ZAŠTITA VAŠIH OSOBNIH PODATAKA

Postupak obrade: Distribucijski sustav Ureda za publikacije (OPDS)

Voditelj obrade podataka: Ured za publikacije Europske unije, odjel D.1 „Odnosi s dionicima i informiranje javnosti”

Broj upisa: DPR-EC-00515.6

1. Uvod

Europska komisija (dalje u tekstu „Komisija”) obvezala se da će štititi vaše osobne podatke i poštovati vašu privatnost. Komisija prikuplja i dalje obrađuje osobne podatke u skladu s Uredbom (EU) 2018/1725 Europskog parlamenta i Vijeća od 23. listopada 2018. o zaštiti pojedinaca u vezi s obradom osobnih podataka u institucijama, tijelima, uredima i agencijama Unije i o slobodnom kretanju takvih podataka (te o stavljanju izvan snage Uredbe (EZ) br. 45/2001).

U ovoj izjavi o zaštiti osobnih podataka objašnjava se zašto obrađujemo osobne podatke, kako ih prikupljamo, postupamo s njima i štitimo ih, kako se ti podaci upotrebljavaju te koja su vaša prava u pogledu vaših osobnih podataka. Navedeni su i podaci za kontakt nadležnog voditelja obrade podataka kojem se možete obratiti da biste ostvarili svoja prava, službenika za zaštitu podataka i Europskog nadzornika za zaštitu podataka.

U nastavku su informacije o postupku obrade „Distribucijski sustav Ureda za publikacije (OPDS)”, koji provodi odjel D.4 „Tisak i distribucija” Ureda za publikacije Europske unije.

2. Zašto i kako obrađujemo vaše osobne podatke?

Svrha postupka obrade: odjel D.4 „Tisak i distribucija” Ureda za publikacije prikuplja i upotrebljava vaše osobne podatke kako bi mogao upravljati svojim zalihama, izvršiti vaše narudžbe i pružati vam zatražene logističke usluge.

Vaši osobni podaci neće se upotrebljavati za automatizirano donošenje odluka, uključujući izradu profila.

3. Koji su pravni temelji za obradu vaših osobnih podataka?

Vaše osobne podatke obrađujemo:

jer je to nužno za izvršavanje zadaće od javnog interesa ili pri izvršavanju službene ovlasti dodijeljene instituciji ili tijelu Unije,

a usto

kad napravite narudžbu i ispunite svoje osobne podatke, kao ispitanik dajete privolu za obradu svojih osobnih podataka u svrhu izvršenja narudžbe.

Pravna osnova za obradu: mandat Ureda za publikacije, Odluka (2009/496/EZ, Euratom) Europskog parlamenta, Vijeća, Komisije, Suda, Revizorskog suda, Gospodarskog i socijalnog odbora i Odbora regija od 26. lipnja 2009. o organizaciji i radu Ureda za publikacije Europske unije.

4. Koje osobne podatke prikupljamo i dalje obrađujemo?

U svrhu ovog postupka obrade odjel D.4 „Tisak i distribucija” Ureda za publikacije prikuplja sljedeće kategorije osobnih podataka:

1. pojedinosti o registriranim korisnicima OPDS-a (s korisničkim imenom i lozinkom za pristup OPDS-u); podatke potrebne za odobravanje pristupa i upravljanje korisničkim imenom:

• korisničko ime + lozinka (EU Login)
• korisnički profil
• korisničko ime (OPDS i SAP)
• e-adresu
• administrativni subjekt (samo za osoblje EU-a)
• ime poduzeća (samo za tiskarske dobavljače)
• željeni jezik (može se promijeniti pri svakom pristupu OPDS-u)

2. podatke o korisnicima Portala Ureda za publikacije – podatke prikupljene pri naručivanju publikacija:

• ime primatelja
• adresu za dostavu
• kataloške brojeve naručenih publikacija
• broj telefona primatelja (obvezno samo za hitne pošiljke i/ili praćene pošiljke)
• e-adresu

Vaši osobni podaci neophodni su nam za pružanje zatraženih usluga.

5. Koliko dugo čuvamo vaše osobne podatke?

Odjel D.4 „Tisak i distribucija” Ureda za publikacije čuva vaše osobne podatke samo onoliko dugo koliko je potrebno za ostvarenje svrhe njihova prikupljanja ili daljnje obrade. Podaci o registriranim korisnicima OPDS-a zadržavaju se sve dok je potreban pristup. Podaci prikupljeni u kontekstu naručivanja publikacija čuvaju se pet godina od izvršenja narudžbe. Podaci povezani s masovnim narudžbama čuvaju se šest mjeseci od izvršenja narudžbe.

