Tietosuojaseloste: Yhdistetty tuotantoalusta (UPP)

Henkilötietojen suoja
Tässä tietosuojaselosteessa on tietoa henkilötietojen käsittelystä ja suojasta.
Tietojenkäsittelytoimi: Yleisluonteisten julkaisujen julkaisupalvelupyynnöt
Rekisterinpitäjä: Euroopan unionin julkaisutoimisto, osasto B – Julkaisujen tuotanto
Rekisteriviite: DPR-EC-00424

1. Johdanto

Euroopan komissio, jäljempänä ’komissio’, on sitoutunut suojaamaan henkilötietoja ja kunnioittamaan yksityisyyden suojaa. Kerätessään ja käsitellessään henkilötietoja komissio noudattaa 23. lokakuuta 2018 annettua Euroopan parlamentin ja neuvoston asetusta (EU) 2018/1725 luonnollisten henkilöiden suojelusta unionin toimielinten, elinten ja laitosten suorittamassa henkilötietojen käsittelyssä ja näiden tietojen vapaasta liikkuvuudesta (sekä asetuksen (EY) N:o 45/2001 kumoamisesta).

Tässä tietosuojaselosteessa selitetään, miksi komissio kerää henkilötietoja, miten kaikkia luovutettuja henkilötietoja käsitellään ja suojataan, miten niitä käytetään ja mitä oikeuksia rekisteröidyllä on henkilötietojensa suhteen. Selosteessa on myös vastaavan rekisterinpitäjän, komission tietosuojavastaavan ja Euroopan tietosuojavaltuutetun yhteystiedot. Jos sinulla on kysyttävää oikeuksistasi, ota yhteyttä rekisterinpitäjään.

Seuraavassa esitetyt tiedot koskevat Euroopan unionin julkaisutoimiston osaston B (Julkaisujen tuotanto) suorittamaa tietojenkäsittelytoimea ”Yleisluonteiset julkaisujen julkaisupalvelupyynnöt”.

2. Miksi ja miten henkilötietoja käsitellään?

Tietojen käsittelyn tarkoitus: Julkaisutoimiston osasto B (Julkaisujen tuotanto) ylläpitää yhdistetyn tuotantoalustan (UPP) Author-portaalia, jonka avulla EU:n toimielinten, elinten ja virastojen yksiköt voivat esittää yleisluonteisten julkaisujen julkaisupalveluja koskevia pyyntöjä julkaisutoimistolle ja käyttää yhteistyöperusteista suunnittelutyökalua, joka mahdollistaa tulevien julkaisujen koordinoinnin pääosastojen sisäisellä ja koko organisaation tasolla. UPP:n Author-portaalin käyttäjänä voit päättää käyttää suunnittelutyökalua rastittamalla ruudun, joka ilmaisee suostumuksesi käsittelyn tähän osaan.

Keräämme henkilötietosi, kun luot käyttäjäprofiilin UPP:hen ja käytät Author-portaalia pyynnön lähettämiseen UPP:n Author-portaaliin ja/tai syötät suunnitellun julkaisun suunnittelutyökaluun. Käytämme näitä henkilötietoja julkaisupyyntöihin vastaamiseen ja niiden hallinnointiin sekä palveluista laskuttamiseen ja sen varmistamiseen, että pyynnöt ovat linjassa tilaavan pääosaston/toimielimen julkaisupolitiikan kanssa, sekä koordinointiin julkaisujen suunnitteluun osallistuvien komission pääosastojen, EU:n toimielinten ja elinten välillä.

Jos olet aiemmin käyttänyt myös UPP Author -portaalin teknistä edeltäjää DemPubWebiä, säilytämme henkilötietosi sekä julkaisupalvelupyyntösi viiteaineistona. Voit tarkastella näitä tietoja DemPubWebissä (lukutilassa). Tietoihin sovelletaan jäljempänä 5 kohdassa ilmoitettua säilytysaikaa.

Henkilötietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon, kuten profilointiin.

3. Millä oikeudellisilla perusteilla henkilötietoja käsitellään?

Henkilötietojasi käsitellään, koska:

- käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai unionin toimielimelle tai muulle unionin elimelle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi

- pyytäessäsi käyttäjäprofiilia UPP:tä varten ja syöttäessäsi henkilötietojasi Author-portaalin lomakkeeseen annat suostumuksesi henkilötietojesi käsittelyyn rekisteröitynä näitä tarkoituksia varten.

Muu oikeusperusta:

Euroopan parlamentin, neuvoston, komission, yhteisöjen tuomioistuimen, tilintarkastustuomioistuimen, Euroopan talous- ja sosiaalikomitean ja alueiden komitean päätös 2009/496/EY, Euratom, tehty 26 päivänä kesäkuuta 2009, Euroopan unionin julkaisutoimiston organisaatiosta ja toiminnasta

4. Mitä henkilötietoja kerätään ja käsitellään?

Julkaisutoimiston osasto B (Julkaisujen tuotanto) kerää seuraaviin ryhmiin kuuluvat henkilötiedot voidakseen suorittaa tietojenkäsittelytehtävänsä:

Pyynnöstä vastaava henkilö, projektista vastaava henkilö ja taloudellinen yhteyshenkilö, julkaisusuunnitelman alullepanija ja suunnitelman koordinaattori (voi olla sama):

• pakolliset: etunimi, sukunimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero, EU:n toimielin, laitos tai virasto (poimitaan suoraan EU Loginista, eivät editoitavissa)
• valinnaiset tiedot – suunnitelman alullepanija ja suunnitelman koordinaattori: toinen sähköpostiosoite ja yksikkö.

