Privacyverklaring

Verwerkingshandeling: Website “Bureau voor publicaties van de Europese Unie” (PB-portaal)

Verwerkingsverantwoordelijke: Bureau voor publicaties van de Europese Unie, eenheid A.5 “Portaal en Webservices”

Referentie: DPR-EC-00449

1. Inleiding

De Europese Commissie (hierna “de Commissie”) hecht groot belang aan de bescherming van uw persoonsgegevens en persoonlijke levenssfeer. De Commissie verzamelt en verwerkt persoonsgegevens overeenkomstig Verordening (EU) 2018/1725 van het Europees Parlement en de Raad van 23 oktober 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens door de instellingen, organen en instanties van de Unie en betreffende het vrije verkeer van die gegevens (waarbij Verordening (EG) nr. 45/2001 werd ingetrokken).

In deze privacyverklaring leest u waarom en hoe we uw persoonsgegevens verzamelen, verwerken, opslaan en beschermen, hoe we deze gebruiken en welke rechten u met betrekking tot uw persoonsgegevens heeft. U vindt hier ook de contactgegevens van de verwerkingsverantwoordelijke bij wie u uw rechten kunt uitoefenen, de functionaris voor gegevensbescherming en de Europees Toezichthouder voor gegevensbescherming.

Hieronder vindt u de informatie over de verwerkingshandeling “Website van het Bureau voor publicaties van de Europese Unie (PB-portaal)”, uitgevoerd door eenheid A.5 “PB-portaal” van het Bureau voor publicaties van de Europese Unie.

2. Waarom en hoe verzamelen, bewaren en verwerken we uw gegevens?

Doel van de verwerkingshandeling: Eenheid A.5 “Portaal en Webservices” van het Publicatiebureau verzamelt en gebruikt uw persoonsgegevens voor de registratie van gebruikers op de website van het OP, met inbegrip van de diensten die verband houden met het bestellen van gedrukte publicaties op de pagina EU-publicaties en de functie “Publicatiebureau-assistent”.

Registratie van gebruikers: deze verwerkingshandeling bestaat uit het bijhouden van een lijst met persoonsgegevens in een databank. De gegevens worden, na anonimisering, gebruikt voor studies en/of statistische analyse met het oog op het verbeteren van de dienstverlening.

De “Publicatiebureau-assistent”: deze functie (een venster binnen de webpagina) stelt gebruikers in staat standaardvragen te stellen over de diensten van het portaal en beschikbare publicaties. U kunt de vragen intypen of uitspreken. Voor de gesproken input maakt de “Publicatiebureau-assistent” gebruik van de chatbot “Publio”. De chatbot registreert de audio-input (uw gesproken vragen) en stuurt deze naar een spraakherkenningsmodule die de spraak omzet in tekst. De audio-input wordt verwerkt op de Microsoft Azure-server. De “Publicatiebureau-assistent” toont de audio-input vervolgens als een reeks woorden die door de spraakherkenningsmodule zijn herkend en geeft dan een standaardantwoord, zowel schriftelijk als via geautomatiseerde audio. Deze uitwisseling is onmiddellijk en tijdelijk. Na het sluiten van het venster “Publicatiebureau-assistent” wordt de hele uitwisseling verwijderd. Niets van de audio, de gestelde vragen of de antwoorden wordt opgeslagen.

Uw persoonsgegevens worden niet gebruikt voor geautomatiseerde besluitvorming, dus ook niet voor profilering.

3. Op welke rechtsgrond(en) verwerken we uw persoonsgegevens?

We verwerken uw persoonsgegevens omdat:

- de verwerking noodzakelijk is voor de vervulling van een taak in het algemeen belang of in het kader van de uitoefening van het openbaar gezag dat aan de instelling of het orgaan van Unie is verleend,

en

- u als betrokkene toestemming heeft gegeven voor de verwerking van uw persoonsgegevens voor een of meer specifieke doeleinden.

- Als u via het OP-portaal een bestelling plaatst, is de verwerking van uw persoonsgegevens noodzakelijk voor de uitvoering van uw bestelling.

