Prohlášení o ochraně soukromí: Jednotná výrobní platforma (UPP)

Ochrana osobních údajů
V tomto prohlášení jsou obsaženy informace o zpracování a ochraně vašich osobních údajů.
Operace zpracování údajů: Žádosti o publikační služby pro všeobecné publikace
Správce údajů: Úřad pro publikace Evropské unie, ředitelství B „Výroba publikací“
Referenční číslo: DPR-EC-00424

1. Úvod

Evropská komise (dále jen „Komise“) se zavázala chránit vaše osobní údaje a respektovat vaše soukromí. Komise shromažďuje a dále zpracovává osobní údaje podle nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2018/1725 ze dne 23. října 2018 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů orgány, institucemi a jinými subjekty Unie a o volném pohybu těchto údajů (a o zrušení nařízení (ES) č. 45/2001).

Toto prohlášení o ochraně osobních údajů uvádí, z jakých důvodů Komise vaše osobní údaje zpracovává, jakým způsobem je shromažďuje, jak s nimi nakládá a jak zajišťuje ochranu všech údajů, které získá. Dále je zde uvedeno, jak jsou tyto informace použity a jaká práva ve vztahu ke svým osobním údajům máte. Prohlášení obsahuje také kontakt na odpovědného správce údajů, kterého můžete žádat o uplatnění svých práv, dále na pověřence pro ochranu osobních údajů a evropského inspektora ochrany údajů.

Níže uvádíme informace týkající se operace zpracování údajů „Žádosti o publikační služby pro všeobecné publikace“, kterou provádí oddělení B „Výroba publikací“ Úřadu pro publikace Evropské unie.

2. Proč a jak vaše osobní údaje zpracováváme?

Účel zpracování údajů: Ředitelství B „Výroba publikací“ Úřadu pro publikace spravuje Portál autorů jednotné produkční platformy (UPP), díky němuž mohou útvary orgánů, institucí a jiných subjektů EU předkládat Úřadu pro publikace žádosti o publikační služby pro všeobecné publikace nebo využívat nástroj pro společné plánování, který umožňuje koordinaci plánů publikací na místní úrovni (v rámci GŘ) a na úrovni orgánu. Jako uživatel Portálu autorů jednotné produkční platformy můžete začít používat nástroj společného plánování tak, že zatrhnete políčko, kterým vyjádříte souhlas s touto částí zpracování.

Vaše osobní údaje shromažďujeme, když si vytváříte uživatelský profil v Portálu autorů jednotné výrobní platformy a když portál používáte k podání žádosti na Portál autorů jednotné výrobní platformy a/nebo když do nástroje pro společné plánování zadáváte plánovanou publikaci. Tyto osobní údaje používáme k tomu, aby bylo možné vyřizovat a spravovat žádosti o publikace a fakturovat autorské služby a zajistit soulad s publikační politikou daného generálního ředitelství / instituce, a abychom mohli mezi zúčastněnými generálními ředitelstvími Komise a dalšími orgány a institucemi EU koordinovat plánování publikací.

V případě, že jste v minulosti používali také DemPubWeb, technický předchůdce Portálu autorů jednotné výrobní platformy, uchováváme vaše osobní údaje spolu s příslušnými žádostmi o publikační služby, a to pro referenční účely. Tyto informace máte k dispozici v rámci „DemPubWeb“ (v režimu pouze pro čtení). Vztahuje se na ně doba uchovávání uvedená v oddíle 5.

Vaše osobní údaje nebudou využity k automatizovanému rozhodování, tedy ani k profilování.

3. Na jakém právním základě vaše osobní údaje zpracováváme?

Vaše osobní údaje zpracováváme, jelikož

– je zpracování nezbytné ke splnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci, kterým je orgán nebo subjekt Unie pověřen

a jelikož

– jako subjekt údajů dáváte v okamžiku, když žádáte o uživatelský profil na jednotné výrobní platformě, a poté opět v okamžiku, když zadáváte osobní údaje do formuláře žádosti na portálu autorů, souhlas se zpracováním svých osobních údajů pro tyto účely

Dodatečný právní základ:

rozhodnutí Evropského parlamentu, Rady, Komise, Soudního dvora, Účetního dvora, Evropského hospodářského a sociálního výboru a Výboru regionů 2009/496/ES ze dne 26. června 2009 o organizaci a způsobu práce Úřadu pro publikace Evropské unie

4. Které osobní údaje shromažďujeme a dále zpracováváme?

K provádění této operace zpracování shromažďuje ředitelství B „Výroba publikací“ Úřadu pro publikace tyto kategorie osobních údajů:

pracovník odpovědný za žádost, pracovník odpovědný za projekt a finanční kontakt, iniciátor plánu a koordinátor plánu (může jít o tutéž osobu):

• povinné: křestní jméno, příjmení, e-mailová adresa, telefonní číslo, orgán, instituce, agentura nebo jiný subjekt EU (automaticky převedeno z aplikace EU Login, nelze upravovat)
• nepovinné pro iniciátora plánu a koordinátora plánu: další e-mail a oddělení.

