OCHRANA OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Operace zpracování údajů: Distribuční systém Úřadu pro publikace (OPDS)

Správce údajů: Úřad pro publikace Evropské unie, oddělení D.1 „Vztahy se zúčastněnými stranami a osvěta“

Referenční číslo: DPR-EC-00515.6

1. Úvod

Evropská komise (dále jen „Komise“) se zavázala chránit vaše osobní údaje a respektovat vaše soukromí. Komise shromažďuje a dále zpracovává osobní údaje podle nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2018/1725 ze dne 23. října 2018 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů orgány, institucemi a jinými subjekty Unie a o volném pohybu těchto údajů (a o zrušení nařízení (ES) č. 45/2001).

Toto prohlášení o ochraně soukromí uvádí, z jakých důvodů Komise vaše osobní údaje zpracovává, jakým způsobem je shromažďuje, jak s nimi nakládá a jak zajišťuje ochranu všech údajů, které získá. Dále je zde uvedeno, jak jsou tyto informace použity a jaká práva ve vztahu ke svým osobním údajům máte. Prohlášení obsahuje také kontakt na odpovědného správce údajů, kterého můžete žádat o uplatnění svých práv, dále na pověřence pro ochranu osobních údajů a evropského inspektora ochrany údajů.

Níže uvádíme informace týkající se operace zpracování údajů „Distribuční systém Úřadu pro publikace (OPDS)“, kterou provádí oddělení D.4„Tisk a distribuce“ Úřadu pro publikace Evropské unie.

2. Proč a jak vaše osobní údaje zpracováváme?

Účel zpracování údajů: Oddělení D.4„Tisk a distribuce“ Úřadu pro publikace shromažďuje a používá vaše osobní údaje proto, aby tento úřad mohl spravovat své zásoby, vyřizovat vaše objednávky a poskytnout vám požadované logistické služby.

Vaše osobní údaje nebudou využity k automatizovanému rozhodování, tedy ani k profilování.

3. Na jakém právním základě vaše osobní údaje zpracováváme?

Vaše osobní údaje zpracováváme z těchto důvodů:

— zpracování je nezbytné ke splnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci, kterým je orgán nebo subjekt Unie pověřen

a dále

— pokud si něco objednáte a vyplníte své osobní údaje, dáváte jako subjekt údajů svůj souhlas se zpracováním vašich osobních údajů za účelem vyřízení vaší objednávky.

Právní základ pro zpracování údajů: mandát Úřadu pro publikace Evropské unie, rozhodnutí Evropského parlamentu, Rady, Komise, Soudního dvora, Účetního dvora, Evropského hospodářského a sociálního výboru a Výboru regionů 2009/496/ES ze dne 26. června 2009 o organizaci a způsobu práce Úřadu pro publikace Evropské unie.

4. Které osobní údaje shromažďujeme a dále zpracováváme?

K provádění této operace zpracování shromažďuje oddělení D.4 „Tisk a distribuce“ Úřadu pro publikace tyto kategorie osobních údajů:

1. Údaje o registrovaných uživatelích OPDS (kteří pro účely přístupu do systému OPDS obdrželi identifikátor uživatele a heslo); údaje potřebné k přidělení a správě identifikátoru uživatele:

• uživatelské jméno + heslo (EU Login)
• uživatelský profil
• identifikátor uživatele (OPDS a SAP)
• e-mailová adresa
• administrativní subjekt (pouze pro zaměstnance EU)
• název společnosti (pouze pro dodavatele tiskových služeb)
• upřednostňovaný jazyk (lze změnit kdykoli při přihlášení do systému OPDS)

2. Údaje o uživatelích portálu Úřadu pro publikace – údaje shromážděné při objednávání publikací:

• jméno příjemce
• doručovací adresa
• katalogová čísla objednávaných publikací
• telefonní číslo příjemce (povinné pouze u expresních anebo sledovaných zásilek)
• e-mailová adresa

Poskytnutí osobních údajů je povinné, abychom mohli poskytnout požadované služby.

5. Jak dlouho vaše osobní údaje uchováváme?

Oddělení D.4 „Tisk a distribuce“ Úřadu pro publikace uchovává vaše osobní údaje pouze po dobu nezbytnou ke splnění účelu, za kterým byly shromážděny, nebo k jejich dalšímu zpracování. Pro registrované uživatele OPDS jsou údaje uchovávány tak dlouho, dokud je požadován přístup. U údajů shromážděných v souvislosti s objednáním publikací, 5 let od vyřízení objednávky. Veškeré údaje související s hromadnými objednávkami, 6 měsíců od jejich vyřízení.

