

Tässä asiakirjassa kuvatut tietojenkäsittelytoimet on kirjattu komission tietosuojavastaavan julkiseen rekisteriin viitteellä DPR-EC-00496 .