Privacyverklaring: Unified Production Platform (UPP)

Bescherming van uw persoonsgegevens
Deze privacyverklaring geeft informatie over de verwerking en de bescherming van uw persoonsgegevens.
Verwerkingshandeling: Aanvragen voor uitgeverijdiensten voor algemene publicaties
Verwerkingsverantwoordelijke: Bureau voor publicaties van de Europese Unie, directoraat B “Diensten voor de productie van publicaties”
Referentienummer: DPR-EC-00424

1. Inleiding

De Europese Commissie (hierna “de Commissie” genoemd) heeft zich ertoe verbonden uw persoonsgegevens te beschermen en uw privacy te respecteren. De Commissie verzamelt en verwerkt persoonsgegevens overeenkomstig Verordening (EU) 2018/1725 van het Europees Parlement en de Raad van 23 oktober 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens door de instellingen, organen en instanties van de Unie en betreffende het vrije verkeer van die gegevens, en tot intrekking van Verordening (EG) nr. 45/2001.

In deze privacyverklaring leest u waarom en hoe we uw persoonsgegevens verzamelen, verwerken, opslaan en beschermen, hoe we deze gebruiken en welke rechten u heeft ten aanzien van uw persoonsgegevens. U vindt hier ook de contactgegevens van de verwerkingsverantwoordelijke bij wie u uw rechten kunt uitoefenen, de functionaris voor gegevensbescherming en de Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming.

Hieronder vindt u de informatie over de verwerkingshandeling “Aanvragen voor uitgeverijdiensten voor algemene publicaties”, uitgevoerd door directoraat B “Productie van publicaties” van het Bureau voor publicaties van de Europese Unie.

2. Waarom en hoe verwerken we uw persoonsgegevens?

Doel van de verwerkingshandeling: Directoraat B “Productie van publicaties” van het Publicatiebureau is verantwoordelijk voor het auteursportaal van het Unified Production Platform (UPP), waarmee de diensten van de EU-instellingen, -organen en -agentschappen aanvragen voor uitgeverijdiensten voor algemene publicaties in kunnen dienen bij het Publicatiebureau of gebruik kunnen maken van de gezamenlijke planningstool die de coördinatie van toekomstige publicaties op afdelingsniveau (d.w.z. binnen een DG) en op het niveau van een instelling, orgaan of agentschap mogelijk maakt.

Wij verzamelen uw persoonsgegevens (e-mailadres, voornaam en achternaam) wanneer u een gebruikersprofiel aanmaakt in UPP en wanneer u het auteursportaal van UPP gebruikt om daar een aanvraag in te dienen en/of een geplande publicatie in de gezamenlijke planningstool in te voeren.

Wij verwerken uw persoonsgegevens voor een of meer van de volgende doeleinden:

• het beantwoorden en beheren van aanvragen voor publicatiediensten en, in het geval van betaalde diensten, het factureren van de aangevraagde dienst;
• het coördineren van de planning van publicaties tussen de deelnemende DG’s van de Commissie, EU-instellingen en EU-organen;
• om contact met u op te nemen in het kader van enquêtes over het auteursportaal of andere diensten die door het Bureau voor publicaties worden aangeboden;
• het onder de aandacht brengen van cursussen, mogelijkheden om beste praktijken uit te wisselen, nieuwsbrieven en evenementen over onderwerpen die met publiceren te maken hebben;
• om gegevens over uitgeverijdiensten met u te delen en u om feedback te vragen over onze diensten;
• het beheren van uw toegangsrechten tot het systeem en het produceren van geaggregeerde gebruikersstatistieken;
• het bijhouden van een gedetailleerd overzicht van verzoeken om toegang via de tool MS PowerBI.

Uw persoonsgegevens worden niet gebruikt voor geautomatiseerde besluitvorming, waaronder profilering.

3. Op welke rechtsgrond(en) verwerken we uw persoonsgegevens?

We verwerken uw persoonsgegevens omdat:

- de verwerking noodzakelijk is voor de vervulling van een taak in het algemeen belang of in het kader van de uitoefening van het openbaar gezag dat aan de instelling of het orgaan van de Unie is verleend,

en

- u als betrokkene toestemming heeft gegeven om uw persoonsgegevens voor deze doeleinden te verwerken toen u een gebruikersprofiel voor UPP aanvroeg en opnieuw toen u uw persoonsgegevens op het aanvraagformulier voor het auteursportaal invoerde.

Aanvullende rechtsgrondslag:

Besluit 2009/496/EG, Euratom van het Europees Parlement, de Raad, de Commissie, het Hof van Justitie, de Rekenkamer, het Europees Economisch en Sociaal Comité en het Comité van de Regio’s van 26 juni 2009 betreffende de organisatie en de werking van het Bureau voor publicaties van de Europese Unie

4. Welke persoonsgegevens verzamelen en verwerken we?

Ten behoeve van deze verwerkingshandeling verzamelt directoraat B “Productie van publicaties” van het Bureau voor publicaties de volgende categorieën persoonsgegevens:

Verantwoordelijke voor de aanvraag, projectverantwoordelijke en financieel contactpersoon, initiatiefnemer van het plan en coördinator van het plan (mogelijk dezelfde persoon):

• verplicht: voornaam, achternaam, e-mailadres, telefoonnummer, EU-instelling, -agentschap of -orgaan (dit wordt automatisch uit EU Login opgehaald en kan niet worden bewerkt)
• facultatief voor de initiatiefnemer van het plan en de coördinator van het plan: aanvullende e-mail en eenheid.

