Datenschutzerklärung: Unified Production Platform (UPP)
Schutz Ihrer personenbezogenen Daten
Diese Datenschutzerklärung erläutert, wie wir Ihre personenbezogenen Angaben verarbeiten und schützen.
Verarbeitungsvorgang: Veröffentlichungsanfragen für allgemeine Veröffentlichungen
Datenverantwortlicher: Amt für Veröffentlichungen der Europäischen Union, Direktion B, „Produktion Veröffentlichungen“
Aktenzeichen: DPR-EC-00424
1. Einleitung
Die Europäische Kommission (im Folgenden „Kommission“) ist dem Schutz Ihrer personenbezogenen Daten und der Achtung Ihrer Privatsphäre verpflichtet. Die Kommission erhebt und verarbeitet personenbezogene Daten gemäß der Verordnung (EU) 2018/1725 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 23. Oktober 2018 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten durch die Organe, Einrichtungen und sonstigen Stellen der Union, zum freien Datenverkehr und zur Aufhebung der Verordnung (EG) Nr. 45/2001.
In dieser Datenschutzerklärung wird erläutert, zu welchem Zweck wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten, wie wir personenbezogene Angaben erheben, handhaben und schützen, wie diese Informationen genutzt werden und welche Rechte Sie in diesem Zusammenhang haben. Sie enthält auch die Kontaktdaten des Datenverantwortlichen, an den Sie sich zur Wahrnehmung Ihrer Rechte wenden können, sowie die Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten und des Europäischen Datenschutzbeauftragten.
Nachstehend finden Sie Informationen zum Vorgang der Bearbeitung von Veröffentlichungsanfragen für allgemeine Veröffentlichungen durch die Direktion B „Produktion Veröffentlichungen“ des Amts für Veröffentlichungen der Europäischen Union.
2. Warum und wie verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten?
Zweck der Verarbeitung: Die Direktion B „Produktion Veröffentlichungen“ des Amts für Veröffentlichungen betreibt das Autorenportal der „Unified Production Platform“ (UPP), mit der die Dienste der Organe, Einrichtungen und Agenturen der EU Dienstleistungen für allgemeine Veröffentlichungen beim Amt für Veröffentlichungen in Auftrag geben können. Sie können auch mit dem kollaborativen Planungsinstrument künftige Veröffentlichungen auf Ihrer Ebene (innerhalb einer Generaldirektion) bzw. auf der Ebene eines EU-Organs koordinieren. Als Nutzer des Autorenportals der UPP haben Sie die Möglichkeit, das kollaborative Planungsinstrument zu verwenden, indem Sie durch Ankreuzen eines Kästchens Ihre Einwilligung zu diesem Teil der Verarbeitung geben.
Wir erheben Ihre personenbezogenen Daten, wenn Sie in der UPP ein Nutzerprofil anlegen und über das Autorenportal einen Auftrag an die UPP weiterleiten und/oder eine geplante Veröffentlichung in das kollaborative Planungsinstrument eingeben. Diese personenbezogenen Daten nutzen wir, um Veröffentlichungsaufträge zu übernehmen und zu bearbeiten bzw. mit den Autorendiensten zu verrechnen, um die Konformität eines Auftrags mit der Veröffentlichungspolitik der auftraggebenden GD/des auftraggebenden Organs zu gewährleisten und um die Planung der Veröffentlichungen der teilnehmenden GD der Kommission sowie Organe und Einrichtungen der EU zu koordinieren.
Wenn Sie bereits DemPubWeb, den technischen Vorgänger des UPP-Autorenportals, verwendet haben, dann bewahren wir Ihre personenbezogenen Daten zusammen mit den relevanten Veröffentlichungsanfragen auf, um darauf Bezug nehmen zu können. Auf diese Daten können Sie zu Ihrer Information in DemPubWeb im Lesemodus zugreifen. Es gilt die im nachstehenden Absatz 5 genannte Aufbewahrungsfrist.
