JŪSŲ ASMENS DUOMENŲ APSAUGA

Duomenų tvarkymo operacija: Europos Sąjungos leidinių biuro interneto svetainė (Leidinių biuro portalas)

Duomenų valdytojas: Europos Sąjungos leidinių biuro A.5 skyrius „Portalas ir saityno paslaugos“

Registracijos numeris: DPR-EC-00449

1. Įvadas

Europos Komisija (toliau – Komisija) yra įsipareigojusi saugoti jūsų asmens duomenis ir gerbti jūsų privatumą. Komisija renka ir vėliau tvarko asmens duomenis laikydamasi 2018 m. spalio 23 d. Europos Parlamento ir Tarybos reglamento (ES) 2018/1725 dėl fizinių asmenų apsaugos Sąjungos institucijoms, organams, tarnyboms ir agentūroms tvarkant asmens duomenis ir dėl laisvo tokių duomenų judėjimo, kuriuo panaikinamas Reglamentas (EB) Nr. 45/2001.

Šiame pareiškime dėl privatumo paaiškinama, kodėl tvarkome jūsų asmens duomenis, kaip juos renkame ir tvarkome, kaip užtikriname visų pateiktų asmens duomenų apsaugą, kaip ta informacija naudojama ir kokiomis su savo asmens duomenimis susijusiomis teisėmis galite naudotis. Jame pateikiami ir atsakingo duomenų valdytojo, į kurį galite kreiptis, kad pasinaudotumėte savo teisėmis, duomenų apsaugos pareigūno ir Europos duomenų apsaugos priežiūros pareigūno kontaktiniai duomenys.

Toliau pateikiama informacija, susijusi su duomenų tvarkymu Europos Sąjungos leidinių biuro svetainėje (Leidinių biuro portale), kurį vykdo Europos Sąjungos leidinių biuro A.5 skyrius „Portalas ir saityno paslaugos“.

2. Kodėl ir kaip tvarkome jūsų asmens duomenis?

Duomenų tvarkymo tikslas. Leidinių biuro A.5 skyrius „Portalas ir saityno paslaugos“ renka ir naudoja jūsų asmens duomenis, kad galėtų vykdyti naudotojų registraciją Leidinių biuro portalo svetainėje, taip pat teikti paslaugas, susijusias su spausdintinių leidinių užsakymu puslapyje „ES leidiniai“ ir Leidinių biuro asistento funkcija.

Naudotojų registracija. Duomenų tvarkymo operacija apima duomenų bazėje esančio sąrašo, kuriame yra asmens duomenų, tvarkymą. Nuasmeninti duomenys taip pat naudojami tyrimų ir (arba) statistikos tikslais siekiant tobulinti paslaugą.

Leidinių biuro asistentas. Ši funkcija (langas tinklalapyje) naudotojams suteikia galimybę užduoti standartinius klausimus apie portalo paslaugas ir turimus leidinius. Klausimus galima užduoti raštu arba žodžiu. Klausimus užduodant žodžiu Leidinių biuro asistento funkcijai naudojamas pokalbių robotas „Publio“. Pokalbių robotas užregistruoja garsinius įvesties duomenis (jūsų sakomus klausimus) ir siunčia juos į šnekos atpažinimo sistemą, kuri sakytinę kalbą paverčia tekstu. Garsiniai įvesties duomenys apdorojami serveryje „Microsoft Azure“. Tuomet Leidinių biuro asistentas, prieš pateikdamas standartinį atsakymą ir raštu, ir automatizuotu garso tekstu, pateikia garsinius įvesties duomenis šnekos atpažinimo sistemos interpretuojamais žodžiais. Šie mainai vyksta akimirksniu ir yra trumpalaikiai. Uždarius Leidinių biuro asistento langą visi mainų duomenys pašalinami. Nei garsiniai įvesties duomenys, nei užduoti klausimai, nei atsakymai neišsaugomi.

Jūsų asmens duomenys nebus naudojami automatizuoto sprendimų priėmimo, įskaitant profiliavimą, tikslais.

3. Kokiu teisiniu pagrindu (-ais) tvarkome jūsų asmens duomenis?

Jūsų asmens duomenis tvarkome, nes

– tvarkyti duomenis būtina siekiant atlikti užduotį, vykdomą viešojo intereso labui, arba vykdant Sąjungos institucijai ar organui pavestus viešosios valdžios įgaliojimus;

taip pat

– kaip duomenų subjektas davėte sutikimą tvarkyti jūsų asmens duomenis vienu ar keliais konkrečiais tikslais;

– jei pateikiate užsakymą naudodamiesi Leidinių biuro portalu, jūsų asmens duomenis būtina tvarkyti, kad jis būtų įvykdytas.

Duomenų tvarkymo teisinis pagrindas: Leidinių biuro įgaliojimai, 2009 m. birželio 26 d. Europos Parlamento, Tarybos, Komisijos, Teisingumo Teismo, Audito Rūmų, Europos ekonomikos ir socialinių reikalų komiteto ir Regionų komiteto sprendimas 2009/496/EB, Euratomas, dėl Europos Sąjungos leidinių biuro veiklos organizavimo.