Het verstrekken van persoonsgegevens is verplicht om een gebruikersprofiel op het UPP-auteursportaal aan te houden en aanvragen voor publicatiediensten door het Publicatiebureau te laten verwerken.

5. Hoe lang bewaren we uw persoonsgegevens?

Directoraat B “Productie van publicaties” van het Bureau voor publicaties bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel van de gegevensverzameling of de verdere verwerking ervan, namelijk tot tien jaar na de afsluiting van het project.

6. Hoe beschermen en beveiligen we uw persoonsgegevens?

Alle persoonsgegevens in elektronische vorm (e-mails, documenten, databanken, geüploade series gegevens enz.) worden opgeslagen op servers van de Europese Commissie. Alle verwerkingshandelingen voldoen aan Besluit (EU, Euratom) 2017/46 van de Commissie van 10 januari 2017 over de beveiliging van communicatie- en informatiesystemen binnen de Europese Commissie.

Om uw persoonsgegevens te beschermen heeft de Commissie een aantal technische en organisatorische maatregelen genomen. De technische maatregelen voorzien in een adequaat niveau van netwerkbeveiliging en bescherming van uw gegevens tegen verlies, verandering en ongeoorloofde toegang, dat is afgestemd op de risico’s van de verwerking en de aard van de verwerkte persoonsgegevens. De organisatorische maatregelen houden in dat uw persoonsgegevens alleen toegankelijk zijn voor bevoegde personen die deze gegevens om legitieme redenen moeten kennen met het oog op deze verwerkingshandeling.

7. Wie heeft toegang tot uw persoonsgegevens en aan wie geven we ze door?

We geven uw persoonsgegevens alleen door aan de met de verwerkingshandeling belaste en andere bevoegde medewerkers van de Europese Commissie volgens het “need-to-know”-beginsel. Deze personeelsleden zijn gehouden aan statutaire, en waar nodig, aanvullende overeenkomsten inzake vertrouwelijkheid.

8. Wat zijn uw rechten en hoe kunt u ze uitoefenen?

Als “betrokkene” heeft u op grond van hoofdstuk III, artikelen 14 tot en met 25, van Verordening (EU) 2018/1725 bepaalde rechten, namelijk op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegevens of op beperking van de verwerking daarvan. Indien van toepassing heeft u ook het recht om tegen de verwerking bezwaar te maken of uw gegevens over te laten dragen.

U heeft het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens, die rechtmatig wordt uitgevoerd uit hoofde van artikel 5, lid 1, punt a).

U heeft erin toegestemd uw persoonsgegevens aan directoraat B “Productie van publicaties” van het Bureau voor publicaties te verstrekken voor de onderhavige verwerkingshandeling. U kunt uw toestemming altijd intrekken door de verwerkingsverantwoordelijke hiervan in kennis te stellen. De intrekking doet geen afbreuk aan de rechtmatigheid van de verwerking die heeft plaatsgevonden voordat u de toestemming introk.

U kunt uw rechten uitoefenen door contact op te nemen met de verwerkingsverantwoordelijke, of, in geval van een geschil, de functionaris voor gegevensbescherming. U kunt zich eventueel ook wenden tot de Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming. Hun contactgegevens staan vermeld onder punt 9.

Geef in uw verzoek aan op welke verwerkingshandeling(en) uw verzoek betrekking heeft door de in punt 10 genoemde referentie te vermelden.

9. Contact

Verwerkingsverantwoordelijke

Wilt u uw rechten uit hoofde van Verordening (EU) 2018/1725 uitoefenen of heeft u vragen, opmerkingen, bezwaren of een klacht in verband met de verzameling en het gebruik van uw persoonsgegevens, neem dan contact op met de verwerkingsverantwoordelijke: directoraat B “Productie van publicaties” van het Bureau voor publicaties, info@publications.europa.eu.

De functionaris voor gegevensbescherming (DPO, Data Protection Officer) van de Europese Commissie

Heeft u vragen over de verwerking van uw persoonsgegevens in het kader van Verordening (EU) 2018/1725, neem dan contact op met de functionaris voor gegevensbescherming (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu).

De Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming (EDPS, European Data Protection Supervisor)

Als u meent dat bij de verwerking van uw persoonsgegevens door de verwerkingsverantwoordelijke uw rechten op grond van Verordening (EU) 2018/1725 zijn geschonden, kunt u bezwaar maken (d.w.z. een klacht indienen) bij de Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming (edps@edps.europa.eu).

10. Waar vindt u meer informatie?

De functionaris voor gegevensbescherming (DPO) van de Commissie houdt een register bij van de door de Commissie uitgevoerde verwerkingshandelingen met betrekking tot persoonsgegevens die gedocumenteerd en aan hem gemeld zijn. Dit register kunt u inzien op: http://ec.europa.eu/dpo-register.

Deze specifieke verwerkingshandeling is met de volgende referentie in het openbaar register van de functionaris voor gegevensbescherming opgenomen: DPR-EC-00424.