Henkilötietojen toimittaminen on pakollista, jotta käyttäjäprofiili voidaan säilyttää UPP Author -portaalissa ja jotta julkaisupalvelupyynnöt voidaan käsitellä julkaisutoimistossa.

5. Kuinka kauan henkilötietoja säilytetään?

Julkaisutoimiston osasto B (Julkaisujen tuotanto) säilyttää henkilötietoja ainoastaan niin pitkään kuin on tarpeen, jotta se voi täyttää niiden keräämisen ja käsittelyn tarkoituksen, eli 10 vuoden ajan projektin päättymisestä. Tämä koskee myös alun perin UPP Author -portaalin tekniseen edeltäjään DemPubWebiin rekisteröityjä tietoja, joita säilytetään viitetarkoituksessa ja joita käyttäjä voi tarkastella lukutilassa.

6. Miten henkilötiedot suojataan?

Kaikki sähköisessä muodossa olevat henkilötiedot (sähköpostit, asiakirjat, tietokannat, verkkoon ladatut tiedot jne.) tallennetaan Euroopan komission palvelimille. Kaikessa tietojen käsittelyssä sovelletaan 10. tammikuuta 2017 annettua komission päätöstä (EU, Euratom) 2017/46 viestintä- ja tietojärjestelmien turvallisuudesta Euroopan komissiossa.

Komissio on ottanut käyttöön useita teknisiä ja hallinnollisia henkilötietojen suojaamistoimenpiteitä. Teknisillä toimenpiteillä pyritään varmistamaan verkkoturvallisuus ja pienentämään tietojen häviämisen, muuttamisen ja luvattoman käytön riskiä. Toimenpiteissä otetaan huomioon tietojen käsittelystä johtuvat riskit ja käsiteltävien tietojen luonne. Hallinnollisilla toimenpiteillä varmistetaan, että pääsy henkilötietoihin on vain valtuutetuilla henkilöillä, joilla on perusteltu tarve saada tiedot käsittelyä varten.

7. Kenellä on pääsy henkilötietoihin ja kenelle tietoja luovutetaan?

Pääsy henkilötietoihin annetaan tietojen käsittelystä vastuussa olevalle komission henkilöstölle ja tiedonsaantitarpeen perusteella valtuutetulle henkilöstölle. Näiden työntekijöiden on noudatettava luottamuksellisuutta koskevia sääntöjä ja tarvittaessa myös muita salassapitosopimuksia.

8. Mitkä ovat rekisteröidyn oikeudet ja miten niitä käytetään?

Rekisteröidyllä on asetuksen (EU) 2018/1725 III luvussa (14–25 artikla) säädetyt erityiset oikeudet, joihin kuuluvat etenkin oikeus saada pääsy omiin henkilötietoihin, oikeus saada ne oikaistua tai poistettua sekä oikeus rajoittaa henkilötietojen käsittelyä. Rekisteröidyllä on tietyin edellytyksin oikeus vastustaa tietojensa käsittelyä sekä oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen.

Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä, joka suoritetaan lainmukaisesti 5 artiklan 1 kohdan a alakohdan nojalla.

Olet suostunut antamaan henkilötietosi julkaisutoimiston B-osastolle ("Julkaisujen tuotanto") niiden käsittelyä varten. Voit perua suostumuksesi milloin tahansa ilmoittamalla siitä rekisterinpitäjälle. Tämä ei vaikuta ennen suostumuksen peruuttamista suoritetun henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuuteen.

Näitä oikeuksia on mahdollista käyttää ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjään tai riitatapauksissa tietosuojavastaavaan. Myös Euroopan tietosuojavaltuutettuun voi ottaa tarvittaessa yhteyttä. Yhteystiedot ovat jäljempänä kohdassa 9.

Ilmoita oikeuksien käyttämistä koskevassa pyynnössäsi, mistä käsittelytoimesta/-toimista on kyse (eli ilmoita kohdassa 10 mainittu rekisteriviite).

9. Yhteystiedot

Rekisterinpitäjä

Jos haluat käyttää asetuksen (EU) 2018/1725 mukaisia oikeuksiasi tai jos sinulla on kysymyksiä, kommentteja tai ongelmia tai jos haluat tehdä valituksen henkilötietojesi keräämisestä ja käytöstä, ota yhteyttä rekisterinpitäjään eli julkaisutoimiston osastoon B (Julkaisujen tuotanto): info@publications.europa.eu.

Komission tietosuojavastaava

Voit ottaa yhteyttä tietosuojavastaavaan (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu) asioissa, jotka liittyvät asetuksen (EU) 2018/1725 mukaiseen henkilötietojen käsittelyyn.

Euroopan tietosuojavaltuutettu (EDPS)

Jos katsot, että rekisterinpitäjän suorittama henkilötietojesi käsittely on johtanut asetuksen (EU) 2018/1725 mukaisten oikeuksiesi loukkaamiseen, voit tehdä kantelun Euroopan tietosuojavaltuutetulle (edps@edps.europa.eu).

10. Lisätietoja

Komission tietosuojavastaava pitää julkista rekisteriä komission kaikista henkilötietojen käsittelytoimista, jotka on dokumentoitu ja joista on ilmoitettu tietosuojavastaavalle. Tutustu rekisteriin: http://ec.europa.eu/dpo-register.

Tämä nimenomainen käsittelytoimi on kirjattu tietosuojavastaavan julkiseen rekisteriin seuraavalla viitteellä: DPR-EC-00424.