Ihre personenbezogenen Daten werden nicht für die automatisierte Entscheidungsfindung und auch nicht für die Erstellung von Profilen (Profiling) verwendet.
3. Auf welcher Rechtsgrundlage verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten?
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten aus folgenden Gründen:
- Die Verarbeitung ist für die Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, die dem Organ oder der Einrichtung der Union übertragen wurde.
- Wenn Sie ein Nutzerprofil für die UPP beantragen und Ihre personenbezogenen Daten in das Antragsformular des Autorenportals eingeben, geben Sie als betroffene Person Ihre Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu diesen Zwecken.
Zusätzliche Rechtsgrundlage:
Beschluss 2009/496/EG, Euratom des Europäischen Parlaments, des Rates, der Kommission, des Gerichtshofs, des Rechnungshofs, des Europäischen Wirtschafts- und Sozialausschusses und des Ausschusses der Regionen vom 26. Juni 2009 über den Aufbau und die Arbeitsweise des Amts für Veröffentlichungen der Europäischen Union
4. Welche personenbezogenen Daten erfassen und verarbeiten wir?
Im Rahmen der Verarbeitung erhebt die Direktion B „Produktion Veröffentlichungen“ des Amts für Veröffentlichungen folgende Kategorien personenbezogener Daten:
Auftragsverantwortlicher, Projektverantwortlicher und für finanzielle Belange zuständiger Ansprechpartner, Planinitiator und Plankoordinator (möglicherweise identisch):
- obligatorisch: Vorname, Familienname, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Organ, Agentur oder Einrichtung der EU (automatisch über EU-Login abrufbar und nicht editierbar);
- fakultativ für Planinitiator und Plankoordinator: weitere E-Mail-Adresse und Referat.
Die Bereitstellung personenbezogener Daten ist für ein dauerhaftes Nutzerprofil im UPP-Autorenportal sowie für die Bearbeitung von Veröffentlichungsaufträgen durch das Amt für Veröffentlichungen obligatorisch.
5. Wie lange speichern wir Ihre personenbezogenen Daten?
Die Direktion B „Produktion Veröffentlichungen“ des Amts für Veröffentlichungen bewahrt Ihre personenbezogenen Daten nur so lange auf, wie dies für den Zweck der Erfassung oder Weiterverarbeitung – das heißt für 10 Jahre ab dem Projektende – erforderlich ist. Gleiches gilt für Altdaten, die ursprünglich im technischen Vorgänger des UPP-Autorenportals, DemPubWeb, gespeichert waren und im Lesemodus zu Informationszwecken zugänglich sind.
6. Wie schützen und sichern wir Ihre personenbezogenen Daten?
Sämtliche personenbezogenen Daten in elektronischem Format (E-Mails, Dokumente, Datenbanken, hochgeladene Datenchargen usw.) werden auf den Servern der Europäischen Kommission gespeichert. Alle Verarbeitungsvorgänge werden gemäß dem Beschluss (EU, Euratom) 2017/46 der Kommission vom 10. Januar 2017 über die Sicherheit von Kommunikations- und Informationssystemen in der Europäischen Kommission durchgeführt.
Zum Schutz Ihrer personenbezogenen Daten hat die Kommission eine Reihe technischer und organisatorischer Vorkehrungen getroffen. Bei den technischen Vorkehrungen handelt es sich unter anderem um geeignete Maßnahmen zur Wahrung der Sicherheit im Internet, zum Schutz vor Datenverlust und -änderung sowie zur Abwehr unberechtigten Zugangs, die dem mit der Verarbeitung verbundenen Risiko und der Art der verarbeiteten personenbezogenen Daten Rechnung tragen. Zu den organisatorischen Vorkehrungen gehört die Beschränkung des Zugangs zu personenbezogenen Daten auf befugte Personen, die ein berechtigtes Interesse daran haben, für die Zwecke dieses Bearbeitungsvorgangs Kenntnis davon zu erlangen.
