OCHRANA VAŠICH OSOBNÝCH ÚDAJOV

Toto vyhlásenie o ochrane osobných údajov obsahuje informácie
o spracúvaní a ochrane vašich osobných údajov.

Spracovateľská operácia: Technická podpora pre používateľov elektronických služieb a iných produktov Úradu pre publikácie na prvej úrovni

Prevádzkovateľ: Úrad pre vydávanie publikácií Európskej únie, oddelenie D.1, Vzťahy so zainteresovanými stranami a komunikácia

Referenčná značka: DPR-EC-00493

1. Úvod

Európska komisia (ďalej len „Komisia“) sa zaväzuje chrániť vaše osobné údaje a rešpektovať vaše súkromie. Komisia získava a ďalej spracúva osobné údaje v súlade s nariadením Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2018/1725 z 23. októbra 2018 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov inštitúciami, orgánmi, úradmi a agentúrami Únie a o voľnom pohybe takýchto údajov [ktorým sa zrušuje nariadenie (ES) č. 45/2001].

V tomto vyhlásení o ochrane osobných údajov objasňujeme dôvody, prečo spracúvame vaše osobné údaje, akým spôsobom ich získavame, ako s nimi narábame a zabezpečujeme ich ochranu, ako získané informácie používame a aké práva máte v súvislosti so svojimi osobnými údajmi. Takisto sa v ňom uvádzajú kontaktné údaje zodpovedného prevádzkovateľa, u ktorého si môžete uplatniť svoje práva, úradníka Európskej komisie pre ochranu údajov a európskeho dozorného úradníka pre ochranu údajov.

Ďalej sa uvádzajú informácie týkajúce sa spracovateľskej operácie „Asistenčné pracovisko prvej úrovne pre používateľov elektronických služieb a iných produktov Úradu pre publikácie“ (ďalej len „asistenčné pracovisko prvej úrovne“), ktorú vykonáva oddelenie D.1 pre vzťahy so zainteresovanými stranami a komunikáciu Úradu pre vydávanie publikácií Európskej únie.

2. Prečo a ako spracúvame vaše osobné údaje?

Účel spracovateľskej operácie: Oddelenie D.1 pre vzťahy so zainteresovanými stranami a komunikáciu Úradu pre publikácie zbiera a používa vaše osobné údaje pri odpovediach na vaše otázky alebo pri riešení akýchkoľvek technických problémov, ktoré nahlásite, keď sa obrátite asistenčné pracovisko prvej úrovne.

Spracovateľská operácia pozostáva z registrácie osobných údajov, ktoré nám poskytnete, keď nás kontaktujete, a ich použitia, aby sme vám odpovedali, keď sa nám podarí vyriešiť vašu otázku alebo technický problém.

Vo výnimočných prípadoch, keď Úrad pre publikácie nedokáže odpovedať na vašu otázku alebo vyriešiť vašu žiadosť, môže asistenčné pracovisko postúpiť túto otázku kontaktnému centru Europe Direct, ktoré prevádzkuje GR COMM Komisie alebo inému príslušnému útvaru Európskej komisie. Žiadosť sa potom spracuje v súlade so záznamom DPR-EC-01386 a s vyhlásením o ochrane osobných údajov na webovej stránke Kontaktujte Európsku komisiu.

3. Na akom právnom základe spracúvame vaše osobné údaje?

Vaše osobné údaje spracúvame z týchto dôvodov:

– spracúvanie je potrebné na splnenie úlohy realizovanej vo verejnom záujme alebo pri výkone verejnej moci zverenej inštitúcii alebo orgánu Únie,

– poskytli ste súhlas so spracovaním vašich osobných údajov na jeden alebo viaceré konkrétne účely.

Právny základ spracovania: mandát Úradu pre publikácie, rozhodnutie Európskeho parlamentu, Rady, Komisie, Súdneho dvora, Dvora audítorov, Európskeho hospodárskeho a sociálneho výboru a Výboru regiónov 2009/496/ES, Euratom, z 26. júna 2009, o organizácii a činnosti Úradu pre vydávanie publikácií Európskej únie.

4. Aké osobné údaje získavame a ďalej spracúvame?

Oddelenie D.1 „Vzťahy so zainteresovanými stranami a komunikácia“ Úradu pre publikácie získava tieto kategórie osobných údajov s cieľom vykonať spracovateľskú operáciu:

V prípade e-mailového kontaktu: e-mailová adresa, krstné meno a priezvisko, jazyk a krajina pobytu.

V prípade telefonického kontaktu: telefónne číslo, krstné meno a priezvisko, záznamy telefonátov, jazyk a krajina pobytu.

V prípade kontaktu prostredníctvom listu (výnimočne): krstné meno a priezvisko, poštová adresa, jazyk a krajina pobytu.

5. Ako dlho uchovávame vaše osobné údaje?

Oddelenie D.1 pre vzťahy so zainteresovanými stranami a komunikáciu Úradu pre publikácie uchováva vaše osobné údaje len počas obdobia potrebného na splnenie účelu ich získania alebo ďalšieho spracúvania, konkrétne na účely poskytnúť vám požadované služby.

Keď už služby nepožadujete, vaše údaje uchováme maximálne päť rokov a potom ich vymažeme.