4. Kokius asmens duomenis renkame ir toliau tvarkome?

Kad atliktų šią duomenų tvarkymo operaciją, Europos Sąjungos leidinių biuro A.5 skyrius „Portalas ir saityno paslaugos“ renka toliau nurodytų kategorijų asmens duomenis.

Naudotojų registracija

Visavertei paskyrai sukurti reikalingi duomenys:

• vardas;
• pavardė;
• e. pašto adresas;
• slaptažodis (užšifruotas).

Vieno prisijungimo paskyrai reikalingi duomenys (iš išorės platformos „EU Login“ gaunami duomenys):

• naudotojo vardas;
• e. paštas;
• vardas;
• pavardė.

Neprivalomi duomenys:

• telefono numeris;
• dominanti tema;
• pageidaujamas vaidmuo;
• adreso rūšis;
• vardas (gali nesutapti su privalomais duomenimis);
• pavardė (gali nesutapti su privalomais duomenimis);
• adresas (gatvė);
• pašto kodas;
• miestas;
• šalis;
• e. paštas (gali skirtis nuo privalomo e. pašto adreso);
• adreso telefono numeris;
• asmens rūšis;
• organizacija;
• padalinys;
• pareigos.

Norint naršyti Leidinių biuro portale asmens duomenų pateikti nebūtina. Tačiau pateikti asmens duomenis būtina, jeigu norite naudotis papildomomis visavertės paskyros funkcijomis, pvz., „Mano adresai“, „Mano sąrašai“, „Mano valdikliai“, „Mano užsakymai“, „Mano profilis“, „Mano pranešimai apie leidinius“, „Mano pastabos“, „Mano vertinimai“, „Mano paieškos“ ir „Mano RSS kanalai“.

Be to, asmens duomenis pateikti būtina, jeigu nurodote atsiųsti leidinį jums į namus.

Leidinių biuro asistento funkcija

• balsas (jei sąveika su asistentu vyksta žodžiu).

5. Kiek laiko saugome jūsų asmens duomenis?

Leidinių biuro A.5 skyrius „Portalas ir saityno paslaugos“ jūsų asmens duomenis saugo tik tiek laiko, kiek reikia tikslui, kuriuo duomenys renkami arba toliau tvarkomi, t. y. suteikti reikiamas paslaugas, pasiekti. Sukūrę visavertę paskyrą, galite, jei norite, patys ištrinti savo asmens duomenis (parinktis „Šalinti paskyrą“).

Jeigu trejus metus nesinaudosite paskyra, šio laikotarpio pabaigoje atsiųsime jums e. laišką. Jeigu į jį per mėnesį neatsakysite, jūsų paskyra bus automatiškai pašalinta.

6. Kaip saugome jūsų asmens duomenis?

Visi elektroniniai asmens duomenys (e. laiškai, dokumentai, duomenų bazės, įkelti duomenų rinkiniai ir pan.) saugomi:
– „MS Azure“ debesyje (Europoje) – sistemą tvarko pagrindiniai rangovai „SOFTWARE IMAGINATION & VISION S.R.L.“ („SIMAVI“) (Rumunija) ir „ARHS Spikeseed S.A.“ (Liuksemburgas), atsakingi už Leidinių biuro portalo programą;
– „MS Azure“ debesyje (Europoje) – sistemą tvarko rangovas „Tremend Software Consulting S.R.L.“ (Rumunija), atsakingas už Leidinių biuro portalo veiklos tęstinumą;
– rangovo „Paragon Supply Services“ (Prancūzija), atsakingo už užsakytų spausdintinių leidinių pristatymą, serveriuose;
– subrangovai, prisidedantys prie Leidinių biuro asistento („Publio“) paslaugos teikimo: „Pureinsights Technology Ltd“ (JK) ir „Wisevoice AI“ (Rumunija).

Visos duomenų tvarkymo operacijos vykdomos laikantis 2017 m. sausio 10 d. Komisijos sprendimo (ES, Euratomas) 2017/46 dėl Europos Komisijos ryšių ir informacinių sistemų saugumo.

Komisijos rangovai, tvarkydami jūsų duomenis Komisijos vardu, yra teisiškai įsipareigoję laikytis konkrečių sutarties sąlygų ir konfidencialumo prievolės, kylančios iš Bendrojo duomenų apsaugos reglamento (Reglamentas (ES) 2016/679).

Kad apsaugotų jūsų asmens duomenis, Komisija taiko tam tikras technines ir organizacines priemones. Techninės priemonės apima atitinkamus veiksmus, kuriais, atsižvelgiant į su asmens duomenų tvarkymu susijusią riziką ir tvarkomų duomenų pobūdį, užtikrinamas saugumas internete ir mažinama duomenų praradimo, pakeitimo ar neteisėtos prieigos prie jų rizika. Prie organizacinių priemonių priskiriamas prieigos prie asmens duomenų suteikimas tik įgaliotiems asmenims, turintiems teisėtą poreikį su jais susipažinti šios duomenų tvarkymo operacijos tikslais.

