Adatvédelmi nyilatkozat: Egységes Kiadványkészítési Platform (UPP)

A személyes adatok védelme
Adatvédelmi nyilatkozat a személyes adatok kezeléséről és védelméről
Adatkezelési művelet: Általános kiadványokkal kapcsolatos publikációs szolgáltatások iránti kérelmek
Adatkezelő: az Európai Unió Kiadóhivatala, B. igazgatóság („Kiadványkészítés”)
Hivatkozási szám: DPR-EC-00424

1. Bevezetés

Az Európai Bizottság (a továbbiakban: a Bizottság) elkötelezett a személyes adatok védelme és a magánélet tiszteletben tartása mellett. A Bizottság a természetes személyeknek a személyes adatok uniós intézmények, szervek, hivatalok és ügynökségek általi kezelése tekintetében való védelméről és az ilyen adatok szabad áramlásáról szóló (és a 45/2001/EK rendeletet hatályon kívül helyező) 2018. október 23-i EU) (EU) 2018/1725 európai parlamenti és tanácsi rendelettel összhangban gyűjti és kezeli a személyes adatokat.

Adatvédelmi nyilatkozatunkban ismertetjük, miért kezeljük az Ön személyes adatait, hogyan gyűjtjük, kezeljük, védjük és használjuk fel a rendelkezésünkre bocsátott személyes adatokat, továbbá hogy milyen jogok illetik meg Önt saját személyes adatait illetően. A nyilatkozat ezenfelül tartalmazza az illetékes adatkezelő, az adatvédelmi tisztviselő, valamint az európai adatvédelmi biztos elérhetőségi adatait is. Ha érvényt kíván szerezni jogainak, Önnek az illetékes adatkezelőhöz kell fordulnia.

Az „Általános kiadványokkal kapcsolatos publikációs szolgáltatások iránti kérelmek” elnevezésű, az Európai Unió Kiadóhivatalának B. igazgatósága („Kiadványkészítés”) által végzett adatkezelési művelettel kapcsolatos információkat az alábbiakban ismertetjük.

2. Milyen célból és hogyan kezeljük a személyes adatokat?

Az adatkezelés célja: A Kiadóhivatal B. Igazgatósága („Kiadványkészítés”) működteti az Egységes Kiadványkészítési Platform (a továbbiakban: UPP) szerzői portálját, amely lehetővé teszi az uniós intézmények, szervek és ügynökségek szolgálatai számára, hogy általános kiadványokkal kapcsolatos publikációs szolgáltatások iránti kérelmet nyújtsanak be a Kiadóhivatalhoz, vagy használják azt a kollaboratív tervezési eszközt, amely lehetővé teszi a jövőbeli kiadványok helyi (főigazgatóságon belüli) és szervezeti szintű koordinációját.

Személyes adatait (e-mail-címét, családi és utónevét) akkor gyűjtjük, ha Ön felhasználói profilt hoz létre az UPP platformon, és ha kérelmet nyújt be a szerzői portálon és/vagy közzétételre szánt kiadványt helyez el a kollaboratív tervezési eszköz felületén.

A személyes adatok kezelésének célja az alábbiak valamelyike lehet:

• a kiadói szolgáltatások iránti kérelmek megválaszolása és kezelése, valamint – díjköteles szolgáltatások esetében – a kért szolgáltatás számlázása;
• a kiadványtervezés összehangolása a részt vevő bizottsági főigazgatóságok, uniós intézmények és szervek között;
• kapcsolatfelvétel Önnel a szerzői portállal vagy a Kiadóhivatal által kínált bármely más szolgáltatással kapcsolatos felmérések ügyében;
• képzések nyújtása, bevált gyakorlatok cseréje, hírlevelek, kiadványokkal kapcsolatos rendezvényekkel kapcsolatos tájékoztatás az Ön számára;
• a kiadványokkal kapcsolatos információk megosztása Önnel, és visszajelzés kérése a szolgáltatásainkról;
• az Ön rendszer-hozzáférési jogainak kezelése és összesített felhasználói statisztikák készítése;
• a hozzáférési kérelmek részletes áttekintésére szolgáló nyilvántartás vezetése a MS PowerBI eszközzel.