Poskytování osobních údajů je povinné proto, aby byl zachován uživatelský profil na Portálu autorů jednotné výrobní platformy a aby Úřad pro publikace mohl zpracovat žádosti o publikační služby.

5. Jak dlouho vaše osobní údaje uchováváme?

Ředitelství B „Výroba publikací“ Úřadu pro publikace uchovává vaše osobní údaje pouze po dobu nezbytnou ke splnění účelu sběru nebo dalšího zpracování, tj. po dobu deset let od uzavření projektu. To platí i pro starší data původně registrovaná v DemPubWeb, technickém předchůdci Portálu autorů jednotné výrobní platformy, který je uživatelům přístupný pouze pro referenční účely v režimu pro čtení.

6. Jak zajišťujeme ochranu a zabezpečení vašich osobních údajů?

Všechny osobní údaje v elektronické podobě (e-maily, dokumenty, databáze, nahrané dávky dat atd.) jsou uloženy na serverech Evropské komise. Veškeré zpracování údajů se řídí rozhodnutím Komise (EU, Euratom) 2017/46 ze dne 10. ledna 2017 o bezpečnosti komunikačních a informačních systémů v Evropské komisi.

Za účelem ochrany vašich osobních údajů zavedla Komise řadu technických a organizačních opatření. Mezi ta technická patří opatření vhodná k řešení bezpečnosti na internetu, rizika ztráty údajů, změny údajů nebo neoprávněného přístupu, přičemž se zohledňuje riziko spojené se zpracováním údajů a povaha zpracovávaných osobních údajů. Organizační opatření zahrnují omezení přístupu k údajům pouze na oprávněné osoby, jež mají legitimní důvod se s nimi seznámit za účelem jejich zpracování.

7. Kdo má k vašim údajům přístup a komu se dále poskytují?

Přístup k vašim osobním údajům se poskytuje zaměstnancům Komise, kteří odpovídají za provedení této operace zpracování, a oprávněným zaměstnancům podle zásady „vědět jen to nejnutnější“. Tito pracovníci jsou vázáni zákonnými požadavky a v případě potřeby také dalšími dohodami o zachování důvěrnosti.

8. Jaká máte práva a jak je můžete uplatnit?

Jako tzv. subjekt údajů máte podle kapitoly III (články 14 až 25) nařízení (EU) 2018/1725 specifická práva, zejména právo na přístup ke svým osobním údajům a na jejich opravu nebo vymazání a právo na omezení jejich zpracování. V příslušných případech máte rovněž právo vznést námitku proti zpracování nebo právo na přenositelnost údajů.

Proti zpracování vašich osobních údajů, které se zákonným způsobem provádí podle čl. 5 odst. 1 písm. a), máte právo vznést námitku.

Za účelem tohoto zpracování jste udělili souhlas s poskytnutím svých osobních údajů ředitelství B „Výroba publikací“ Úřadu pro publikace. Svůj souhlas můžete kdykoli odvolat oznámením svého rozhodnutí správci údajů. Odvolání souhlasu nijak neovlivní zákonnost zpracování provedeného před tím, než jste souhlas odvolali.

Svá práva můžete uplatnit tak, že se obrátíte na správce údajů nebo v případě sporu na pověřence pro ochranu osobních údajů. V případě potřeby se můžete obrátit na evropského inspektora ochrany údajů. Kontaktní informace jsou uvedeny níže v bodě 9.

Pokud chcete uplatnit svá práva v souvislosti s jednou nebo několika konkrétními operacemi zpracování, uveďte ve své žádosti jejich popis (tj. referenční čísla, viz bod 10 níže).

9. Kontaktní údaje

Správce údajů

Pokud byste chtěli uplatnit svá práva podle nařízení (EU) 2018/1725 nebo máte-li připomínky, otázky nebo obavy či pokud byste chtěli podat stížnost ohledně shromažďování a používání vašich osobních údajů, obraťte se prosím na správce údajů, ředitelství B „Výroba publikací“ Úřadu pro publikace (info@publications.europa.eu).

Pověřenec Evropské komise pro ochranu osobních údajů (DPO)

V souvislosti se zpracováním vašich osobních údajů podle nařízení (EU) 2018/1725 se můžete obrátit na pověřence pro ochranu osobních údajů (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu).

Evropský inspektor ochrany údajů (EIOÚ)

Pokud se domníváte, že v důsledku zpracování vašich osobních údajů správcem údajů došlo k porušení vašich práv podle nařízení (EU) 2018/1725, máte právo podat stížnost u evropského inspektora ochrany údajů (edps@edps.europa.eu).

10. Kde najdete podrobnější informace?

Pověřenec Evropské komise pro ochranu osobních údajů zveřejňuje rejstřík všech operací obnášejících zpracování osobních údajů ze strany Komise, jež byly zdokumentovány a které mu byly oznámeny. Rejstřík najdete na této adrese: http://ec.europa.eu/dpo-register.

Tato konkrétní operace zpracování údajů byla zanesena do veřejného rejstříku pověřence pro ochranu osobních údajů pod tímto referenčním číslem: DPR-EC-00424.