SKYDD AV PERSONUPPGIFTER

Här kan du läsa om hur vi behandlar och skyddar dina personuppgifter.

Behandling: Helpdesk för användare av Publikationsbyråns elektroniska tjänster och andra produkter

Personuppgiftsansvarig: Europeiska unionens publikationsbyrå, enhet D.1, Kontakter med intressenter och utåtriktad verksamhet

Referens: DPR-EC-00493

1. Inledning

EU-kommissionen är mån om att skydda dina personuppgifter och respektera din integritet. Vi samlar in och behandlar personuppgifter i enlighet med Europaparlamentets och rådets förordning (EU) 2018/1725 av den 23 oktober 2018 om skydd för fysiska personer med avseende på behandling av personuppgifter som utförs av unionens institutioner, organ och byråer och om det fria flödet av sådana uppgifter (som upphäver förordning (EG) nr 45/2001).

I det här meddelandet förklarar vi hur och varför vi samlar in personuppgifter, hur vi behandlar och skyddar dina uppgifter, hur de används och vilka rättigheter du har när det gäller dina personuppgifter. Här finns också kontaktuppgifter till den personuppgiftsansvariga enhet som du kan vända dig till för att utöva dina rättigheter och till dataskyddsombudet och Europeiska datatillsynsmannen.

Nedan beskrivs den behandling av personuppgifter som gäller ”Helpdesk för användare av Publikationsbyråns elektroniska tjänster och andra produkter” och som utförs av enhet D.1 ”Kontakter med intressenter och utåtriktad verksamhet” vid EU:s publikationsbyrå.

2. Varför och hur behandlar ni mina personuppgifter?

Syftet med behandlingen: Publikationsbyråns enhet D.1 (Kontakter med intressenter och utåtriktad verksamhet) samlar in och använder dina personuppgifter för att kunna hjälpa dig med de frågor eller tekniska problem som du kontaktat vår helpdesk om.

Vi registrerar de personuppgifter som du lämnar när du kontaktar oss så att vi kan svara på din fråga eller lösa ditt tekniska problem.

Om Publikationsbyrån inte kan besvara din fråga eller begäran, kan vår helpdesk vidarebefordra den till Europa direkts kontaktcentrum som drivs av kommissionens generaldirektorat för kommunikation eller till någon annan behörig kommissionsavdelning. Din fråga eller begäran behandlas sedan i enlighet med personuppgiftspolicyn DPR-EC-01386 och meddelandet om skydd av personuppgifter på sidan Kontakta EU-kommissionen.

3. Vilken är den rättsliga grunden för att behandla mina personuppgifter?

Vi behandlar dina personuppgifter av följande skäl:

– Behandlingen är nödvändig för att utföra en uppgift av allmänt intresse eller som ett led i EU-institutionens eller EU-organets myndighetsutövning.

– Du har gett ditt samtycke till att dina personuppgifter behandlas för ett eller flera specifika ändamål.

Rättslig grund för behandlingen: Publikationsbyråns uppdrag – Europaparlamentets, rådets, kommissionens, domstolens, revisionsrättens, Europeiska ekonomiska och sociala kommitténs och Regionkommitténs beslut 2009/496/EG, Euratom av den 26 juni 2009 om organisationen och driften av Europeiska unionens publikationsbyrå.

4. Vilka uppgifter samlar ni in och behandlar?

Vi samlar in följande personuppgifter:

Vid mejlkontakt: mejladress, för- och efternamn, språk och land.

Vid telefonkontakt: telefonnummer, för- och efternamn, inspelningar av telefonsamtalen, språk och land.

Vid brevkontakt (i undantagsfall): för- och efternamn, postadress, språk och land.

5. Hur länge sparar ni uppgifterna?

Vi sparar dina personuppgifter bara så länge som krävs för att uppfylla syftet med uppgifternas insamling och behandling, det vill säga för att kunna erbjuda dig våra tjänster.

När du inte längre efterfrågar tjänsterna sparas uppgifterna i högst fem år och raderas sedan.

