Vyhlásenie o ochrane osobných údajov: Jednotná produkčná platforma (Unified Production Platform, UPP)

Ochrana vašich osobných údajov
V tomto vyhlásení o ochrane osobných údajov sa uvádzajú informácie o spracúvaní a ochrane vašich osobných údajov.
Spracovateľská operácia: Objednávky publikačných služieb v prípade všeobecných publikácií
Prevádzkovateľ: Úrad pre vydávanie publikácií Európskej únie, riaditeľstvo B „Služby produkcie publikácií“
Referenčná značka: DPR-EC-00424

1. Úvod

Európska komisia (ďalej len „Komisia“) sa zaviazala chrániť vaše osobné údaje a rešpektovať vaše súkromie. Komisia získava a ďalej spracúva osobné údaje v súlade s nariadením Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2018/1725 z 23. októbra 2018 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov inštitúciami, orgánmi, úradmi a agentúrami Únie a o voľnom pohybe takýchto údajov [ktorým sa zrušuje nariadenie (ES) č. 45/2001].

V tomto vyhlásení o ochrane osobných údajov objasňujeme, prečo spracúvame vaše osobné údaje, ako získavame všetky osobné údaje, ako s poskytnutými údajmi narábame a ako zabezpečujeme ich ochranu, ako tieto informácie používame a aké práva máte v súvislosti so svojimi osobnými údajmi. Takisto sa v ňom uvádzajú kontaktné údaje zodpovedného prevádzkovateľa, u ktorého si môžete uplatniť svoje práva, zodpovednej osoby a európskeho dozorného úradníka pre ochranu údajov.

Ďalej sa v ňom uvádzajú informácie súvisiace so spracovateľskou operáciou „Objednávky publikačných služieb v prípade všeobecných publikácií“, ktorú vykonáva riaditeľstvo B „Produkcia publikácií“ Úradu pre vydávanie publikácií Európskej únie.

2. Prečo a ako spracúvame vaše osobné údaje?

Účel spracovateľskej operácie: Riaditeľstvo B „Produkcia publikácií“ Úradu pre publikácie spravuje autorský portál na Jednotnej produkčnej platforme (UPP), ktorý umožňuje útvarom inštitúcií, orgánov a agentúr EÚ zadávať Úradu pre publikácie objednávky publikačných služieb v prípade všeobecných publikácií alebo používať nástroj spoločného plánovania, ktorý umožňuje koordináciu budúcich publikácií na úrovni jednotlivých GR a na úrovni inštitúcie.

Vaše osobné údaje (e-mailová adresa, meno a priezvisko) získavame pri vytváraní používateľského profilu v UPP a pri odosielaní žiadosti na overovací portál UPP a/alebo umiestnení plánovanej publikácie do nástroja spoločného plánovania.

Vaše osobné údaje spracúvame na jeden alebo viaceré z týchto účelov:

• odpovede na žiadosti týkajúce sa vydavateľských služieb a správa týchto žiadostí a v prípade účtovaných služieb fakturácia zadávajúcemu subjektu;
• koordinácia plánovania publikácií medzi zapojenými generálnymi riaditeľstvami Komisie, inštitúciami a orgánmi EÚ;
• kontaktovanie používateľov v súvislosti s prieskumami týkajúcimi sa autorského portálu alebo akejkoľvek inej služby, ktorú ponúka Úrad pre publikácie;
• ponuky kurzov odbornej prípravy, výmeny najlepších postupov, informačných bulletinov, podujatí zameraných na publikácie;
• zdieľanie informácií súvisiacich s publikáciami a žiadostí o spätnú väzbu k našim službám;
• správa prístupových práv do systému a tvorba súhrnných štatistík používateľov;
• vedenie podrobného prehľadu žiadostí o prístup prostredníctvom nástroja MS PowerBI.

Vaše osobné údaje sa nepoužijú na prijímanie automatizovaných rozhodnutí ani na profilovanie.

3. Na akom právnom základe spracúvame vaše osobné údaje

Vaše osobné údaje spracúvame z týchto dôvodov:

– spracúvanie je potrebné na splnenie úlohy realizovanej vo verejnom záujme alebo pri výkone verejnej moci zverenej inštitúcii alebo orgánu Únie;

ako aj

– pri vytváraní používateľského profilu na UPP a opätovne pri zadávaní vašich osobných údajov do formulára objednávky na autorskom portáli poskytujete ako dotknutá osoba svoj súhlas so spracovaním vašich osobných údajov na tieto účely.

Ďalší právny základ:

rozhodnutie Európskeho parlamentu, Rady, Komisie, Súdneho dvora, Dvora audítorov, Európskeho hospodárskeho a sociálneho výboru a Výboru regiónov 2009/496/ES, Euratom, z 26. júna 2009 o organizácii a činnosti Úradu pre vydávanie publikácií Európskej únie.

4. Ktoré osobné údaje získavame a ďalej spracúvame?

V záujme vykonania spracovateľskej operácie zhromažďuje riaditeľstvo B „Produkcia publikácií“ Úradu pre publikácie tieto kategórie osobných údajov:

osoba zodpovedná za objednávku, osoba zodpovedná za projekt a kontaktná osoba pre financovanie, iniciátor plánu a koordinátor plánu (môže ísť o tú istú osobu):

• povinné údaje: meno, priezvisko, e-mailová adresa, telefónne číslo, inštitúcia, agentúra alebo orgán EÚ (automaticky načítané zo služby EU Login bez možnosti editovania),
• nepovinné údaje týkajúce sa iniciátora plánu a koordinátora plánu: ďalšia e-mailová adresa a oddelenie.

