Tietosuojaseloste

Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan henkilötietojen käsittely ja suojaaminen.

Käsittelytehtävä: Julkaisutoimiston verkkosivuilla ja julkaisuissa olevien henkilötietojen poistamispyyntöjen käsittely

Rekisterinpitäjä: Julkaisutoimiston 01-yksikkö, "Strategia, ohjaus ja sisäinen valvonta"

Rekisteriviite: DPR-EC-00295

Sisällysluettelo

1. Johdanto
2. Miksi ja miten henkilötietoja käsitellään?
3. Mitkä ovat henkilötietojen käsittelyn oikeudelliset perusteet?
4. Mitä henkilötietoja kerätään ja käsitellään?
5. Miten kauan henkilötietoja säilytetään?
6. Miten henkilötiedot suojataan?
7. Kenellä on pääsy henkilötietoihin ja kenelle tietoja luovutetaan?
8. Mitkä ovat oikeutesi henkilötietojen käsittelyn suhteen?
9. Yhteystiedot
10. Lisätietoja

1. Johdanto

Euroopan komissio, jäljempänä ’komissio’, on sitoutunut suojaamaan henkilötietoja ja kunnioittamaan yksityisyyden suojaa. Komission suorittamassa henkilötietojen keräämisessä ja käsittelyssä sovelletaan 23. lokakuuta 2018 annettua Euroopan parlamentin ja neuvoston asetusta (EU) 2018/1725 luonnollisten henkilöiden suojelusta unionin toimielinten, elinten ja laitosten suorittamassa henkilötietojen käsittelyssä ja näiden tietojen vapaasta liikkuvuudesta (ja asetuksen (EY) N:o 45/2001 kumoamisesta).

Tässä tietosuojaselosteessa selitetään, miksi ja miten henkilötietoja kerätään, käsitellään ja käytetään ja miten ne suojataan. Lisäksi siinä kuvataan palvelun käyttäjien oikeudet henkilötietojensa suhteen. Selosteessa on myös vastaavan rekisterinpitäjän, komission tietosuojavastaavan ja Euroopan tietosuojavaltuutetun yhteystiedot.

Seuraavassa esitetyt tiedot koskevat Euroopan unionin julkaisutoimiston 01-yksikön "Strategia, ohjaus ja sisäinen valvonta" suorittamaa tietojen käsittelytehtävää "Julkaisutoimiston verkkosivuilla ja julkaisuissa olevien henkilötietojen poistamispyyntöjen käsittely".

2. Miksi henkilötietoja kerätään, tallennetaan ja käsitellään?

Tietojenkäsittelyn tarkoitus: Julkaisutoimiston 01-yksikkö "Strategia, ohjaus ja sisäinen valvonta" kerää ja käyttää henkilötietoja voidakseen käsitellä anonymisointipyyntöjä, joita se voi saada käyttäjiltä suoraan tai välillisesti.

Tietoja käytetään viestinnässä asiaankuuluvien sisäisten ja/tai ulkoisten palveluyksiköiden kanssa anonymisoinnin suorittamista varten. Henkilötietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon, kuten profilointiin.

3. Mitkä ovat henkilötietojen käsittelyn oikeudelliset perusteet?

Henkilötietojasi käsitellään, koska:

- käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai unionin toimielimelle tai elimelle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi;

- käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi, eli jotta rekisteröidyt voisivat käyttää oikeuksiaan;

ja

- olet rekisteröitynä antanut suostumuksesi henkilötietojesi käsittelyyn yhtä tai useampaa erityistä tarkoitusta varten.

Käsittelyn muu oikeusperusta: julkaisutoimiston lupa, Euroopan parlamentin, neuvoston, komission, yhteisöjen tuomioistuimen, tilintarkastustuomioistuimen, Euroopan talous- ja sosiaalikomitean ja alueiden komitean päätös 2009/496/EY, Euratom, tehty 26 päivänä kesäkuuta 2009, Euroopan unionin julkaisutoimiston organisaatiosta ja toiminnasta.

4. Mitä henkilötietoja kerätään ja käsitellään?

Julkaisutoimiston 01-yksikkö "Strategia, ohjaus ja sisäinen valvonta" kerää kaikki antamasi tiedot, jotka liittyvät anonymisointipyyntöösi, voidakseen suorittaa tietojenkäsittelytehtävänsä. Näitä ovat tyypillisesti:

Sähköpostiosoite

Sukunimi ja etunimi

Tämän lisäksi kerätään muut henkilötiedot, jotka voivat sisältyä julkaisuun tai verkkosivulle.

5. Miten kauan henkilötietoja säilytetään?

Julkaisutoimiston 01-yksikkö "Strategia, ohjaus ja sisäinen valvonta" säilyttää henkilötietojasi ainoastaan niin pitkään kuin on tarpeen, jotta se voi täyttää niiden keräämisen ja käsittelyn tarkoituksen, eli pyyntösi toteuttamisen ajan. Sen jälkeen henkilötietojasi säilytetään 5 vuoden ajan varmistamista koskevien lisäkysymysten varalta. Tietojasi käytetään anonymisoidulla tavalla tilastojen laadintaan.

