PROTECTION DE VOS DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL
La présente déclaration relative à la protection de la vie privée fournit des informations concernant le traitement et la protection de vos données à caractère personnel.
Opération de traitement: système intégré de gestion de la logistique (ILMS)
Responsable du traitement des données: Office des publications de l’Union européenne, unité D.4 «Impression et distribution»
Référence d’enregistrement: DPR-EC-00515
Table des matières
- Introduction
- Pourquoi et comment traitons-nous vos données à caractère personnel?
- Quelles sont les bases juridiques du traitement de vos données à caractère personnel?
- Quelles sont les données à caractère personnel que nous recueillons et traitons?
- Combien de temps vos données à caractère personnel sont-elles conservées?
- Comment protégeons-nous vos données à caractère personnel?
- Qui a accès à vos données à caractère personnel et à qui sont-elles communiquées?
- Quels sont vos droits et comment pouvez-vous les exercer?
- Coordonnées
- Où trouver de plus amples informations?
Introduction
La Commission européenne (ci-après, la «Commission») s’engage à protéger vos données à caractère personnel et à respecter votre vie privée. Elle recueille et traite des données à caractère personnel conformément au règlement (UE) 2018/1725 du Parlement européen et du Conseil du 23 octobre 2018 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel par les institutions, organes et organismes de l’Union et à la libre circulation de ces données [abrogeant le règlement (CE) nº 45/2001].
La présente déclaration de confidentialité explique la raison du traitement de vos données à caractère personnel, la façon dont nous recueillons, traitons et protégeons toutes les données à caractère personnel fournies, la manière dont les informations sont utilisées ainsi que les droits que vous pouvez exercer à l’égard de vos données à caractère personnel. Elle comprend également les coordonnées du responsable du traitement des données compétent auprès duquel vous pouvez exercer vos droits, du délégué à la protection des données et du Contrôleur européen de la protection des données.
Les informations sur l’opération de traitement relative au «système intégré de gestion de la logistique (ILMS)» par l’unité D.4 «Impression et distribution» de l’Office des publications de l’Union européenne sont présentées ci-dessous.
Pourquoi et comment traitons-nous vos données à caractère personnel?
Finalité de l’opération de traitement: l’unité D.4 «Impression et distribution» de l’Office des publications recueille et utilise vos données à caractère personnel pour permettre à l’Office des publications de gérer ses stocks, d’honorer vos commandes et de vous fournir les services logistiques demandés.
Vos données à caractère personnel ne seront pas utilisées pour une prise de décision automatisée, y compris un profilage.
Quelles sont les bases juridiques du traitement de vos données à caractère personnel?
Nous traitons vos données à caractère personnel, car:
- le traitement est nécessaire à l’exécution d’une mission d’intérêt public ou relevant de l’exercice de l’autorité publique dont est investi l’institution ou l’organe de l’Union;
- en tant que personne concernée, vous avez consenti au traitement de vos données à caractère personnel pour une ou plusieurs finalités spécifiques.
Base juridique du traitement: mandat de l’Office des publications et décision 2009/496/CE, Euratom du Parlement européen, du Conseil, de la Commission, de la Cour de justice, de la Cour des comptes, du Comité économique et social européen et du Comité des régions du 26 juin 2009 relative à l’organisation et au fonctionnement de l’Office des publications de l’Union européenne.
Quelles sont les données à caractère personnel que nous recueillons et traitons?
Aux fins de cette opération de traitement, l’unité D.4 «Impression et distribution» de l’Office des publications recueille les catégories de données à caractère personnel suivantes:
1. Les coordonnées des utilisateurs enregistrés (au moyen d’un identifiant et d’un mot de passe pour accéder à l’ILMS); Les données requises pour délivrer un accès et gérer l’identifiant de l’utilisateur:
- Nom d'utilisateur
- Profil d’utilisateur
- Identifiant d’utilisateur
- Numéro de téléphone
- Adresse électronique
- Adresse de livraison
- Adresse(s) de facturation [applicable uniquement pour les utilisateurs de l’avis d’expédition anticipé (Advance Shipment Notice, ASN)]
- Entité administrative (uniquement pour le personnel de l’UE)
- Nom de l’entreprise (uniquement pour les fournisseurs de services d’impression)
- Langue de préférence (peut être modifiée chaque fois que vous vous connectez à l’ILMS)
2. Données collectées pour gérer les commandes de publication:
- Nom du destinataire
- Adresse de livraison
- Titre(s) et numéro(s) de catalogue de la/des publication(s) commandée(s)
- Numéro de téléphone (obligatoire uniquement en cas de livraisons urgentes)
- Numéro de téléphone du destinataire (obligatoire uniquement en cas de livraisons urgentes)
- Adresse électronique
La communication de données à caractère personnel est obligatoire pour vous fournir les services demandés.