6. Jak zajišťujeme ochranu a zabezpečení vašich osobních údajů?

Všechny osobní údaje v elektronické podobě (e-mailové zprávy, dokumenty, databáze, nahrané dávky dat atd.) jsou uloženy na serverech Evropské komise nebo jejích smluvních dodavatelů. Veškeré zpracování údajů se řídí rozhodnutím Komise (EU, Euratom) 2017/46 ze dne 10. ledna 2017 o bezpečnosti komunikačních a informačních systémů v Evropské komisi.

Smluvní dodavatelé Komise jsou vázáni zvláštním smluvním ustanovením o zpracovávání vašich údajů jménem Komise a povinnostmi týkajícími se důvěrnosti, jež vyplývají z obecného nařízení o ochraně osobních údajů (nařízení (EU) 2016/679 – GDPR).

Za účelem ochrany vašich osobních údajů zavedla Komise řadu technických a organizačních opatření. Mezi technická opatření patří opatření vhodná k řešení bezpečnosti na internetu, rizika ztráty údajů, změny údajů nebo neoprávněného přístupu, přičemž se zohledňuje riziko spojené se zpracováním údajů a povaha zpracovávaných osobních údajů. Mezi organizační opatření patří omezení přístupu k osobním údajům pouze na pověřené osoby, jež mají legitimní důvod se s nimi seznámit pro účely jejich zpracování.

7. Kdo má k vašim údajům přístup a komu se dále poskytují?

Přístup k vašim osobním údajům mají zaměstnanci Evropské komise, kteří odpovídají za jejich zpracování, a oprávnění zaměstnanci, kteří je z konkrétního důvodu potřebují znát. Tito zaměstnanci jsou vázáni zákonnými požadavky a v případě potřeby také dalšími dohodami o zachování důvěrnosti.

Služba, která fyzicky vyřizuje objednávky (smlouva č. 10828, konec platnosti: květen 2030): Paragon Supply Services, 350 avenue des entreprises, Parc d’Activités de la Galance, 62221 Noyelles-Sous-Lens, Francie

8. Jaká jsou vaše práva a jak je můžete uplatnit?

Jako tzv. subjekt údajů máte podle kapitoly III (články 14–25) nařízení (EU) 2018/1725 specifická práva, zejména právo na přístup ke svým osobním údajům, na jejich opravu nebo vymazání a dále právo na omezení jejich zpracování. V příslušných případech máte rovněž právo vznést námitku proti zpracování nebo právo na přenositelnost údajů.

Proti zpracování vašich osobních údajů, které se zákonným způsobem provádí podle čl. 5 odst. 1 písm. a), máte právo vznést námitku.

Svá práva můžete uplatnit tak, že se obrátíte na správce údajů, nebo v případě sporu na pověřence pro ochranu osobních údajů. V případě potřeby se můžete obrátit na evropského inspektora ochrany údajů. Jejich kontaktní údaje jsou uvedeny v bodě 9 níže.

Pokud chcete uplatnit svá práva v souvislosti s jednou nebo více konkrétními operacemi zpracování, uveďte ve své žádosti jejich popis (tj. referenční číslo, viz bod 10 níže).

9. Kontaktní údaje

• Správce údajů

Pokud byste chtěli uplatnit svá práva podle nařízení (EU) 2018/1725 nebo máte-li připomínky, otázky či obavy, nebo pokud byste chtěli podat stížnost ohledně shromažďování a používání vašich osobních údajů, obraťte se na správce údajů, oddělení D.4 „Tisk a distribuce“, Úřad pro publikace.

• Pověřenec Evropské komise pro ochranu osobních údajů (DPO)

V souvislosti se zpracováním vašich osobních údajů podle nařízení (EU) 2018/1725 můžete kontaktovat pověřence Evropské komise pro ochranu osobních údajů (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu).

• Evropský inspektor ochrany údajů (EIOÚ)

Pokud se domníváte, že v důsledku zpracování vašich osobních údajů správcem údajů došlo k porušení vašich práv podle nařízení (EU) 2018/1725, máte právo podat stížnost u evropského inspektora ochrany údajů (edps@edps.europa.eu).

10. Kde najdete podrobnější informace?

Pověřenec Evropské komise pro ochranu osobních údajů zveřejňuje rejstřík všech operací obnášejících zpracování osobních údajů ze strany Komise, jež byly zdokumentovány a které mu byly oznámeny. Rejstřík najdete na této adrese: http://ec.europa.eu/dpo-register.

Tato konkrétní operace zpracování údajů byla zanesena do veřejného rejstříku pověřence pro ochranu osobních údajů pod tímto referenčním číslem: DPR-EC-00515.