Informativa sulla privacy: piattaforma unificata di produzione (UPP)

Protezione dei dati personali
La presente informativa riguarda il trattamento e la protezione dei dati personali.
Trattamento: Richieste di servizi editoriali per pubblicazioni di carattere generale
Titolare del trattamento: Ufficio delle pubblicazioni dell'Unione europea, direzione B, "Servizi di produzione per le pubblicazioni"
Numero di registro: DPR-EC-00424

1. Introduzione

La Commissione europea ("Commissione") si impegna a proteggere i dati personali e a rispettare la privacy di ciascuno. La Commissione raccoglie dati personali e li sottopone a ulteriore trattamento conformemente al regolamento (UE) 2018/1725 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 23 ottobre 2018, sulla tutela delle persone fisiche in relazione al trattamento dei dati personali da parte delle istituzioni, degli organi e degli organismi dell'Unione e sulla libera circolazione di tali dati (e che abroga il regolamento (CE) n. 45/2001).

Scopo di questa informativa è spiegare i motivi per cui vengono trattati i dati personali, il modo in cui sono raccolti, gestiti, protetti tutti i dati personali, quale uso è fatto delle informazioni ricavate e quali sono i diritti dell'utente al riguardo. Nell'informativa sono inoltre elencati i recapiti del titolare del trattamento, a cui è possibile rivolgersi per esercitare i propri diritti, del responsabile della protezione dei dati e del Garante europeo della protezione dei dati.

Le informazioni relative al trattamento "Richieste di servizi editoriali per pubblicazioni di carattere generale", effettuato dalla direzione B "Servizi di produzione per le pubblicazioni" dell'Ufficio delle pubblicazioni dell'Unione europea, sono riportate di seguito.

2. Perché e come vengono trattati i dati personali

Finalità del trattamento: la direzione B "Servizi di produzione per le pubblicazioni" dell'Ufficio delle pubblicazioni gestisce il portale per gli autori (Author portal) della piattaforma unificata di produzione (UPP), che consente ai servizi delle istituzioni, degli organi e delle agenzie dell'UE di presentare richieste di servizi editoriali per pubblicazioni di carattere generale all'Ufficio delle pubblicazioni o di utilizzare lo strumento collaborativo di pianificazione al fine di coordinare le future pubblicazioni a livello locale (all'interno di una DG) e a livello istituzionale.

Raccogliamo i dati personali (indirizzo e-mail, nome e cognome) quando viene creato un profilo utente nell'UPP e quando viene presentata una richiesta al portale per gli autori dell'UPP e/o inserita una pubblicazione programmata nello strumento collaborativo di pianificazione.

Trattiamo i dati personali per una o più delle seguenti finalità:

• rispondere e gestire le richieste di servizi editoriali e, in caso di prestazioni a pagamento, fatturare il servizio richiedente;
• coordinare la pianificazione delle pubblicazioni tra le DG della Commissione, le istituzioni e gli organismi dell'UE partecipanti;
• contattare gli utenti nel contesto di sondaggi riguardanti il portale per gli autori o qualsiasi altro servizio offerto dall'OP;
• offrire corsi di formazione, scambi di buone pratiche, newsletter, eventi su temi legati all'editoria;
• condividere con gli utenti informazioni sull'attività editoriale e sollecitare un riscontro sui nostri servizi;
• gestire i diritti di accesso al sistema e produrre statistiche aggregate sugli utenti;
• mantenere una panoramica dettagliata delle richieste di accesso tramite lo strumento MS PowerBI.

I dati personali non saranno utilizzati per processi decisionali automatizzati, compresa la profilazione.

3. Quali sono le basi giuridiche che disciplinano il trattamento dei dati personali

Trattiamo i dati personali perché:

- il trattamento è necessario per l'esecuzione di un compito svolto nell'interesse pubblico o nell'esercizio di pubblici poteri di cui sono investiti l'istituzione o l'organo dell'Unione

e

- quando chiede un profilo utente per l'UPP, nonché quando inserisce i propri dati personali nel modulo di richiesta del portale per gli autori, l'interessato acconsente al trattamento dei propri dati personali per tali finalità.

Base giuridica supplementare:

decisione 2009/496/CE, Euratom del Parlamento europeo, del Consiglio, della Commissione, della Corte di giustizia, della Corte dei conti, del Comitato economico e sociale europeo e del Comitato delle regioni, del 26 giugno 2009, relativa all'organizzazione e al funzionamento dell'Ufficio delle pubblicazioni dell'Unione europea.

4. Quali sono i dati personali raccolti e sottoposti a ulteriore trattamento

Per effettuare il trattamento la direzione B "Servizi di produzione per le pubblicazioni" dell'Ufficio delle pubblicazioni raccoglie le seguenti categorie di dati personali:

responsabile della richiesta, responsabile del progetto e referente finanziario, iniziatore del piano e coordinatore del piano (possono essere la stessa persona):

• dati obbligatori: nome, cognome, indirizzo e-mail, numero di telefono, istituzione, agenzia od organo dell'UE (ripresi automaticamente da EU Login e non modificabili);
• dati facoltativi per l'iniziatore del piano e il coordinatore del piano: e-mail e unità supplementari.