Combien de temps vos données à caractère personnel sont-elles conservées?
L’unité D.4 «Impression et distribution» de l’Office des publications ne conserve vos données à caractère personnel que le temps nécessaire pour atteindre l'objectif pour lequel elles ont été recueillies ou traitées, à savoir 10 ans après votre commande.
Comment protégeons-nous vos données à caractère personnel?
Toutes les données à caractère personnel disponibles sous forme électronique (courriels, documents, bases de données, lots de données téléchargés, etc.) sont conservées sur les serveurs de la Commission européenne ou de ses sous-traitants. Toutes les opérations de traitement sont conformes à la décision (UE, Euratom) 2017/46 de la Commission du 10 janvier 2017 sur la sécurité des systèmes d'information et de communication au sein de la Commission européenne.
Les sous-traitants de la Commission sont liés par une clause contractuelle spécifique régissant toute opération de traitement de vos données pour le compte de la Commission, ainsi que par les obligations de confidentialité découlant du règlement général sur la protection des données ou «RGPD» [règlement (UE) 2016/679].
La Commission a pris un certain nombre de mesures techniques et organisationnelles pour protéger vos données à caractère personnel. Les mesures techniques incluent notamment des actions appropriées concernant la sécurité en ligne, le risque de perte de données, l’altération des données ou l’accès non autorisé, en tenant compte du risque que présentent le traitement et la nature des données à caractère personnel qui sont traitées. Les mesures organisationnelles visent notamment à restreindre l’accès aux données à caractère personnel aux seules personnes autorisées ayant un besoin légitime de les connaître aux fins de cette opération de traitement.
Qui a accès à vos données à caractère personnel et à qui sont-elles communiquées?
L’accès à vos données à caractère personnel est octroyé au personnel de la Commission responsable de la réalisation de cette opération de traitement ainsi qu'au personnel autorisé selon le principe du «besoin d’en connaître». Ces personnes respectent les conventions réglementaires et, le cas échéant, des règles de confidentialité supplémentaires.
Quels sont vos droits et comment pouvez-vous les exercer?
Vous avez des droits spécifiques en qualité de «personne concernée» au titre du chapitre III (articles 14 à 25) du règlement (UE) 2018/1725, en particulier le droit de consulter, de rectifier ou de supprimer vos données à caractère personnel et le droit de restreindre le traitement de vos données à caractère personnel. Le cas échéant, vous avez également le droit de vous opposer au traitement de vos données ou de les faire transférer.
Vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel, effectué de manière licite, conformément à l’article 5, paragraphe 1, point a), du RGPD.
Vous avez consenti à fournir vos données à caractère personnel à l’unité D.4 «Impression et distribution» de l’Office des publications pour l’opération de traitement dont il est question ici. Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment en en informant le responsable du traitement les données. Le retrait de votre consentement ne porte pas atteinte à la licéité du traitement effectué avant ce retrait.
Vous pouvez exercer vos droits en contactant le responsable du traitement des données ou, en cas de litige, le délégué à la protection des données. Au besoin, vous pouvez également saisir le Contrôleur européen de la protection des données. Leurs coordonnées sont mentionnées au point 9 ci-après.
Si vous souhaitez exercer vos droits dans le cadre d’une ou de plusieurs opérations de traitement spécifiques, veuillez en indiquer la référence (telle que celle mentionnée au point 10 ci-dessous) dans votre demande.
Coordonnées
- Responsable du traitement des données
Si vous souhaitez exercer vos droits en vertu du règlement (UE) 2018/1725, ou si vous avez des commentaires, questions ou inquiétudes, ou si vous souhaitez porter plainte concernant la collecte et l'utilisation de vos données à caractère personnel, n'hésitez pas à contacter le responsable du traitement des données, l'unité D.4 «Impression et distribution» de l’Office des publications (info@publications.europa.eu).
- Délégué à la protection des données (DPD) de la Commission
Vous pouvez prendre contact avec le délégué à la protection des données (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu) pour des questions relatives au traitement de vos données à caractère personnel en vertu du règlement (UE) 2018/1725.
- Contrôleur européen de la protection des données (CEPD)
Vous avez le droit de saisir le Contrôleur européen de la protection des données (edps@edps.europa.eu) pour déposer une plainte si vous estimez que les droits dont vous jouissez en vertu du règlement (UE) 2018/1725 ont été enfreints à la suite du traitement de vos données à caractère personnel effectué par le responsable de ce traitement.
Où trouver de plus amples informations?
Le délégué à la protection des données (DPD) de la Commission publie le registre de toutes les opérations de traitement de données à caractère personnel de la Commission qui sont documentées et qui lui sont notifiées. Vous pouvez consulter le registre à l’adresse suivante: http://ec.europa.eu/dpo-register.
Cette opération de traitement spécifique a été inscrite au registre public du DPD sous la référence suivante: DPR-EC-00515 .