Az Ön személyes adatait nem használjuk fel automatizált döntéshozatalra, így profilalkotásra sem.

3. Mi a jogalapja a személyes adatok kezelésének?

A személyes adatok kezelését az alábbiak indokolhatják:

– az adatkezelés közérdekből vagy az uniós intézményre vagy szervre ruházott közhatalmi jogosítvány gyakorlása keretében végzett feladat teljesítéséhez szükséges;

valamint

– amikor Ön felhasználói profilt kér az UPP-hez, majd megadja személyes adatait a szerzői portál kérelmezési űrlapján, az adatkezelés érintettjeként hozzájárul személyes adatainak e célból történő kezeléséhez.

Az adatkezelés további jogalapja:

az Európai Parlament, a Tanács, a Bizottság, a Bíróság, a Számvevőszék, az Európai Gazdasági és Szociális Bizottság és a Régiók Bizottságának 2009/496/EK, Euratom határozata (2009. június 26.) az Európai Unió Kiadóhivatalának szervezéséről és működéséről.

4. Milyen személyes adatokat gyűjtünk és kezelünk?

Az adatkezelési művelet végrehajtása érdekében a Kiadóhivatal B. igazgatósága („Kiadványkészítés”) a következő típusú személyes adatokat gyűjti:

A kérelem felelőse, a projektfelelős és a pénzügyi kapcsolattartó, a terv kezdeményezője és a terv koordinátora (lehetnek azonos személyek) esetében:

• kötelező adatok: családi név, utónév, e-mail-cím, telefonszám, az uniós intézmény, ügynökség vagy szervezet neve (az EU Login rendszerből automatikusan lehívott, nem szerkeszthető adatok);
• nem kötelező adatok a terv kezdeményezője és a tervkoordinátor esetében: további e-mail-cím és a szervezeti egység neve.

A személyes adatokat azért kötelező megadni, hogy a Kiadóhivatal létre tudja hozni és fenn tudja tartani a felhasználói profilokat az UPP szerzői portálon, és fel tudja dolgozni a publikációs szolgáltatások iránti kérelmeket.

5. Mennyi ideig őrizzük meg a személyes adatokat?

A Kiadóhivatal B. igazgatósága („Kiadványkészítés”) csak addig tárolja az Ön személyes adatait, amíg azokra az adatgyűjtés céljának megvalósításához szüksége van – azaz 10 évig a projekt lezárultától számítva.

6. Hogyan gondoskodunk a személyes adatok védelméről?

Minden elektronikus formátumú személyes adatot (e-mailt, dokumentumot, adatbázist, feltöltött adatkészletet stb.) az Európai Bizottság tárol saját szerverein. Minden adatkezelési műveletet az Európai Bizottság kommunikációs és információs rendszereinek biztonságáról szóló, 2017. január 10-i (EU, Euratom) 2017/46 bizottsági határozattal összhangban végzünk.

A személyes adatok védelme érdekében a Bizottság különböző technikai és szervezeti intézkedéseket léptetett életbe. A technikai intézkedések az online biztonságról, valamint az adatvesztés és -módosulás kockázata elleni, illetve a jogosulatlan hozzáférés elleni védelemről hivatottak gondoskodni, figyelembe véve azt, hogy az adatkezelés és a kezelt személyes adatok jellege milyen kockázatot vet fel. A szervezeti intézkedések közé tartozik, hogy a személyes adatokhoz csak feljogosított személyek férhetnek hozzá, és ők is csak a szükséges ismeret elve alapján, vagyis az adatkezelési művelet végrehajtása érdekében.