La fornitura di dati personali è obbligatoria per mantenere un profilo utente nel portale per gli autori dell'UPP e per l'esame delle richieste di servizi editoriali da parte dell'Ufficio delle pubblicazioni.

5. Per quanto tempo sono conservati i dati personali

La direzione B "Servizi di produzione per le pubblicazioni" dell'Ufficio delle pubblicazioni conserva i dati personali solo per il tempo necessario alla finalità per cui sono stati raccolti o sottoposti a ulteriore trattamento, vale a dire per 10 anni dalla chiusura del progetto.

6. In che modo vengono protetti e salvaguardati i dati personali

Tutti i dati personali in formato elettronico (e-mail, documenti, banche dati, insiemi di dati caricati ecc.) sono conservati nei server della Commissione. Tutti i trattamenti sono effettuati ai sensi della decisione (UE, Euratom) 2017/46 della Commissione, del 10 gennaio 2017, sulla sicurezza dei sistemi di comunicazione e informazione della Commissione europea.

Per proteggere i dati personali, la Commissione ha preso una serie di misure tecniche e organizzative. Tra le misure tecniche figurano interventi mirati alla sicurezza online e a contrastare il rischio di perdita o modifica dei dati o di accesso non autorizzato, tenendo conto dei rischi che presentano il trattamento e la natura dei dati trattati. Le misure organizzative includono il fatto di limitare l'accesso ai dati personali esclusivamente alle persone autorizzate con legittima necessità di sapere ai fini del trattamento specifico.

7. Chi ha accesso ai dati personali e a chi sono divulgati

L'accesso ai dati personali è consentito al personale della Commissione incaricato dello specifico trattamento e al personale autorizzato in base al principio della "necessità di sapere". Tale personale è tenuto a rispettare le norme di legge e altri eventuali accordi in materia di riservatezza.

8. Quali sono i diritti dell'interessato e come può esercitarli

I diritti dell'utente in quanto "interessato" sono specificati al capo III (articoli da 14 a 25) del regolamento (UE) 2018/1725 e comprendono in particolare il diritto di accedere ai dati personali, di rettificarli o cancellarli e il diritto di limitarne il trattamento. Ove applicabile l'utente ha anche il diritto di opporsi al trattamento e il diritto alla portabilità dei dati.

Ha il diritto di opporsi al trattamento dei dati personali, che è lecito a norma dell'articolo 5, paragrafo 1, lettera a).

L'utente ha acconsentito a fornire i dati personali alla direzione B "Servizi di produzione per le pubblicazioni" dell'Ufficio delle pubblicazioni per il presente trattamento. Tale consenso è revocabile in qualsiasi momento tramite notifica al titolare del trattamento. La revoca del consenso non pregiudicherà la liceità del trattamento effettuato prima della revoca.

Per l'esercizio dei propri diritti è possibile rivolgersi al titolare del trattamento o, in caso di conflitto, al responsabile della protezione dei dati. Se necessario, è possibile rivolgersi anche al Garante europeo della protezione dei dati. I loro recapiti figurano al punto 9.

Per esercitare i propri diritti in relazione a uno o più trattamenti specifici occorre indicarne il riferimento (vale a dire il numero di registro, come specificato al punto 10) nella richiesta.

9. Contatti

Il titolare del trattamento

Per esercitare i propri diritti a norma del regolamento (UE) 2018/1725, oppure per osservazioni, domande o dubbi, o per presentare un reclamo in merito alla raccolta e all'uso dei dati personali, è possibile contattare il titolare del trattamento, vale a dire la direzione B, "Servizi di produzione per le pubblicazioni" dell'Ufficio delle pubblicazioni, all'indirizzo: info@publications.europa.eu.

Il responsabile della protezione dei dati della Commissione

Per le questioni riguardanti il trattamento dei dati personali a norma del regolamento (UE) 2018/1725 è possibile contattare il responsabile della protezione dei dati (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu).

Il Garante europeo della protezione dei dati (EDPS)

L'interessato ha il diritto di proporre reclamo al Garante europeo della protezione dei dati (edps@edps.europa.eu) se ritiene che siano stati violati i diritti di cui gode ai sensi del regolamento (UE) 2018/1725 a seguito del trattamento dei propri dati personali da parte del titolare del trattamento.

10. Dove trovare ulteriori informazioni

Il responsabile della protezione dei dati della Commissione pubblica il registro di tutti i trattamenti di dati personali effettuati dalla Commissione che sono stati documentati e gli sono stati notificati. Il registro è accessibile al seguente link: http://ec.europa.eu/dpo-register.

Questo specifico trattamento è stato inserito nel registro pubblico del responsabile della protezione dei dati con il seguente numero di registro: DPR-EC-00424.