BESCHERMING VAN UW PERSOONSGEGEVENS

Deze privacyverklaring geeft informatie over
de verwerking en de bescherming van uw persoonsgegevens.

Verwerkingshandeling: Eerstelijnshelpdesk voor gebruikers van de elektronische diensten en andere producten van het Bureau voor publicaties

Verwerkingsverantwoordelijke: Bureau voor publicaties van de Europese Unie, eenheid D.1 “Relaties met belanghebbenden en Publiekscommunicatie”

Referentienummer: DPR-EC-00493

1. Inleiding

De Europese Commissie (hierna “de Commissie”) hecht groot belang aan de bescherming van uw persoonsgegevens en persoonlijke levenssfeer. De Commissie verzamelt en verwerkt persoonsgegevens met inachtneming van Verordening (EU) 2018/1725 van het Europees Parlement en de Raad van 23 oktober 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens door de instellingen, organen en instanties van de Unie en betreffende het vrije verkeer van die gegevens (en tot intrekking van Verordening (EG) nr. 45/2001).

In deze privacyverklaring leest u waarom en hoe we uw persoonsgegevens verzamelen, verwerken, opslaan en beschermen, hoe we deze gebruiken en welke rechten u met betrekking tot uw persoonsgegevens heeft. U vindt hier ook de contactgegevens van de verwerkingsverantwoordelijke bij wie u uw rechten kunt uitoefenen, de functionaris voor gegevensbescherming en de Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming.

Alle informatie hieronder heeft betrekking op de gegevensverwerking ten behoeve van de “Eerstelijnshelpdesk voor gebruikers van de elektronische diensten en andere producten van het Bureau voor publicaties” door eenheid D.1 “Relaties met belanghebbenden en Publiekscommunicatie” van het Bureau voor publicaties van de Europese Unie (hierna “de eerstelijnshelpdesk” genoemd).

2. Waarom en hoe verwerken wij uw persoonsgegevens?

Doel van de verwerkingshandeling: Eenheid D.1 “Relaties met belanghebbenden en Publiekscommunicatie” van het Bureau voor publicaties verzamelt en gebruikt uw persoonsgegevens bij het beantwoorden en oplossen van de vragen en technische problemen die u de eerstelijnshelpdesk voorlegt.

De verwerking bestaat uit het registreren van de persoonsgegevens die u verstrekt wanneer u contact met ons opneemt, zodat wij u kunnen antwoorden wanneer wij uw vraag of technisch probleem hebben opgelost.

In uitzonderlijke gevallen, wanneer het Bureau voor publicaties geen antwoord kan geven op uw vraag of verzoek, kan de helpdesk de vraag doorverwijzen naar het Europe Direct-contactcentrum (dat wordt beheerd door het directoraat-generaal Communicatie van de Commissie) of naar een andere bevoegde dienst van de Europese Commissie. Het verzoek wordt vervolgens verwerkt in overeenstemming met de verwerkingshandeling DPR-EC-01386 en de privacyverklaring op de pagina “Contact met de Europese Commissie”.

3. Op welke juridische grondslag(en) verwerken wij uw persoonsgegevens?

We verwerken uw persoonsgegevens omdat:

- de verwerking noodzakelijk is voor de vervulling van een taak in het algemeen belang of in het kader van de uitoefening van het openbaar gezag dat aan de instelling of het orgaan van Unie is verleend;

- u toestemming hebt gegeven voor de verwerking van uw persoonsgegevens voor een of meer specifieke doeleinden.

Rechtsgrond voor de verwerking: mandaat van het Bureau voor publicaties, Besluit 2009/496/EG van het Europees Parlement, de Raad, de Commissie, het Hof van Justitie, de Rekenkamer, het Europees Economisch en Sociaal Comité en het Comité van de Regio’s van 26 juni 2009 betreffende de organisatie en de werking van het Bureau voor publicaties van de Europese Unie.

4. Welke persoonsgegevens verzamelen en verwerken wij?

Ten behoeve van deze verwerkingshandeling verzamelt eenheid D.1 “Relaties met belanghebbenden en Publiekscommunicatie” van het Bureau voor publicaties de volgende categorieën persoonsgegevens:

Bij contact via e-mail: e-mailadres, voor- en achternaam, taal en land van verblijf.

Bij telefonisch contact: telefoonnummer, voor- en achternaam, opnamen van telefoongesprekken, taal en land van verblijf.

Bij contact per brief (uitzonderlijk): voor- en achternaam, postadres, taal en land van verblijf.

5. Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens?

Eenheid D.1 “Relaties met belanghebbenden en Publiekscommunicatie” van het Bureau voor publicaties bewaart uw gegevens niet langer dan nodig is voor het doel van de verzameling of verdere verwerking, namelijk het verlenen van de gevraagde diensten.

Als er geen diensten meer worden verleend, bewaren wij uw gegevens nog maximaal vijf jaar, waarna de gegevens worden verwijderd.

