PROTEZZJONI TAD-DATA PERSONALI TIEGĦEK

Din id-dikjarazzjoni ta’ privatezza tipprovdi informazzjoni dwar
l-ipproċessar u l-protezzjoni tad-data personali tiegħek.

Operazzjoni ta’ pproċessar: Helpdesk tal-ewwel livell għall-utenti tas-servizzi elettroniċi u ta’ prodotti oħrajn tal-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet

Il-Kontrollur tad-Data: L-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet tal-Unjoni Ewropea, Unità D.1, Relazzjonijiet mal-Partijiet Ikkonċernati u Sensibilizzazzjoni

Referenza tar-rekord: DPR-EC-00493

1. Introduzzjoni

Il-Kummissjoni Ewropea (minn hawn ’il quddiem “il-Kummissjoni”) hi impenjata li tipproteġi d-data personali tiegħek u li tirrispetta l-privatezza tiegħek. Il-Kummissjoni tiġbor u tipproċessa aktar id-data personali skont ir-Regolament (UE) 2018/1725 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill tat-23 ta’ Ottubru 2018 dwar il-protezzjoni ta’ persuni fiżiċi fir-rigward tal-ipproċessar ta’ data personali mill-istituzzjonijiet, korpi, uffiċċji u aġenziji tal-Unjoni u dwar il-moviment liberu ta’ tali data (li jħassar ir-Regolament (KE) Nru 45/2001).

Din l-istqarrija ta’ privatezza tispjega għaliex nipproċessaw id-data personali tiegħek, il-mod kif niġbru u nittrattaw id-data personali kollha li tiġi pprovduta kif ukoll kif niżguraw il-protezzjoni tagħha, kif tintuża dik l-informazzjoni, u xi drittijiet għandek b’rabta mad-data personali tiegħek. Din tispeċifika wkoll id-dettalji ta’ kuntatt tal-Kontrollur tad-Data responsabbli li miegħu tista’ teżerċita d-drittijiet tiegħek, l-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data u l-Kontrollur Ewropew għall-Protezzjoni tad-Data.

L-informazzjoni relatata mal-operazzjoni ta’ pproċessar “Helpdesk tal-ewwel livell għall-utenti tas-servizzi elettroniċi u prodotti oħrajn tal-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet” imwettqa mill-unità D.1 “Relazzjonijiet mal-Partijiet Ikkonċernati u Sensibilizzazzjoni” tal-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet tal-Unjoni Ewropea (minn hawn ’il quddiem “il-Helpdesk tal-Ewwel Livell”) hi ppreżentata hawn taħt.

2. Għaliex u kif nipproċessaw id-data personali tiegħek?

Għan tal-operazzjoni ta’ pproċessar: L-Unità D.1 “Relazzjonijiet mal-Partijiet Ikkonċernati u Sensibilizzazzjoni” tal-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet tiġbor u tuża l-informazzjoni personali tiegħek biex twieġeb għal kwalunkwe mistoqsija jew tindirizza kwalunkwe kwistjoni teknika li tista’ tqajjem meta tikkuntattja lill-Helpdesk tal-Ewwel livell.

L-operazzjoni ta' pproċessar tikkonsisti mir-reġistrazzjoni tad-data personali li tipprovdilna meta tikkuntattjana u mill-użu tagħha biex inweġbuk, hekk kif inkunu rrispondejna l-mistoqsija jew solvejna l-problema teknika tiegħek.

F’każijiet eċċezzjonali fejn tista’ tibgħat mistoqsija jew talba li l-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet ma jkunx kompetenti biex iwieġeb, il-Helpdesk jista’ jittrasferixxi din il-mistoqsija liċ-Ċentru ta’ Kuntatt Europe Direct operat mid-DĠ COMM tal-Kummissjoni, jew lil servizz kompetenti ieħor tal-Kummissjoni Ewropea. It-talba mbagħad tiġi pproċessata f’konformità mar-rekord DPR-EC-01386 u l-istqarrija ta’ privatezza fil-paġna Kuntatt tal-Kummissjoni Ewropea.

