JŪSU PERSONAS DATU AIZSARDZĪBA

Apstrādes darbība: Eiropas Savienības Publikāciju biroja tīmekļvietne (OP portāls)

Datu pārzinis: Eiropas Savienības Publikāciju biroja A.5 nodaļa “Portāls un tīmekļa pakalpojumi“

Atsauces numurs: DPR-EC-00449

1. Ievads

Eiropas Komisija (tālāk tekstā “Komisija“) ir apņēmusies aizsargāt jūsu personas datus un respektēt jūsu privātumu. Komisija personas datus vāc un pēc tam apstrādā, ievērojot Eiropas Parlamenta un Padomes 2018. gada 23. oktobra Regulu (ES) 2018/1725 par fizisku personu aizsardzību attiecībā uz personas datu apstrādi Savienības iestādēs, struktūrās, birojos un aģentūrās un par šādu datu brīvu apriti (ar ko atceļ Regulu (EK) Nr. 45/2001).

Šajā paziņojumā par privātumu ir izskaidrots jūsu personas datu apstrādes nolūks, veids, kādā visi sniegtie personas dati tiek vākti, apstrādāti un aizsargāti, un tas, kā šī informācija tiek izmantota un kādas tiesības jums ir saistībā ar jūsu personas datiem. Tajā sniegta arī kontaktinformācija saziņai ar atbildīgo datu pārzini, pie kura vērsties, lai izmantotu savas tiesības, kā arī datu aizsardzības speciālista un Eiropas Datu aizsardzības uzraudzītāja kontaktinformācija.

Zemāk ir sniegta informācija par apstrādes darbību “Eiropas Savienības Publikāciju biroja tīmekļvietne (OP portāls)”, ko veic Eiropas Savienības Publikāciju biroja A.5 nodaļa “Portāls un tīmekļa pakalpojumi”.

2. Kāpēc un kā apstrādājam jūsu personas datus?

Apstrādes darbības nolūks: Publikāciju biroja A.5 nodaļa “Portāls un tīmekļa pakalpojumi” vāc un izmanto jūsu personas datus lietotāju reģistrācijai OP portāla tīmekļvietnē, tai skaitā pakalpojumiem, kas saistīti ar drukātu publikāciju pasūtīšanu lapā “ES publikācijas”, kā arī funkcijai “Publikāciju biroja virtuālais asistents”.

Lietotāja reģistrācija: šī apstrādes darbība ietver personas datu saraksta uzturēšanu datubāzē. Pakalpojuma uzlabošanas nolūkā šos datus izmanto arī anonimizētā veidā pētījumiem un/vai statistikas mērķiem.

“Publikāciju biroja asistents”: šī funkcija (logs tīmekļlapā) ļauj lietotājiem uzdot standarta jautājumus par portāla pakalpojumiem un pieejamajām publikācijām. Jautājumus varat uzdot rakstiski vai mutiski. Mutvārdu ievadei “Publikāciju biroja virtuālais asistents” izmanto sarunbotu “Publio”. Sarunbots reģistrē audio ievadi (jūsu mutiskos jautājumus) un nosūta to uz runas atpazīšanas programmu, kas runu pārveido tekstā. Audio ievade tiek apstrādāta “Microsoft Azure” serverī. “Publikāciju biroja virtuālais asistents” no sākuma parāda audio ievadi, kas ar runas atpazīšanas programmu pārveidota tekstā, un pēc tam parāda standarta atbildi teksta formātā un atskaņo to kā automatizētu audio ziņojumu. Šī saziņa ir momentāna un īslaicīga. Aizverot “Publikāciju biroja virtuālais asistents” logu, visa notikusī saziņa tiek izdzēsta. Netiek saglabāts nedz audio fails, nedz uzdotie jautājumi un sniegtās atbildes.

Jūsu personas dati netiks izmantoti nedz automatizētai lēmumu pieņemšanai, nedz profilēšanai.

3. Kāds ir jūsu personas datu apstrādes juridiskais pamats?

Mēs apstrādājam jūsu personas datus šādu iemeslu dēļ:

- apstrāde ir vajadzīga, lai izpildītu uzdevumu, ko veic sabiedrības interesēs vai īstenojot Savienības iestādei vai struktūrai likumīgi piešķirtās oficiālās pilnvaras;

kā arī

- jūs kā datu subjekts esat devis piekrišanu savu personas datu apstrādei vienam vai vairākiem konkrētiem nolūkiem.

Ja pasūtījumu veicat OP portālā, jūsu personas datu apstrāde ir nepieciešama jūsu pasūtījuma izpildei.

Apstrādes juridiskais pamats: Publikāciju biroja mandāts, Eiropas Parlamenta, Padomes, Komisijas, Tiesas, Revīzijas palātas, Eiropas Ekonomikas un sociālo lietu komitejas un Reģionu komitejas 2009. gada 26. jūnija Lēmums 2009/496/EK, Euratom, par Eiropas Savienības Publikāciju biroja struktūru un darbību.