7. Wer kann auf Ihre personenbezogenen Daten zugreifen und wem gegenüber werden sie offengelegt?
Zugang zu Ihren personenbezogenen Daten haben die für die Ausführung dieses Verarbeitungsvorgangs zuständigen Mitarbeiter der Kommission und nach dem Prinzip der erforderlichen Kenntnisnahme ermächtigte Mitarbeiter. Diese Personen sind an die im Statut vorgesehene Geheimhaltungspflicht sowie bei Bedarf an weitere Vertraulichkeitsvereinbarungen gebunden.
8. Welche Rechte haben Sie und wie können Sie diese Rechte wahrnehmen?
Als „betroffene Person“ haben Sie nach Kapitel III (Artikel 14–25) der Verordnung (EU) 2018/1725 besondere Rechte, insbesondere das Recht auf Einsicht, Berichtigung oder Löschung Ihrer personenbezogenen Daten, sowie das Recht, die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu beschränken. Gegebenenfalls haben Sie auch das Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten oder das Recht auf Datenübertragbarkeit.
Sie haben das Recht, der gemäß Artikel 5 Absatz 1 Buchstabe a rechtmäßigen Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu widersprechen.
Sie haben der Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten an die Direktion B „Produktion Veröffentlichungen“ des Amts für Veröffentlichungen für die Zwecke dieses Bearbeitungsvorgangs zugestimmt. Sie können diese Zustimmung jederzeit widerrufen, indem Sie dies dem Datenverantwortlichen mitteilen. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung Ihrer Daten vor dem Widerruf bleibt davon unberührt.
Zur Wahrnehmung Ihrer Rechte können Sie den Datenverantwortlichen bzw. im Konfliktfall den Datenschutzbeauftragten kontaktieren. Wenn nötig, können Sie sich auch an den Europäischen Datenschutzbeauftragten wenden. Die entsprechenden Kontaktinformationen finden Sie nachstehend unter Nummer 9.
Wenn Sie Ihre Rechte in Bezug auf bestimmte Verarbeitungsvorgänge geltend machten möchten, geben Sie dies in Ihrem Antrag bitte mit dem entsprechenden Aktenzeichen des Vorgangs (siehe Nummer 10) an.
9. Kontaktdaten
Datenverantwortlicher
Wenn Sie im Zusammenhang mit der Ausübung Ihrer Rechte gemäß der Verordnung (EU) 2018/1725 Bemerkungen, Fragen oder Probleme sowie Beschwerden über die Erfassung und Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten haben, wenden Sie sich bitte an den Datenverantwortlichen, Direktion B „Produktion Veröffentlichungen“ des Amts für Veröffentlichungen (info@publications.europa.eu).
Datenschutzbeauftragter (DSB) der Kommission
Bei Fragen im Zusammenhang mit der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gemäß der Verordnung (EU) 2018/1725 können Sie sich an den Datenschutzbeauftragten (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu) wenden.
Europäischer Datenschutzbeauftragter (EDSB)
Wenn Sie der Auffassung sind, dass Ihre Rechte gemäß der Verordnung (EU) 2018/1725 bei der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch den Datenverantwortlichen nicht gewahrt wurden, können Sie beim Europäischen Datenschutzbeauftragten (edps@edps.europa.eu) Beschwerde einlegen.
10. Weiterführende Informationen
Der Datenschutzbeauftragte (DSB) der Kommission führt ein Register aller mit der Verarbeitung personenbezogener Daten durch die Kommission verbundenen Vorgänge, die dokumentiert und ihm mitgeteilt wurden. Sie können das Register unter diesem Link einsehen: http://ec.europa.eu/dpo-register.
Dieser Verarbeitungsvorgang wird im Register des Datenschutzbeauftragten unter folgendem Aktenzeichen geführt: DPR-EC-00424.