7. Ki fér hozzá a személyes adatokhoz, és ki kapja meg azokat?

A személyes adatokhoz a Bizottság adatkezelési műveletek végrehajtásával megbízott alkalmazottai és a feljogosított munkatársak férhetnek hozzá a szükséges ismeret elve alapján. Ezeket a munkatársakat jogszabályban előírt kötelezettségek, illetve szükség esetén külön titoktartási megállapodások kötik.

8. Milyen jogok illetik meg Önt, és miként gyakorolhatja azokat?

Az adatkezelés érintettjeként Önt az (EU) 2018/1725 rendelet III. fejezetében (14–25. cikk) foglaltak szerint megilletik bizonyos jogok, különösen a következők: jogában áll személyes adataihoz hozzáférni, azokat helyesbíteni vagy törölni, illetve kezelésüket korlátozni. Adott esetben arra is jogosult, hogy kifogást emeljen személyes adatainak kezelése ellen, továbbá joga van ahhoz, hogy adatait egy másik adatkezelőnek továbbítsa (adathordozhatósághoz való jog).

Emellett joga van ahhoz is, hogy kifogást emeljen személyes adatainak az 5. cikk (1) bekezdésének a) pontja alapján jogszerűen végzett kezelése ellen.

Ön hozzájárult ahhoz, hogy rendelkezésre bocsátott személyes adatait a Kiadóhivatal B. igazgatósága („Kiadványkészítés”) a jelen adatkezelési művelet céljaira felhasználja. Ezen hozzájárulását bármikor visszavonhatja, ha erről e-mailben értesíti az adatkezelőt. A hozzájárulás visszavonása nem érinti a visszavonást megelőzően végrehajtott adatkezelés jogszerűségét.

Ha gyakorolni kívánja ezeket a jogokat, vegye fel a kapcsolatot az adatkezelővel, illetve nézeteltérés esetén az adatvédelmi tisztviselővel! Szükség esetén az európai adatvédelmi biztoshoz is fordulhat. Elérhetőségi adataikat a 9. pont ismerteti.

Ha Ön egy vagy több konkrét adatkezelési művelettel kapcsolatban kívánja gyakorolni a jogait, kérjük, hogy erre irányuló kérelmében adja meg a kérdéses művelet(ek) hivatkozási számát (lásd a 10. pontot).

9. Elérhetőségi adatok

Az adatkezelő

Ha Ön gyakorolni szeretné az (EU) 2018/1725 rendelet szerinti jogait, illetve ha észrevételei, kérdései vagy aggályai vannak, vagy panaszt kíván benyújtani személyes adatainak gyűjtésével és felhasználásával kapcsolatban, kérjük, vegye fel a kapcsolatot az adatkezelővel – az Európai Unió Kiadóhivatalának B. igazgatóságával („Kiadványkészítés”) – a következő e-mail-címen: info@publications.europa.eu.

A Bizottság adatvédelmi tisztviselője

Személyes adatainak az (EU) 2018/1725 rendelet szerinti kezeléséhez kapcsolódó kérdésekkel, problémákkal a következő e-mail-címen fordulhat az adatvédelmi tisztviselőhöz: (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu).

Az európai adatvédelmi biztos

Ha úgy ítéli meg, hogy az (EU) 2018/1725 rendeletben foglalt jogai sérültek a személyes adatainak az adatkezelő általi kezelése során, jogorvoslati kérelmével (panaszával) az európai adatvédelmi biztoshoz fordulhat a következő e-mail-címen: (edps@edps.europa.eu).

10. Hol lehet részletesebben tájékozódni?

A Bizottság adatvédelmi tisztviselője nyilvántartást vezet és tesz közzé a Bizottságnál végzett összes dokumentált és bejelentett személyesadat-kezelési műveletről. A nyilvántartás a következő oldalon érhető el: http://ec.europa.eu/dpo-register.

Ez a konkrét adatkezelési művelet a következő hivatkozási számmal szerepel az adatvédelmi tisztviselő nyilvántartásában: DPR-EC-00424.