7. Kam prieinami ir atskleidžiami jūsų asmens duomenys?

Susipažinti su jūsų asmens duomenimis gali Komisijos darbuotojai, atsakingi už šios duomenų tvarkymo operacijos vykdymą, ir darbuotojai, kuriems, remiantis būtinybės žinoti principu, suteiktas leidimas. Šie darbuotojai laikosi teisės aktais nustatytų ir prireikus papildomų konfidencialumo susitarimų.

Prieiga prie jūsų asmens duomenų taip pat suteikiama už programos valdymą atsakingiems rangovams („SIMAVI“ ir „ARHS Spikeseed S.A.“) ir už veiklos tęstinumą atsakingam „Tremend Software Consulting S.R.L.“.

Kai naudojatės Leidinių biuro asistento („Publio“) balso funkcija, balso duomenys bus tvarkomi subrangovų „Pureinsights Technology Ltd“ ir „Wisevoice AI“ pateikiamose sistemose.

Jei pateikiate spausdintinio leidinio užsakymą Leidinių biuro portalo ES leidinių dalyje, jūsų asmens duomenis tvarkys už užsakymų pristatymą atsakingas rangovas (šiuo metu – „Paragon Supply Services“ (Prancūzija)). Šiam tvarkymui taikomas specialus pareiškimas apie privatumo apsaugą, kuris jums bus pateiktas, kai bus vykdomas jūsų užsakymas.

Mūsų renkama informacija nebus teikiama jokiai trečiajai šaliai.

8. Kokios yra jūsų teisės ir kaip galite jomis pasinaudoti?

Kaip duomenų subjektas, pagal Reglamento (ES) 2018/1725 III skyrių (14–25 straipsnius) turite specialių teisių, visų pirma teisę susipažinti su savo asmens duomenimis, teisę reikalauti juos ištaisyti arba ištrinti ir teisę apriboti savo asmens duomenų tvarkymą. Atitinkamais atvejais taip pat turite teisę nesutikti, kad jūsų asmens duomenys būtų tvarkomi, arba teisę į duomenų perkeliamumą.

Užregistruodami naudotojo profilį Leidinių biuro portale sutikote pateikti savo asmens duomenis Leidinių biuro A.5 skyriui „Portalas ir saityno paslaugos“. Savo sutikimą galite bet kada atšaukti apie tai pranešę duomenų valdytojui. Sutikimo atšaukimas nedarys poveikio duomenų tvarkymo operacijų, atliktų iki jums atšaukiant sutikimą, teisėtumui.

Jei norite pasinaudoti savo teisėmis, kreipkitės į duomenų valdytoją arba, kilus nesutarimui, į duomenų apsaugos pareigūną. Prireikus galite kreiptis ir į Europos duomenų apsaugos priežiūros pareigūną. Jų kontaktiniai duomenys pateikiami 9 skirsnyje.

Jei pageidaujate pasinaudoti savo teisėmis, susijusiomis su viena ar keliomis konkrečiomis duomenų tvarkymo operacijomis, savo prašyme pateikite jų aprašymą (pavyzdžiui, 10 skirsnyje nurodytą registracijos numerį (-ius)).

9. Kontaktinė informacija

– Duomenų valdytojas

Jei norite pasinaudoti savo teisėmis pagal Reglamentą (ES) 2018/1725 arba turite pastabų, klausimų arba abejonių, arba jei norite pateikti skundą dėl jūsų asmens duomenų rinkimo ir naudojimo, kreipkitės į duomenų valdytoją (Leidinių biuro A.5 skyrius „Portalas ir saityno paslaugos“, info@publications.europa.eu).

– Komisijos duomenų apsaugos pareigūnas

Klausimais, susijusiais su jūsų asmens duomenų tvarkymu pagal Reglamentą (ES) 2018/1725, galite kreiptis į duomenų apsaugos pareigūną e. pašto adresu DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu.

– Europos duomenų apsaugos priežiūros pareigūnas (EDAPP)

Turite teisę kreiptis į Europos duomenų apsaugos priežiūros pareigūną (galite jam pateikti skundą) (edps@edps.europa.eu), jei manote, kad duomenų valdytojui tvarkant jūsų asmens duomenis buvo pažeistos jūsų teisės pagal Reglamentą (ES) 2018/1725.

10. Kur rasti išsamesnės informacijos?

Komisijos duomenų apsaugos pareigūnas skelbia visų Komisijos atliekamų asmens duomenų tvarkymo operacijų, kurios grindžiamos dokumentais ir apie kurias jam pranešta, registrą. Susipažinti su šiuo registru galima adresu http://ec.europa.eu/dpo-register.

Ši konkreti duomenų tvarkymo operacija viešame duomenų apsaugos pareigūno registre užregistruota numeriu DPR-EC-00449.