6. Kako štitimo vaše osobne podatke?

Svi osobni podaci u elektroničkom obliku (e-pošta, dokumenti, baze podataka, učitane serije podataka itd.) pohranjuju se na poslužiteljima Europske komisije ili njezinih ugovaratelja. Svi postupci obrade provode se u skladu s Odlukom Komisije (EU, Euratom) 2017/46 od 10. siječnja 2017. o sigurnosti komunikacijskih i informacijskih sustava u Europskoj komisiji.

Ugovaratelji Komisije obvezani su posebnom ugovornom klauzulom pri svakoj obradi vaših podataka u ime Komisije i obvezama u pogledu povjerljivosti koje proizlaze iz Opće uredbe o zaštiti podataka (Uredba (EU) 2016/679).

Komisija je uvela niz tehničkih i organizacijskih mjera kako bi zaštitila vaše osobne podatke. Tehničke mjere obuhvaćaju odgovarajuće aktivnosti u svrhu sigurnosti na internetu i zaštite od gubitka podataka, promjene podataka ili neovlaštenog pristupa, pri čemu se uzimaju u obzir rizik koji čini obrada i priroda osobnih podataka koji se obrađuju. Organizacijske mjere obuhvaćaju ograničavanje pristupa osobnim podacima isključivo na ovlaštene osobe kojima je pristup nužan za postupak obrade.

7. Tko ima pristup vašim osobnim podacima i kome se oni otkrivaju?

Pristup vašim osobnim podacima ima osoblje Komisije koje je odgovorno za postupak obrade i ovlašteno osoblje prema načelu nužnog pristupa. To osoblje mora poštovati zakonske obveze i eventualne dodatne ugovore o povjerljivosti.

Usluga povezana s ispunjavanjem fizičkih narudžbi (ugovor 10828, istek: svibanj 2030.): Paragon Supply Services, 350 avenue des entreprises, Parc d'Activités de la Galance, 62221 Noyelles-Sous-Lens, Francuska

8. Koja su vaša prava i kako ih možete ostvariti?

Kao „ispitanik” imate posebna prava na temelju poglavlja III. (članci od 14. do 25.) Uredbe (EU) 2018/1725, posebice pravo na pristup svojim osobnim podacima, njihov ispravak ili brisanje i pravo na ograničenje obrade vaših osobnih podataka. U određenim slučajevima imate i pravo prigovora na obradu ili pravo na prenosivost podataka.

Imate pravo prigovora na obradu svojih osobnih podataka, koja se zakonito provodi u skladu s člankom 5. stavkom 1. točkom (a).

Da biste ostvarili svoja prava, možete se obratiti voditelju obrade podataka, a u slučaju spora službeniku za zaštitu podataka. Ako je potrebno, možete se obratiti i Europskom nadzorniku za zaštitu podataka. Njihovi podaci za kontakt navedeni su u 9. odjeljku.

Ako želite ostvariti svoja prava u pogledu jednog ili više konkretnih postupaka obrade, jasno ih navedite u zahtjevu (tj. navedite njihov broj upisa u registar iz 10. odjeljka).

9. Podaci za kontakt

• Voditelj obrade podataka

Ako želite ostvariti svoja prava na temelju Uredbe (EU) 2018/1725, imate primjedbi, pitanja ili nedoumica, ili ako želite podnijeti pritužbu u vezi s prikupljanjem i uporabom vaših osobnih podataka, obratite se voditelju obrade podataka u odjelu D.4 „Tisak i distribucija” Ureda za publikacije.

• Komisijin službenik za zaštitu podataka

Za pitanja povezana s obradom vaših osobnih podataka na temelju Uredbe (EU) 2018/1725 možete se obratiti službeniku za zaštitu podataka (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu).

• Europski nadzornik za zaštitu podataka

Ako smatrate da su prava koja ostvarujete na temelju Uredbe (EU) 2018/1725 povrijeđena obradom vaših osobnih podataka za koju je odgovoran voditelj obrade, imate pravo obratiti se (tj. podnijeti pritužbu) Europskom nadzorniku za zaštitu podataka (edps@edps.europa.eu).

10. Gdje možete pronaći podrobnije informacije?

Komisijin službenik za zaštitu podataka objavljuje registar svih postupaka obrade osobnih podataka koje provodi Komisija, koji su dokumentirani i koji su mu prijavljeni. Tom registru možete pristupiti na sljedećoj poveznici: http://ec.europa.eu/dpo-register.

Ovaj postupak obrade uvršten je u javni registar službenika za zaštitu podataka pod sljedećim brojem upisa: DPR-EC-00515.