6. Ako chránime a zabezpečujeme vaše osobné údaje?

Všetky osobné údaje v elektronickom formáte (e-mailové správy, dokumenty, databázy, nahrané súbory údajov atď.) sa uchovávajú buď na serveroch Európskej komisie, alebo jej zmluvných partnerov podľa zmluvy č. 10839 uzavretej na obdobie 1. 8. 2022 – 31. 7. 2026 (rámcová zmluva s kaskádovým systémom): Netcompany-Intrasoft S.A. (2b, rue Nicolas Bové, 1253 Luxemburg) a Infeurope S.A. (62 rue Charles Martel, L-2134 Luxembourg). Všetky operácie spracúvania údajov sa vykonávajú podľa rozhodnutia Komisie (EÚ, Euratom) 2017/46 z 10. januára 2017 o bezpečnosti komunikačných a informačných systémov v Európskej komisii.

Zmluvní partneri Komisie sú viazaní osobitnou zmluvnou doložkou, ktorá sa vzťahuje na všetky operácie spracúvania vašich údajov vykonávané v mene Komisie, ako aj povinnosťami zachovávania dôvernosti vyplývajúcimi zo všeobecného nariadenia o ochrane údajov [nariadenia (EÚ) 2016/679].

Komisia zaviedla niekoľko technických a organizačných opatrení s cieľom chrániť vaše osobné údaje. Súčasťou technických opatrení sú vhodné opatrenia na riešenie online bezpečnosti, rizika straty údajov, zmeny údajov alebo neoprávneného prístupu, pričom sa zohľadňuje riziko, ktoré predstavuje spracúvanie a povaha spracúvaných údajov. K organizačným opatreniam patrí obmedzenie prístupu k osobným údajom výlučne pre oprávnené osoby, ktoré majú legitímnu potrebu poznať ich na účely tohto spracovania.

7. Kto má prístup k vašim osobným údajom a komu sa poskytujú?

Prístup k vašim osobným údajom sa poskytuje zamestnancom Komisie zodpovedným za vykonávanie tejto spracovateľskej operácie a oprávneným zamestnancom podľa zásady „need-to-know“ (potreba poznať). Na týchto zamestnancov sa vzťahuje povinnosť zachovávať dôvernosť, ktorá im vyplýva z právnych predpisov, resp. v prípade potreby aj z dohôd o zachovávaní dôvernosti.

8. Aké sú vaše práva a ako ich môžete uplatniť?

Ako „dotknutá osoba“ máte osobitné práva podľa kapitoly III (články 14 – 25) nariadenia (EÚ) 2018/1725, najmä právo na prístup, opravu alebo vymazanie vašich osobných údajov a právo obmedziť spracúvanie vašich osobných údajov. V prípade potreby máte takisto právo namietať proti spracúvaniu alebo právo na prenosnosť údajov.

Súhlasili ste s poskytnutím vašich osobných údajov oddeleniu D.1 pre vzťahy so zainteresovanými stranami a komunikáciu Úradu pre publikácie v prípade predmetného spracovania. Svoj súhlas môžete kedykoľvek odvolať tak, že to oznámite prevádzkovateľovi. Odvolanie neovplyvní zákonnosť spracovania vykonaného pred odvolaním súhlasu.

Svoje práva si môžete uplatniť tak, že sa obrátite na prevádzkovateľa alebo v prípade sporu na zodpovednú osobu. V prípade potreby môžete osloviť aj európskeho dozorného úradníka pre ochranu údajov. Ich kontaktné údaje sú uvedené v oddiele 9.

Ak si želáte uplatniť svoje práva v rámci jednej alebo viacerých konkrétnych operácií spracovania údajov, uveďte v žiadosti ich opis (t. j. príslušné referenčné označenie záznamu podľa oddielu 10).

9. Kontaktné údaje

• Prevádzkovateľ

Ak by ste si chceli uplatniť svoje práva podľa nariadenia (EÚ) 2018/1725, alebo ak máte nejaké pripomienky, otázky či obavy, alebo by ste chceli podať sťažnosť týkajúcu sa získavania a používania vašich osobných údajov, pokojne sa obráťte na prevádzkovateľa, oddelenie D.1 pre vzťahy so zainteresovanými stranami Úradu pre publikácie, info@publications.europa.eu.

• Úradník Komisie pre ochranu údajov (DPO)

V otázkach týkajúcich sa spracúvania vašich osobných údajov podľa nariadenia (EÚ) 2018/1725 sa môžete obrátiť na úradníka pre ochranu údajov (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu).

• Európsky dozorný úradník pre ochranu údajov (EDPS)

Ak sa domnievate, že v dôsledku spracúvania vašich osobných údajov prevádzkovateľom došlo k porušeniu vašich práv podľa nariadenia (EÚ) 2018/1725, máte právo obrátiť sa (t. j. podať sťažnosť) na európskeho dozorného úradníka pre ochranu údajov (edps@edps.europa.eu).

10. Kde nájdete podrobnejšie informácie?

Úradník Komisie pre ochranu údajov (DPO) uverejňuje zoznam všetkých operácií spracovania osobných údajov Komisiou, ktoré sa zdokumentovali a ktoré mu boli oznámené. Zoznam možno nájsť na tomto odkaze: http://ec.europa.eu/dpo-register.

Táto konkrétna operácia spracúvania údajov bola zahrnutá do verejného registra zodpovednej osoby pre ochranu údajov pod touto referenčnou značkou: DPR-EC-00493.