Pareiškimas dėl privatumo. Bendra leidybos platforma („Unified Production Platform“, UPP)

Jūsų asmens duomenų apsauga
Šiame pareiškime dėl privatumo pateikiama informacija apie jūsų asmens duomenų tvarkymą ir apsaugą.
Duomenų tvarkymo operacija: prašymai teikti bendro pobūdžio leidinių leidybos paslaugas
Duomenų valdytojas: Europos Sąjungos leidinių biuras, B direktoratas „Leidyba“
Registracijos numeris: DPR-EC-00424

1. Įvadas

Europos Komisija (toliau – Komisija) yra įsipareigojusi saugoti jūsų asmens duomenis ir gerbti jūsų privatumą. Komisija renka ir vėliau tvarko asmens duomenis laikydamasi 2018 m. spalio 23 d. Europos Parlamento ir Tarybos reglamento (ES) 2018/1725 dėl fizinių asmenų apsaugos Sąjungos institucijoms, organams, tarnyboms ir agentūroms tvarkant asmens duomenis ir dėl laisvo tokių duomenų judėjimo, kuriuo panaikinamas Reglamentas (EB) Nr. 45/2001.

Šiame pareiškime dėl privatumo paaiškinama, kodėl tvarkome jūsų asmens duomenis, kaip renkame ir tvarkome visus asmens duomenis, kaip užtikriname visų pateiktų asmens duomenų apsaugą, kaip ta informacija naudojama ir kokiomis su savo asmens duomenimis susijusiomis teisėmis galite naudotis. Jame taip pat pateikiami atsakingo duomenų valdytojo, į kurį galite kreiptis, kad pasinaudotumėte savo teisėmis, duomenų apsaugos pareigūno ir Europos duomenų apsaugos priežiūros pareigūno kontaktiniai duomenys.

Toliau pateikiama informacija, susijusi su Europos Sąjungos leidinių biuro B direktorato „Leidyba“ duomenų tvarkymo operacija „Prašymai teikti bendro pobūdžio leidinių leidybos paslaugas“.

2. Kodėl ir kaip tvarkome jūsų asmens duomenis?

Duomenų tvarkymo tikslas. Leidinių biuro B direktoratas „Leidyba“ tvarko Bendros leidybos platformos Autorių portalą (angl. „Author portal of the Unified Production Platform (UPP“), kuriame ES institucijų, įstaigų ir agentūrų tarnybos gali Leidinių biurui teikti prašymus dėl bendro pobūdžio leidinių leidybos paslaugų arba naudotis bendradarbiaujamąja planavimo priemone, kuri suteikia galimybę koordinuoti būsimus leidinius vietos (generalinio direktorato) ir institucijos lygmenimis. UPP Autorių portalo naudotojas gali pasirinkti naudotis bendradarbiaujamąja planavimo priemone pažymėdamas langelį ir taip pareikšdamas, kad sutinka su šia duomenų tvarkymo dalimi.

Jūsų asmens duomenis renkame, kai susikuriate naudotojo profilį UPP ir kai naudojatės Autorių portalu, kad pateiktumėte prašymą UPP Autorių portalui ir (arba) į bendradarbiaujamąją planavimo priemonę įtrauktumėte planuojamą leidinį. Šiuos asmens duomenis naudojame, kad atsakytume į prašymus dėl leidinių ir juos tvarkytume, išrašytume sąskaitas faktūras autorių tarnyboms, taip pat užtikrintume, kad prašymas atitiktų jį pateikiančio generalinio direktorato ir (arba) institucijos leidinių politiką, ir koordinuotume dalyvaujančių Komisijos generalinių direktoratų, ES institucijų ir įstaigų leidinių planavimą.

Jei anksčiau taip pat naudojotės techniniu UPP Autorių portalo pirmtaku „DemPubWeb“, informacijos tikslais saugome jūsų asmens duomenis kartu su atitinkamais prašymais dėl leidybos paslaugų. Šią informaciją, kad su ja susipažintumėte, tik skaitymo režimu galite gauti „DemPubWeb“. Taikomas toliau 5 skirsnyje nurodytas saugojimo laikotarpis.