4. Kādus personas datus mēs vācam un apstrādājam?

Lai veiktu šo apstrādes darbību, Eiropas Savienības Publikāciju biroja A.5 nodaļa “Portāls un tīmekļa pakalpojumi” vāc šādus personas datus:

Lietotāja reģistrācija

Pilna konta izveidei obligāti sniedzamie dati:

• vārds,
• uzvārds,
• e-pasta adrese,
• parole (tiek šifrēta).

Obligātie dati, kas tiek sniegti, izmantojot vienotās pierakstīšanās kontu (dati, kas izgūti no ārēja pakalpojumu sniedzēja “EU Login”):

• lietotājvārds,
• e-pasta adrese,
• vārds,
• uzvārds.

Dati, kas nav obligāti:

• tālruņa numurs,
• interesējošais temats,
• vēlamā loma,
• adreses veids,
• vārds (var atšķirties no obligātajos datos norādītā),
• uzvārds (var atšķirties no obligātajos datos norādītā),
• adrese (iela un mājas numurs),
• pasta indekss,
• pilsēta,
• valsts,
• e-pasts (var atšķirties no obligāti norādāmās e-pasta adreses),
• tālruņa numurs, kas ir saistīts ar adresi,
• personas veids,
• organizācija,
• departaments,
• funkcija.

Lai pārlūkotu OP portālu, personas datus var arī nesniegt. Tomēr personas dati ir obligāti jāsniedz, ja vēlaties pilnā mērā izmantot papildu pakalpojumus, tādus kā “Manas adreses”, “Mani saraksti”, “Mani logrīki”, “Mani pasūtījumi”, “Mans profils”, “Mani paziņojumi”, “Manas anotācijas”, “Mani reitingi”, “Mani meklējumi” un “Manas RSS plūsmas”.

Personas dati obligāti jāsniedz arī tad, ja vēlaties kādu publikāciju pasūtīt uz mājām.

Funkcija “Publikāciju biroja asistents”

• Balss (ja sazināties ar asistentu mutiski)

5. Cik ilgi mēs glabājam jūsu personas datus?

Publikāciju biroja A.5 nodaļa “Portāls un tīmekļa pakalpojumi” glabā jūsu personas datus tikai tik ilgi, cik tas ir nepieciešams, lai izpildītu savākšanas vai tālākas apstrādes mērķi, proti, sniegt pieprasītos pakalpojumus. Ja izveidojat pilnu kontu, jūs varat pats izdzēst savus personas datus, ja to vēlaties (opcija “Dzēst kontu”).

Ja trīs gadu laikā kontā nenotiks nekāda darbība, minētā termiņa beigās nosūtīsim jums ziņojumu. Ja mēneša laikā nesaņemsim no jums atbildi, jūsu konts tiks automātiski izdzēsts.

6. Kā mēs aizsargājam jūsu personas datus?

Visi personas dati elektroniskā formātā (piemēram, e-pasta vēstules, dokumenti, datubāzes, augšupielādētas datu kopas) tiek glabāti šādos serveros:
- “MS Azure Cloud” (Eiropa) platformā, ko pārvalda galvenie, par OP portāla lietotni atbildīgie darbuzņēmēji “SOFTWARE IMAGINATION & VISION S.R.L.” (SIMAVI), Rumānija, un “ARHS Spikeseed S.A.”, Luksemburga;
- “MS Azure Cloud” (Eiropa) platformā, ko pārvalda par OP portāla darbības nepārtrauktību atbildīgais darbuzņēmējs “Tremend Software Consulting S.R.L.”, Rumānija;
- par fizisku pasūtījumu izpildi atbildīgā Francijas darbuzņēmēja “Paragon Supply Services” serveros;
- serveros, ko pārvalda apakšuzņēmēji, kas palīdz nodrošināt funkciju “Publikāciju biroja asistents” (Publio): “Pureinsights Technology Ltd”, Apvienotā Karaliste, un “Wisevoice AI”, Rumānija.

Visas apstrādes darbības tiek veiktas saskaņā ar Komisijas Lēmumu (ES, Euratom) 2017/46 (2017. gada 10. janvāris) par komunikācijas un informācijas sistēmu drošību Eiropas Komisijā.

Komisijas darbuzņēmējiem ir saistoša līguma īpaša klauzula par jūsu datu apstrādi Komisijas uzdevumā un konfidencialitātes nodrošināšanas pienākumi, kas izriet no Vispārīgās datu aizsardzības regulas (“VDAR”, Regula (ES) 2016/679).

Lai aizsargātu jūsu personas datus, Komisija ir ieviesusi vairākus tehniskus un organizatoriskus pasākumus. Ņemot vērā ar personas datu apstrādi un apstrādāto personas datu raksturu saistīto risku, tehniskie pasākumi ietver atbilstošas darbības, kas garantē drošību tiešsaistē un novērš tādus riskus kā datu zudumi, datu pārveidošana un neatļauta piekļuve datiem. Organizatoriskie pasākumi ietver piekļuves ierobežošanu, proti, šīs apstrādes darbības ietvaros personas datiem var piekļūt tikai pilnvarotas personas, kam ir pamatota nepieciešamība tos zināt.