Rechtsgrond van de verwerking: mandaat van het Bureau voor publicaties, Besluit 2009/496/EG van het Europees Parlement, de Raad, de Commissie, het Hof van Justitie, de Rekenkamer, het Europees Economisch en Sociaal Comité en het Comité van de Regio’s van 26 juni 2009 betreffende de organisatie en de werking van het Bureau voor publicaties van de Europese Unie.

4. Welke persoonsgegevens verzamelen en verwerken we?

Ten behoeve van deze verwerkingshandeling verzamelt eenheid A.5 “PB-portaal” van het Bureau voor publicaties van de Europese Unie de volgende categorieën persoonsgegevens:

Verplichte gegevens voor een volwaardige account:

• Voornaam
• Achternaam
• E-mailadres
• Wachtwoord (versleuteld)

Verplichte gegevens voor een single sign-on account (gegevens afkomstig van een externe dienst zoals Facebook, Twitter of EU Login):

• Accountnaam
• E-mail (niet voor Twitter)
• Voornaam
• Achternaam

Facultatieve gegevens:

• Telefoonnummer
• Favoriet onderwerp
• Soort gebruiker
• Soort adres
• Voornaam (kan verschillen van die onder verplichte gegevens)
• Achternaam (kan verschillen van die onder verplichte gegevens)
• Adres
• Postcode
• Plaats
• Land
• E-mailadres (kan verschillen van het verplichte e-mailadres)
• Telefoonnummer
• Soort persoon
• Organisatie
• Afdeling
• Functie

Om te browsen op het PB-portaal hoeft u geen persoonsgegevens te verstrekken. Dit laatste is wel noodzakelijk als u gebruik wilt maken van de aanvullende diensten van een volwaardige account, zoals “Mijn adressen”, Mijn lijsten”, “Mijn widgets”, “Mijn bestellingen”, “Mijn profiel”, “Mijn kennisgevingen”, “Mijn notities”, “Mijn boordelingen”, “Mijn zoekopdrachten” en “Mijn RSS-feeds”.

U bent ook verplicht persoonsgegevens te verstrekken als u een publicatie bestelt en naar uw huisadres laat sturen.

Functie “Publicatiebureau-assistent”

• Spraak (als u uw vraag aan de assistent uitspreekt)

5. Hoe lang bewaren we uw persoonsgegevens?

Eenheid A.5 “PB-portaal” van het Bureau voor publicaties bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel van de gegevensverzameling of -verwerking, namelijk om u de gevraagde diensten te verlenen. Heeft u een volwaardige account, dan kunt u desgewenst zelf uw persoonsgegevens wissen (met de optie “Account wissen”).

Zodra u drie jaar geen gebruik heeft gemaakt van uw account, sturen wij u een bericht. Als u daar niet binnen een maand op reageert, wordt uw account automatisch verwijderd.

6. Hoe beschermen en beveiligen we uw persoonsgegevens?

Alle persoonsgegevens in elektronische vorm (e-mails, documenten, databases, geüploade gegevensreeksen enz.) worden opgeslagen:
- in MS Azure Cloud (Europe), beheerd door de primaire onderaannemers SOFTWARE IMAGINATION & VISION S.R.L. (SIMAVI), Roemenië, en ARHS Spikeseed S.A., Luxemburg, belast met de PB-portaalapplicatie;
- in MS Azure Cloud (Europe), beheerd door de onderaannemer Tremend Software Consulting S.R.L., Roemenië, belast met de bedrijfscontinuïteit van het PB-portaal;
- op de servers van de onderaannemer Paragon Supply Services, Frankrijk, belast met de verwerking van de bestellingen van gedrukte publicaties;
- onderaannemers die bijdragen aan de “Publicatiebureau-assistent” (Publio): Pureinsights Technology Ltd, VK, en Wisevoice AI, Roemenië.

Alle verwerkingshandelingen voldoen aan Besluit (EU, Euratom) 2017/46 van de Commissie van 10 januari 2017 over de beveiliging van communicatie- en informatiesystemen binnen de Europese Commissie.

Onderaannemers van de Commissie die namens haar uw persoonsgegevens verwerken, zijn gebonden aan specifieke contractuele bepalingen en aan de vertrouwelijkheidseisen die voortvloeien uit de Algemene Verordening Gegevensbescherming (“AVG”, Verordening (EU) 2016/679).