Jūsų asmens duomenys nebus naudojami automatizuotam sprendimų priėmimui, įskaitant profiliavimą.

3. Kokiu teisiniu pagrindu (-ais) tvarkome jūsų asmens duomenis?

Tvarkome jūsų asmens duomenis, nes:

– tvarkyti duomenis būtina siekiant atlikti užduotį, vykdomą viešojo intereso labui arba vykdant Sąjungos institucijai ar organui pavestus viešosios valdžios įgaliojimus;

taip pat

– kai prašote UPP naudotojo profilio ir dar kartą, kai įvedate savo asmens duomenis Autorių portalo prašymo formoje, kaip duomenų subjektas sutinkate, kad jūsų asmens duomenys būtų tvarkomi šiais tikslais.

Papildomas teisinis pagrindas:

2009 m. birželio 26 d. Europos Parlamento, Tarybos, Komisijos, Teisingumo Teismo, Audito Rūmų, Europos ekonomikos ir socialinių reikalų komiteto ir Regionų komiteto sprendimas 2009/496/EB, Euratomas, dėl Europos Sąjungos leidinių biuro veiklos organizavimo.

4. Kokius asmens duomenis renkame ir toliau tvarkome?

Kad atliktų šią duomenų tvarkymo operaciją, Leidinių biuro B direktoratas „Leidyba“ renka šių kategorijų asmens duomenis:

už prašymą atsakingo asmens, už projektą atsakingo asmens ir asmens ryšiams finansiniais klausimais, plano iniciatoriaus ir plano koordinatoriaus (gali būti tas pats asmuo):

• privalomus duomenis – vardą, pavardę, e. pašto adresą, telefono numerį, ES instituciją, agentūrą arba įstaigą (jie automatiškai gaunami iš „EU Login“ ir jų keisti negalima);
• neprivalomus plano iniciatoriaus ir plano koordinatoriaus duomenis – papildomą e. pašto adresą ir skyrių.

Pateikti asmens duomenis privaloma, kad UPP Autorių portale galėtų būti išsaugotas naudotojo profilis ir kad Leidinių biuras galėtų tvarkyti prašymus dėl leidybos paslaugų.

5. Kiek laiko saugome jūsų asmens duomenis?

Leidinių biuro B direktoratas „Leidyba“ jūsų asmens duomenis saugo tik tiek, kiek reikia tikslui, kuriuo duomenys renkami arba toliau tvarkomi, pasiekti, t. y. 10 metų nuo projekto užbaigimo dienos. Tai taip pat taikoma anksčiau įvestiems duomenims, iš pradžių užregistruotiems techniniame UPP Autorių portalo pirmtake „DemPubWeb“, su kuriais naudotojai gali susipažinti tik skaitymo režimu informacijos tikslais.

6. Kaip saugome jūsų asmens duomenis?

Visi elektroninio formato asmens duomenys (e. laiškai, dokumentai, duomenų bazės, įkelti duomenų rinkiniai ir pan.) saugomi Europos Komisijos serveriuose. Visos duomenų tvarkymo operacijos atliekamos laikantis 2017 m. sausio 10 d. Komisijos sprendimo (ES, Euratomas) 2017/46 dėl Europos Komisijos ryšių ir informacinių sistemų saugumo.

Kad apsaugotų jūsų asmens duomenis, Komisija taiko tam tikras technines ir organizacines priemones. Prie techninių priemonių priskiriami atitinkami veiksmai, kuriais užtikrinamas saugumas internete ir šalinama duomenų praradimo, jų pakeitimo ar neteisėtos prieigos prie jų rizika, atsižvelgiant į su asmens duomenų tvarkymu susijusią riziką ir tvarkomų asmens duomenų pobūdį. Prie organizacinių priemonių priskiriamas prieigos prie asmens duomenų suteikimas tik įgaliotiems asmenims, turintiems teisėtą poreikį su jais susipažinti šios duomenų tvarkymo operacijos tikslais.