6. Hoe beschermen en beveiligen wij uw persoonsgegevens?

Alle persoonsgegevens in elektronisch formaat (e-mails, documenten, databases, geüploade gegevens enz.) worden opgeslagen op servers van de Europese Commissie of die van haar contractanten uit hoofde van contract 10839, 01/08/2022-31/07/2026 (kaderovereenkomst met cascade): Netcompany-Intrasoft S.A. (2b, rue Nicolas Bové, 1253 Luxemburg) en Infeurope S.A. (62 rue Charles Martel, L-2134 Luxemburg). Alle verwerkingshandelingen worden uitgevoerd overeenkomstig Besluit (EU, Euratom) 2017/46 van de Commissie van 10 januari 2017 over de beveiliging van communicatie- en informatiesystemen binnen de Europese Commissie.

Voor contractanten van de Commissie gelden specifieke contractuele bepalingen voor iedere vorm van verwerking van persoonsgegevens namens de Commissie, en verplichtingen inzake vertrouwelijkheid die voortvloeien uit de Algemene Verordening Gegevensbescherming (“AVG”, Verordening (EU) 2016/679).

Om uw persoonsgegevens te beschermen heeft de Commissie diverse technische en organisatorische maatregelen getroffen. De technische maatregelen voorzien in een adequaat niveau van netwerkbeveiliging en bescherming van uw gegevens tegen verlies, verandering en ongeoorloofde toegang, gelet op de risico’s van de verwerking en de aard van de verwerkte persoonsgegevens. De organisatorische maatregelen houden in dat uw persoonsgegevens alleen toegankelijk zijn voor bevoegde personen die deze gegevens moeten kennen met het oog op de verwerking hiervan.

7. Wie heeft toegang tot uw gegevens en aan wie worden deze verstrekt?

We geven uw persoonsgegevens alleen door aan de met de verwerking belaste en andere bevoegde medewerkers van de Europese Commissie volgens het “need-to-know”-beginsel. Deze personeelsleden zijn gehouden aan statutaire en, waar nodig, aanvullende regels inzake vertrouwelijkheid.

8. Wat zijn uw rechten en hoe kunt u deze uitoefenen?

Als “betrokkene” hebt u op grond van hoofdstuk III (artikelen 14 tot en met 25) van Verordening (EU) 2018/1725 bepaalde rechten, namelijk op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegevens of op beperking van de verwerking daarvan. Indien van toepassing, hebt u ook het recht om tegen de verwerking bezwaar te maken of uw gegevens over te laten dragen.

U hebt aan eenheid D.1 “Relaties met belanghebbenden en Publiekscommunicatie” van het Bureau voor publicaties toestemming gegeven voor deze verwerkingshandeling. U kunt uw toestemming op elk moment intrekken door de verwerkingsverantwoordelijke hiervan in kennis te stellen. Het intrekken van uw toestemming doet geen afbreuk aan de rechtmatigheid van de gegevensverwerking voorafgaand aan die intrekking van uw toestemming.

U kunt van uw rechten gebruikmaken door contact op te nemen met de verwerkingsverantwoordelijke of, in geval van een geschil, de functionaris voor gegevensbescherming. Indien nodig kunt u zich ook tot de Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming wenden. Hun contactgegevens vindt u in punt 9.

Wilt u uw rechten in het kader van een of meer specifieke verwerkingshandelingen uitoefenen, beschrijf deze dan in uw verzoek (door hun referentienummer(s) te geven zoals vermeld in punt 10).

9. Contactgegevens

• De verwerkingsverantwoordelijke

Wilt u gebruikmaken van uw rechten uit hoofde van Verordening (EU) 2018/1725 of hebt u vragen, opmerkingen, bezwaren of een klacht in verband met de verzameling en het gebruik van uw persoonsgegevens, neem dan contact op met de verwerkingsverantwoordelijke, eenheid D.1 “Relaties met belanghebbenden en Publiekscommunicatie” van het Bureau voor publicaties: info@publications.europa.eu.

• De functionaris voor gegevensbescherming (DPO, Data Protection Officer) van de Commissie

Hebt u vragen over de verwerking van uw persoonsgegevens in het kader van Verordening (EU) 2018/1725, neem dan contact op met de functionaris voor gegevensbescherming (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu).

• De Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming (EDPS, European Data Protection Supervisor)

Als u meent dat bij de verwerking van uw persoonsgegevens door de verwerkingsverantwoordelijke uw rechten uit hoofde van Verordening (EU) 2018/1725 zijn geschonden, kunt u bezwaar maken (d.w.z. een klacht indienen) bij de Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming (edps@edps.europa.eu).

10. Waar vindt u meer informatie?

De functionaris voor gegevensbescherming (DPO) van de Commissie houdt een register bij van de verwerkingen van persoonsgegevens door de Commissie die gedocumenteerd en aan hem gemeld zijn. Dit register kunt u raadplegen via: http://ec.europa.eu/dpo-register.

Deze specifieke verwerkingshandeling is in het openbaar register van de DPO opgenomen met het volgende referentienummer: DPR-EC-00493.