7. Kas var piekļūt jūsu personas datiem, un kam tos izpauž?

Jūsu personas datiem var piekļūt Komisijas darbinieki, kas ir atbildīgi par šīs apstrādes darbības veikšanu, un citi pilnvaroti darbinieki, ievērojot principu, ka informācija ir zināma tikai tiem, kam tā nepieciešama darbam. Šie darbinieki ievēro tiesību aktus un vajadzības gadījumā papildu vienošanās par konfidencialitāti.

Jūsu personas datiem var piekļūt arī darbuzņēmēji (“SIMAVI” un “ARHS Spikeseed S.A.”), kas atbild par lietotnes pārvaldību, un “Tremend Software Consulting S.R.L.”, kas atbild par darbības nepārtrauktību.

Ja izmantosiet balss funkciju “Publikāciju biroja asistents” (Publio), balss dati tiks apstrādāti sistēmās, ko nodrošina apakšuzņēmēji “Pureinsights Technology Ltd” un “Wisevoice AI”.

Ja būsiet pasūtījis drukātu publikāciju OP portāla daļā “ES publikācijas”, jūsu personas datus apstrādās darbuzņēmējs, kas atbild par pasūtījumu izpildi; patlaban tas ir Francijas uzņēmums “Paragon Supply Services”. Uz šo apstrādi attiecas īpašs paziņojums par privātumu, kas jums būs pieejams uzreiz pēc jūsu pasūtījuma izpildes.

Savāktā informācija netiks sniegta nevienai trešai personai.

8. Kādas ir jūsu tiesības, un kā varat tās izmantot?

Jums kā “datu subjektam” atbilstīgi Regulas (ES) 2018/1725 III nodaļas (14.–25. pants) noteikumiem ir konkrētas tiesības, proti, tiesības piekļūt saviem personas datiem, tos labot vai dzēst un tiesības ierobežot savu personas datu apstrādi. Attiecīgā gadījumā jums ir arī tiesības iebilst pret datu apstrādi un tiesības uz datu pārnesamību.

Reģistrējot lietotāja profilu OP portālā, jūs esat piekritis sniegt savus personas datus Publikāciju biroja A.5 nodaļai “Portāls un tīmekļa pakalpojumi”. Savu piekrišanu varat jebkurā laikā atsaukt, par to informējot datu pārzini. Atsaukums neietekmēs pirms atsaukšanas veiktās datu apstrādes likumību.

Savas tiesības varat īstenot, sazinoties ar datu pārzini vai – konflikta gadījumā – ar datu aizsardzības speciālistu. Vajadzības gadījumā varat vērsties pie Eiropas Datu aizsardzības uzraudzītāja. Minēto amatpersonu kontaktinformācija ir sniegta 9. punktā zemāk.

Ja vēlaties savas tiesības īstenot saistībā ar vienu vai vairākām konkrētām apstrādes darbībām, norādiet tās savā pieprasījumā (ar attiecīgo reģistra atsauces numuru, kas dots 10. punktā).

9. Kontaktinformācija

- Datu pārzinis

Ja vēlaties izmantot savas tiesības atbilstīgi Regulai (ES) 2018/1725 vai ja jums ir komentāri, jautājumi vai bažas, vai ja vēlaties iesniegt sūdzību par jūsu personas datu vākšanu un izmantošanu, lūdzam sazināties ar datu pārzini – Publikāciju biroja A.5 nodaļu “Portāls un tīmekļa pakalpojumi” –, rakstot uz e-pasta adresi info@publications.europa.eu.

- Komisijas datu aizsardzības speciālists (DPO)

Par jautājumiem, kas saistīti ar jūsu personas datu apstrādi, kura notiek saskaņā ar Regulu (ES) 2018/1725, varat sazināties ar datu aizsardzības speciālistu, rakstot uz e-pasta adresi DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu.

- Eiropas Datu aizsardzības uzraudzītājs (EDAU)

Ja uzskatāt, ka datu pārziņa īstenotas jūsu personas datu apstrādes dēļ ir pārkāptas jūsu tiesības, kas noteiktas Regulā (ES) 2018/1725, jums ir tiesības vērsties pie Eiropas Datu aizsardzības uzraudzītāja, proti, iesniegt sūdzību, rakstot uz e-pasta adresi edps@edps.europa.eu.

10. Kur var atrast sīkāku informāciju?

Komisijas datu aizsardzības speciālists (DPO) publicē visu to Komisijas veikto personas datu apstrādes darbību reģistru, kuras ir dokumentētas un par kurām viņam ir paziņots. Reģistram var piekļūt, izmantojot šo saiti: http://ec.europa.eu/dpo-register.

Šī apstrādes darbība datu aizsardzības speciālista publiskajā reģistrā ir iekļauta ar šādu atsauces numuru: DPR-EC-00449.