Poskytnutie osobných údajov je povinné na zachovanie používateľského profilu na autorskom portáli na platforme UPP a na spracovanie objednávok publikačných služieb Úradom pre publikácie.

5. Ako dlho uchovávame vaše osobné údaje?

Riaditeľstvo B „Produkcia publikácií“ Úradu pre publikácie uchováva vaše osobné údaje iba počas obdobia potrebného na splnenie účelu získavania alebo ďalšieho spracúvania, a to 10 rokov od ukončenia projektu.

6. Ako chránime a zabezpečujeme vaše osobné údaje?

Všetky osobné údaje v elektronickom formáte (e-maily, dokumenty, databázy, nahrané súbory údajov atď.) sú uložené na serveroch Európskej komisie. Všetky spracovateľské operácie sa vykonávajú v súlade s rozhodnutím Komisie (EÚ, Euratom) 2017/46 z 10. januára 2017 o bezpečnosti komunikačných a informačných systémov v Európskej komisii.

Na ochranu vašich osobných údajov zaviedla Komisia niekoľko technických a organizačných opatrení. Súčasťou technických opatrení sú vhodné opatrenia na riešenie online bezpečnosti, rizika straty údajov, zmeny údajov alebo neoprávneného prístupu, pričom sa zohľadňuje riziko, ktoré predstavuje spracovanie a povaha spracovávaných osobných údajov. Súčasťou organizačných opatrení je obmedzenie prístupu k osobným údajom len na oprávnené osoby, ktoré majú legitímnu potrebu poznať ich na účely tejto spracovateľskej operácie.

7. Kto má prístup k vašim osobným údajom a komu sa poskytujú?

Prístup k vašim osobným údajom sa poskytuje zamestnancom Komisie zodpovedným za vykonávanie tejto spracovateľskej operácie a oprávneným zamestnancom podľa zásady „need-to-know“ (potreba poznať). Na týchto zamestnancov sa vzťahuje povinnosť zachovávať dôvernosť, ktorá im vyplýva z právnych predpisov, resp. v prípade potreby aj z dohôd o zachovávaní dôvernosti.

8. Aké sú vaše práva a ako si ich môžete uplatniť?

Ako „dotknutá osoba“ máte osobitné práva podľa kapitoly III (články 14 – 25) nariadenia (EÚ) 2018/1725, najmä právo na prístup, opravu alebo vymazanie vašich osobných údajov a právo obmedziť spracúvanie vašich osobných údajov. V prípade potreby máte takisto právo namietať proti spracúvaniu alebo právo na prenosnosť údajov.

Takisto máte právo namietať proti spracúvaniu vašich osobných údajov, ktoré sa zákonne vykonáva podľa článku 5 ods. 1 písm. a) uvedeného nariadenia.

Súhlasili ste s poskytnutím vašich osobných údajov riaditeľstvu B „Produkcia publikácií“ Úradu pre publikácie v prípade predmetnej spracovateľskej operácie. Tento súhlas môžete kedykoľvek odvolať tak, že to oznámite prevádzkovateľovi. Odvolaním nie je dotknutá zákonnosť spracúvania vykonaného pred odvolaním vášho súhlasu.

Svoje práva si môžete uplatniť tak, že sa obrátite na prevádzkovateľa alebo v prípade sporu na zodpovednú osobu. V prípade potreby sa môžete obrátiť aj na európskeho dozorného úradníka pre ochranu údajov. Ich kontaktné údaje sa nachádzajú v bode 9.

Ak si želáte uplatniť svoje práva v súvislosti s jednou alebo viacerými konkrétnymi spracovateľskými operáciami, uveďte vo svojej žiadosti ich opis [t. j. príslušné referenčné značky uvedené v bode 10].

9. Kontaktné údaje

Prevádzkovateľ

Ak si chcete uplatniť práva podľa nariadenia (EÚ) 2018/1725 alebo ak máte pripomienky, otázky či obavy, alebo chcete podať sťažnosť týkajúcu sa získavania a používania vašich osobných údajov, obráťte sa na prevádzkovateľa, ktorým je riaditeľstvo B „Produkcia publikácií“ Úradu pre vydávanie publikácií, na adrese info@publications.europa.eu.

Zodpovedná osoba (DPO) Komisie

V otázkach týkajúcich sa spracúvania vašich osobných údajov podľa nariadenia (EÚ) 2018/1725 sa môžete obrátiť na zodpovednú osobu (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu).

Európsky dozorný úradník pre ochranu údajov (EDPS)

Ak sa domnievate, že v dôsledku spracúvania vašich osobných údajov prevádzkovateľom došlo k porušeniu vašich práv podľa nariadenia (EÚ) 2018/1725, máte právo obrátiť sa na európskeho dozorného úradníka pre ochranu údajov (t. j. môžete podať sťažnosť) (edps@edps.europa.eu).

10. Kde možno nájsť podrobnejšie informácie?

Zodpovedná osoba Komisie uverejňuje register všetkých operácií spracovania osobných údajov Komisiou, ktoré boli zdokumentované a ktoré jej boli oznámené. Prístup k registru získate kliknutím na tento odkaz: http://ec.europa.eu/dpo-register.

Táto konkrétna spracovateľská operácia je vedená vo verejnom registri zodpovednej osoby pod referenčnou značkou: DPR-EC-00424.