6. Hur skyddar ni mina personuppgifter?

Alla personuppgifter i elektroniskt format (t.ex. mejl, dokument och uppladdade data) sparas på kommissionens egna servrar eller hos underleverantörerna enligt kontrakt 10839, 1/8/2022–31/7/2026 (ramavtal): Netcompany-Intrasoft S.A. (2b, rue Nicolas Bové, 1253 Luxembourg) och Infeurope S.A. (62 rue Charles Martel, L-2134 Luxembourg). Behandlingen måste uppfylla kraven i kommissionens beslut (EU, Euratom) 2017/46 av den 10 januari 2017 om säkerheten i Europeiska kommissionens kommunikations- och informationssystem.

Kommissionens underleverantörer måste följa en särskild avtalsbestämmelse när de behandlar personuppgifter på uppdrag av kommissionen. De måste också uppfylla sekretesskraven enligt den allmänna dataskyddsförordningen (GDPR, förordning (EU) 2016/679).

Kommissionen skyddar dina personuppgifter med olika tekniska och organisatoriska åtgärder. De tekniska åtgärderna går ut på att hantera säkerhetsrisker på nätet och risken för dataförlust, ändring av uppgifter eller obehörig åtkomst, med hänsyn till den risk som behandlingen innebär och de personuppgifter som behandlas. De organisatoriska åtgärderna ska se till att endast behöriga personer med ett legitimt behov av att ta del av uppgifterna får tillgång till dem.

7. Vem har tillgång till mina uppgifter och vem får se dem?

Endast behörig kommissionspersonal som behandlar eller behöver uppgifterna har tillgång till dem. Personalen måste följa regler och eventuella överenskommelser om sekretess.

8. Vilka rättigheter har jag och hur kan jag utöva dem?

Enligt kapitel III (artiklarna 14–25) i förordning (EU) 2018/1725 har du rätt att få tillgång till, rätta eller radera dina personuppgifter och begränsa behandlingen av dem. I vissa fall har du också rätt att invända mot behandlingen och att flytta dina uppgifter (dataportabilitet).

Du har samtyckt till att lämna dina personuppgifter till Publikationsbyråns enhet D.1 (Kontakter med intressenter och utåtriktad verksamhet) för den behandling som beskrivs här. Du kan när som helst dra tillbaka ditt samtycke genom att meddela den personuppgiftsansvariga. Det påverkar dock inte lagligheten i den behandling som utförs innan du drar tillbaka ditt samtycke.

Kontakta vid behov den personuppgiftsansvariga. Vid en eventuell konflikt kan du vända dig till dataskyddsombudet eller Europeiska datatillsynsmannen (se kontakuppgifter nedan).

Förklara i mejlet vilken behandling det gäller genom att ge en beskrivning eller hänvisning (se punkt 10 nedan).

9. Vem kan jag kontakta?

• Personuppgiftsansvarig

Om du vill utöva dina rättigheter enligt förordning (EU) 2018/1725 eller om du har kommentarer, frågor eller klagomål om hur dina personuppgifter behandlas kan du kontakta Publikationsbyråns personuppgiftsansvariga enhet D.1 ”Kontakter med intressenter och utåtriktad verksamhet” på info@publications.europa.eu.

• Kommissionens dataskyddsombud

Om du har frågor om hur dina personuppgifter behandlas enligt förordning (EU) 2018/1725 kan du kontakta dataskyddsombudet på DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu.

• Europeiska datatillsynsmannen

Om du anser att dina rättigheter enligt förordning (EU) 2018/1725 har kränkts till följd av behandlingen av dina personuppgifter kan du klaga hos Europeiska datatillsynsmannen (edps@edps.europa.eu).

10. Var hittar jag mer information?

Kommissionens dataskyddsombud för ett register över all verksamhet där man behandlar personuppgifter. Adress till registret: http://ec.europa.eu/dpo-register.

Den behandling av personuppgifter som avses i det här meddelandet har registrerats hos dataskyddsombudet med följande referens: DPR-EC-00493.