7. Kam prieinami ir atskleidžiami jūsų asmens duomenys?

Susipažinti su jūsų asmens duomenimis gali Komisijos darbuotojai, atsakingi už šios duomenų tvarkymo operacijos vykdymą, ir darbuotojai, kuriems suteiktas leidimas remiantis būtinumo žinoti principu. Šie darbuotojai laikosi teisiškai privalomų ir prireikus papildomų konfidencialumo susitarimų.

8. Kokios yra jūsų teisės ir kaip galite jomis pasinaudoti?

Kaip duomenų subjektas, pagal Reglamento (ES) 2018/1725 III skyrių (14–25 straipsnius) turite specialių teisių, visų pirma teisę susipažinti su savo asmens duomenimis, teisę reikalauti juos ištaisyti arba ištrinti ir teisę apriboti jūsų asmens duomenų tvarkymą. Atitinkamais atvejais taip pat turite teisę nesutikti, kad jie būtų tvarkomi, arba teisę į duomenų perkeliamumą.

Turite teisę nesutikti, kad jūsų asmens duomenys būtų teisėtai tvarkomi pagal 5 straipsnio 1 dalies a punktą.

Sutikote pateikti savo asmens duomenis Leidinių biuro B direktoratui „Leidyba“ šios duomenų tvarkymo operacijos tikslais. Savo sutikimą galite bet kada atšaukti apie tai pranešę duomenų valdytojui. Sutikimo atšaukimas nedarys poveikio duomenų tvarkymo operacijų, atliktų iki jums atšaukiant sutikimą, teisėtumui.

Kad pasinaudotumėte savo teisėmis, kreipkitės į duomenų valdytoją, arba, kilus nesutarimui, į duomenų apsaugos pareigūną. Prireikus galite kreiptis ir į Europos duomenų apsaugos priežiūros pareigūną. Jų kontaktiniai duomenys pateikiami 9 skirsnyje.

Jei pageidaujate pasinaudoti savo teisėmis, susijusiomis su viena ar keliomis konkrečiomis duomenų tvarkymo operacijomis, savo prašyme pateikite jų aprašymą (pavyzdžiui, 10 skirsnyje nurodytą registracijos numerį (‑ius).

9. Kontaktinė informacija

Duomenų valdytojas

Jei norėtumėte pasinaudoti savo teisėmis pagal Reglamentą (ES) 2018/1725 arba turite pastabų, klausimų arba abejonių, arba jei norite pateikti skundą dėl jūsų asmens duomenų rinkimo ir naudojimo, kreipkitės į duomenų valdytoją – Leidinių biuro B direktoratą „Leidyba“ (info@publications.europa.eu).

Komisijos duomenų apsaugos pareigūnas

Jei turite klausimų dėl jūsų asmens duomenų tvarkymo pagal Reglamentą (ES) 2018/1725, galite kreiptis į duomenų apsaugos pareigūną (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu).

Europos duomenų apsaugos priežiūros pareigūnas

Turite teisę kreiptis į Europos duomenų apsaugos priežiūros pareigūną (galite pateikti jam skundą) (edps@edps.europa.eu), jei manote, kad duomenų valdytojui tvarkant jūsų asmens duomenis buvo pažeistos jūsų teisės pagal Reglamentą (ES) 2018/1725.

10. Kur rasti išsamesnės informacijos?

Komisijos duomenų apsaugos pareigūnas skelbia visų Komisijos atliekamų asmens duomenų tvarkymo operacijų, kurios grindžiamos dokumentais ir apie kurias jam pranešta, registrą. Su šiuo registru susipažinti galima adresu http://ec.europa.eu/dpo-register.

Ši konkreti duomenų tvarkymo operacija yra įtraukta į viešą duomenų apsaugos pareigūno registrą ir jai suteiktas registracijos numeris DPR-EC-00424.