6. Miten henkilötiedot suojataan?

Kaikki sähköisessä muodossa (sähköpostiviestit, asiakirjat, tietokannat, verkkoon ladatut tiedot tms.) olevat henkilötiedot tallennetaan joko Euroopan komission tai sen toimeksisaajien palvelimille. Kaikessa tietojen käsittelyssä sovelletaan 10. tammikuuta 2017 annettua komission päätöstä (EU, Euratom) 2017/46 viestintä- ja tietojärjestelmien turvallisuudesta Euroopan komissiossa.

Komission toimeksisaajien on komission puolesta tietoja käsitellessään noudatettava erityistä sopimuslauseketta ja salassapitovelvoitteita, joita aiheutuu yleisestä tietosuoja-asetuksesta (asetus (EU) 2016/679).

Komissio suojaa henkilötietoja usein teknisin ja hallinnollisin toimenpitein. Teknisillä toimenpiteillä pyritään varmistamaan verkkoturvallisuus ja pienentämään tietojen häviämisen, muuttamisen ja luvattoman käytön riskiä. Toimenpiteissä otetaan huomioon tietojen käsittelystä johtuvat riskit ja käsiteltävien tietojen luonne. Hallinnollisilla toimenpiteillä varmistetaan, että pääsy henkilötietoihin on vain valtuutetuilla henkilöillä, joilla on perusteltu tarve saada tiedot käsittelyä varten.

7. Kenellä on pääsy henkilötietoihin ja kenelle tietoja luovutetaan?

Henkilötietoihin voivat tutustua niiden käsittelystä vastaavat komission työntekijät sekä – tiedonsaantitarpeen perusteella – muut valtuutetut työntekijät. Näiden työntekijöiden on noudatettava sääntömääräisiä ja tarpeen mukaan myös muita salassapitosopimuksia.

Poikkeuksellisissa tapauksissa henkilötietojesi anonymisointiin voi osallistua toimeksisaaja.

Kerättyjä tietoa ei luovuteta kolmansille osapuolille, paitsi lainsäädännön edellyttämässä tilanteessa ja laajuudessa.

8. Mitkä ovat oikeutesi henkilötietojen käsittelyn suhteen?

Sinulla on rekisteröitynä henkilönä asetuksen (EU) 2018/1725 III luvussa (14–25 artikla) säädetyt erityiset oikeudet, joihin kuuluvat etenkin oikeus saada pääsy henkilötietoihin, saada ne oikaistua tai poistettua sekä oikeus rajoittaa henkilötietojen käsittelyä. Soveltuvin osin sinulla on myös oikeus vastustaa tietojen käsittelyä ja oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen.

Sinulla on oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä, joka suoritetaan lainmukaisesti 5 artiklan 1 kohdan a alakohdan nojalla.

Lähettämällä pyyntösi suostut antamaan henkilötietosi julkaisutoimiston 01-yksikölle "Strategia, ohjaus ja sisäinen valvonta" tässä selosteessa kuvattua käsittelytehtävää varten. Voit perua suostumuksesi milloin tahansa ilmoittamalla siitä rekisterinpitäjälle. Suostumuksen peruminen ei vaikuta sitä edeltäneen tietojen käsittelyn lainmukaisuuteen.

Voit oikeuksiasi koskevissa asioissa ottaa yhteyttä rekisterinpitäjään tai riitatilanteessa komission tietosuojavastaavaan. Tarpeen mukaan voit myös kääntyä Euroopan tietosuojavaltuutetun puoleen. Yhteystiedot ovat jäljempänä kohdassa 9.

Selosta oikeuksien käyttämistä koskevassa pyynnössäsi, mistä käsittelytoimista on kyse, ja esitä asiaa koskevat viitteet (ks. jäljempänä kohta 10).

9. Yhteystiedot

- Rekisterinpitäjä

Jos haluat käyttää asetuksen (EU) 2018/1725 mukaisia oikeuksiasi tai jos sinulla kysymyksiä, kommentteja tai ongelmia tai jos haluat tehdä valituksen henkilötietojesi keräämisestä ja käytöstä, ota yhteyttä rekisterinpitäjään eli julkaisutoimiston 01-yksikköön "Strategia, ohjaus ja sisäinen valvonta": info@publications.europa.eu.

- Komission tietosuojavastaava

Asioissa, jotka koskevat henkilötietojen käsittelyä asetuksen (EU) 2018/1725 mukaisesti, voi ottaa yhteyttä komission tietosuojavastaavaan (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu).

- Euroopan tietosuojavaltuutettu (EDPS)

Sinulla on oikeus kääntyä Euroopan tietosuojavaltuutetun (edps@edps.europa.eu) puoleen ja tehdä valitus, jos katsot, että henkilötietojesi käsittely on johtanut asetuksen (EU) 2018/1725 mukaisten oikeuksiesi loukkaamiseen.

10. Lisätietoja

Komission tietosuojavastaava ylläpitää julkista rekisteriä kaikista komission suorittamista henkilötietojen käsittelytoimista, jotka on dokumentoitu ja ilmoitettu hänelle. Tutustu rekisteriin: http://ec.europa.eu/dpo-register.

Tässä asiakirjassa kuvatut tietojenkäsittelytoimet on kirjattu komission tietosuojavastaavan julkiseen rekisteriin viitteellä DPR-EC-00295.