3. Fuq liema bażi(jiet) ġuridika/ġuridiċi nipproċessaw id-data personali tiegħek?

Nipproċessaw id-data personali tiegħek, għaliex:

- l-ipproċessar ikun meħtieġ għat-twettiq ta’ kompitu li jsir fl-interess pubbliku jew fl-eżerċitar ta’ awtorità uffiċjali mogħtija lill-istituzzjoni jew lill-korp tal-Unjoni

- inti tajt il-kunsens għall-ipproċessar tad-data personali tiegħek għal skop speċifiku wieħed jew aktar

Bażi ġuridika għall-ipproċessar: il-mandat tal-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet, id-Deċiżjoni 2009/496/KE, Euratom tal-Parlament Ewropew, tal-Kunsill, tal-Kummissjoni, tal-Qorti tal-Ġustizzja, tal-Qorti tal-Awdituri, tal-Kumitat Ekonomiku u Soċjali Ewropew u tal-Kumitat tar-Reġjuni tas-26 ta’ Ġunju 2009 dwar l-organizzazzjoni u l-funzjonament tal-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet tal-Unjoni Ewropea.

4. Liema data personali niġbru u nipproċessaw aktar?

Sabiex titwettaq din l-operazzjoni ta’ pproċessar, l-Unità D.1 “Relazzjonijiet mal-Partijiet Ikkonċernati u Sensibilizzazzjoni” tal-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet tiġbor il-kategoriji ta’ data personali li ġejjin:

F’każ ta’ kuntatt bl-email: l-indirizz tal-email, l-isem u l-kunjom, il-lingwa u l-pajjiż ta’ residenza.

F’każ ta’ kuntatt bit-telefown: in-numru tat-telefown, l-isem u l-kunjom, ir-recordings tat-telefonati, il-lingwa u l-pajjiż ta’ residenza.

F’każ ta’ kuntatt b’ittra (b'mod eċċezzjonali): l-isem u l-kunjom, l-indirizz postali, il-lingwa u l-pajjiż ta’ residenza.

5. Għal kemm żmien inżommuha d-data personali tiegħek?

L-Unità D.1 “Relazzjonijiet mal-Partijiet Ikkonċernati u Sensibilizzazzjoni” tal-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet iżżomm biss id-data personali tiegħek għaż-żmien meħtieġ biex jintlaħaq l-għan tal-ġbir jew l-ipproċessar ulterjuri, jiġifieri biex jingħataw is-servizzi mitluba.

Hekk kif is-servizzi ma jkunux aktar mitluba, aħna nżommu d-data tiegħek għal massimu ta’ ħames snin u mbagħad titħassar.

6. Kif nipproteġu u nissalvagwardjaw id-data personali tiegħek?

Id-data personali kollha f’format elettroniku (emails, dokumenti, lottijiet ta’ data applowdjati, eċċ.) jinħażnu jew fuq is-servers tal-Kummissjoni Ewropea jew fuq dawk tal-kuntratturi tagħha skont il-kuntratt 10839, 01/08/2022–31/07/2026 (kuntratt qafas b’cascade): Netcompany-Intrasoft S.A. (2b, rue Nicolas Bové, 1253 Luxembourg) u Infeurope S.A. (62 rue Charles Martel, L-2134 Luxembourg). L-operazzjonijiet ta’ pproċessar jitwettqu kollha skont id-Deċiżjoni tal-Kummissjoni (UE, Euratom) 2017/46 tal-10 ta' Jannar 2017 dwar is-sigurtà tas-sistemi ta' komunikazzjoni u informazzjoni fil-Kummissjoni Ewropea.

Il-kuntratturi tal-Kummissjoni huma marbutin bi klawsola kuntrattwali speċifika għal kull operazzjoni ta’ pproċessar tad-data tiegħek f’isem il-Kummissjoni, kif ukoll bl-obbligi ta’ kunfidenzjalità li jitnisslu mir-Regolament Ġenerali dwar il-Protezzjoni tad-Data (“GDPR” ir-Regolament (UE) 2016/679).

Sabiex tipproteġi d-data personali tiegħek, il-Kummissjoni daħħlet fis-seħħ numru ta’ miżuri tekniċi u organizzattivi. Il-miżuri tekniċi jinkludu azzjonijiet xierqa biex jindirizzaw is-sigurtà online, ir-riskju ta’ telf tad-data, it-tibdil tad-data jew l-aċċess mhux awtorizzat, filwaqt li jitqies ir-riskju ppreżentat mill-ipproċessar u n-natura tad-data personali li tkun qed tiġi pproċessata. Il-miżuri organizzattivi jinkludu r-restrizzjoni tal-aċċess għad-data personali għal persuni awtorizzati biss bi ħtieġa leġittima ta’ tagħrif għall-finijiet ta’ din l-operazzjoni ta’ pproċessar.

7. Min għandu aċċess għad-data personali tiegħek u lil min tiġi żvelata?

L-aċċess għad-data personali tiegħek hu pprovdut lill-istaff tal-Kummissjoni responsabbli għat-twettiq ta’ din l-operazzjoni ta’ pproċessar u lill-istaff awtorizzat skont il-prinċipju tal-“ħtieġa ta’ tagħrif”. Tali staff jirrispetta ftehimiet statutorji, u fejn ikun meħtieġ, ftehimiet addizzjonali ta’ kunfidenzjalità.

8. X’inhuma drittijietek u kif tista’ teżerċitahom?

Inti għandek drittijiet speċifiċi bħala “suġġett tad-data” skont il-Kapitolu III (l-Artikoli 14-25) tar-Regolament (UE) 2018/1725, b’mod partikolari d-dritt li taċċessa, tikkoreġi jew tħassar id-data personali tiegħek u d-dritt li tillimita l-ipproċessar tad-data personali tiegħek. Jekk ikun japplika, għandek ukoll id-dritt li toġġezzjona għall-ipproċessar jew id-dritt għall-portabbiltà tad-data.

Inti tajt il-kunsens tiegħek biex tipprovdi d-data personali tiegħek lill-Unità D.1 “Relazzjonijiet mal-Partijiet Ikkonċernati u Sensibilizzazzjoni” tal-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet għall-operazzjoni ta' pproċessar preżenti. Tista’ tirtira l-kunsens tiegħek fi kwalunkwe ħin billi tinnotifika lill-Kontrollur tad-Data. L-irtirar mhux se jaffettwa l-legalità tal-ipproċessar imwettaq qabel ma tkun irtirajt il-kunsens.

Inti tista’ teżerċita d-drittijiet tiegħek billi tikkuntattja lill-Kontrollur tad-Data, jew f’każ ta’ kunflitt lill-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data. Jekk hemm bżonn, tista’ tindirizza wkoll lill-Kontrollur Ewropew għall-Protezzjoni tad-Data. L-informazzjoni ta’ kuntatt tagħhom tinsab taħt l-Intestatura 9 hawn taħt.

Jekk tixtieq teżerċita d-drittijiet tiegħek fil-kuntest ta’ operazzjoni ta’ pproċessar speċifika waħda jew aktar, fit-talba tiegħek ipprovdi d-deskrizzjoni tagħhom (jiġifieri r-referenza/i tar-Rekord tagħhom kif speċifikat fl-Intestatura 10 hawn taħt).

9. Informazzjoni ta’ kuntatt

• Il-Kontrollur tad-Data

Jekk tixtieq teżerċita d-drittijiet tiegħek skont ir-Regolament (UE) 2018/1725, jekk għandek xi kummenti, mistoqsijiet jew tħassib, jew jekk tixtieq tressaq ilment rigward il-ġbir u l-użu tad-data personali tiegħek, jekk jogħġbok ħossok liberu li tikkuntattja lill-Kontrollur tad-Data, l-unità D.1 “Relazzjonijiet mal-Partijiet Ikkonċernati u Sensibilizzazzjoni” tal-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet: info@publications.europa.eu.

• L-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data (DPO) tal-Kummissjoni

Tista’ tikkuntattja lill-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu) dwar kwistjonijiet relatati mal-ipproċessar tad-data personali tiegħek skont ir-Regolament (UE) 2018/1725.

• Il-Kontrollur Ewropew għall-Protezzjoni tad-Data (EDPS)

Għandek id-dritt tirrikorri (jiġifieri, tista’ tressaq ilment) għand il-Kontrollur Ewropew għall-Protezzjoni tad-Data (edps@edps.europa.eu) jekk jidhirlek li drittijietek skont ir-Regolament (UE) 2018/1725 inkisru b’riżultat tal-ipproċessar tad-data personali mill-Kontrollur tad-Data.

10. Fejn tista’ ssib informazzjoni aktar dettaljata?

L-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data tal-Kummissjoni (UPD) jippubblika r-reġistru tal-operazzjonijiet kollha ta’ pproċessar tad-data personali mill-Kummissjoni, li jkunu ġew dokumentati u nnotifikati lilu. Tista’ taċċessa r-reġistru bil-link li ġej: http://ec.europa.eu/dpo-register.

Din l-operazzjoni ta’ pproċessar speċifika ġiet inkluża fir-reġistru pubbliku tad-DPO bir-referenza tar-Rekord li ġejja: DPR-EC-00493.