Om uw persoonsgegevens te beschermen, heeft de Commissie diverse technische en organisatorische maatregelen getroffen. De technische maatregelen voorzien in een adequaat niveau van netwerkbeveiliging en bescherming van uw gegevens tegen verlies, verandering en ongeoorloofde toegang, gelet op de risico’s van de verwerking en de aard van de verwerkte persoonsgegevens. De organisatorische maatregelen houden in dat uw persoonsgegevens alleen toegankelijk zijn voor bevoegde personen die deze gegevens moeten kennen met het oog op de verwerking hiervan.

7. Wie heeft toegang tot uw persoonsgegevens en aan wie geven we ze door?

We geven uw persoonsgegevens alleen door aan de met de verwerkingshandeling belaste en andere bevoegde medewerkers van de Europese Commissie volgens het “need-to-know”-beginsel. Deze medewerkers zijn gehouden aan hun statutaire, en waar nodig, aanvullende overeenkomsten inzake vertrouwelijkheid.

Toegang tot uw persoonsgegevens wordt ook verleend aan de onderaannemers die belast zijn met het beheer van de applicatie (SIMAVI en ARHS Spikeseed S.A.) en aan Tremend Software Consulting S.R.L., die belast is met de bedrijfscontinuïteit.

Wanneer u de spraakfunctie van de “Publicatiebureau-assistent” (Publio) gebruikt, worden de spraakgegevens verwerkt in systemen die worden geleverd door de subcontractanten Pureinsights Technology Ltd en Wisevoice AI.

Als u een bestelling plaatst voor een gedrukte publicatie in de rubriek EU-publicaties van het PB-portaal, zullen uw persoonsgegevens worden verwerkt door de onderaannemer die belast is met de uitvoering van de bestellingen; dit is momenteel Paragon Supply Services, Frankrijk. Op deze verwerking is een speciale privacyverklaring van toepassing, die u ter beschikking zal worden gesteld wanneer uw bestelling wordt uitgevoerd.

We geven geen gegevens door aan anderen.

8. Wat zijn uw rechten en hoe kunt u ze uitoefenen?

Als “betrokkene” heeft u op grond van hoofdstuk III, artikelen 14 tot en met 25, van Verordening (EU) 2018/1725 bepaalde rechten, namelijk op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegevens of op beperking van de verwerking daarvan. Indien van toepassing, heeft u ook het recht om tegen de verwerking bezwaar te maken of uw gegevens over te laten dragen.

Door een gebruikersprofiel op het PB-portaal aan te maken, hebt u toestemming gegeven om uw persoonsgegevens aan eenheid A.5 “PB-portaal” van het Publicatiebureau te verstrekken. U kunt uw toestemming altijd intrekken door de verwerkingsverantwoordelijke hiervan in kennis te stellen. De intrekking doet geen afbreuk aan de rechtmatigheid van de verwerking die heeft plaatsgevonden voordat u de toestemming introk.

U kunt uw rechten uitoefenen door contact op te nemen met de verwerkingsverantwoordelijke, of, in geval van een geschil, de functionaris voor gegevensbescherming. Indien nodig kunt u zich ook wenden tot de Europees Toezichthouder voor gegevensbescherming. Hun contactgegevens staan vermeld onder punt 9.

Geef in uw verzoek aan op welke verwerkingshandeling(en) uw verzoek betrekking heeft door de in punt 10 genoemde referentie te vermelden.

9. Contactgegevens

- De verwerkingsverantwoordelijke

Wilt u uw rechten uit hoofde van Verordening (EU) 2018/1725 uitoefenen of heeft u vragen, opmerkingen, bezwaren of een klacht in verband met de verzameling en het gebruik van uw persoonsgegevens, neem dan contact op met de verwerkingsverantwoordelijke, eenheid A.5 “PB-portaal” van het Bureau voor publicaties van de Europese Unie.

- De functionaris voor gegevensbescherming (DPO, Data Protection Officer) van de Europese Commissie

Heeft u vragen over de verwerking van uw persoonsgegevens in het kader van Verordening (EU) 2018/1725, neem dan contact op met de functionaris voor gegevensbescherming (data-protection-officer@ec.europa.eu).

- De Europees Toezichthouder voor gegevensbescherming (EDPS, European Data Protection Supervisor)

Als u meent dat bij de verwerking van uw persoonsgegevens door de verwerkingsverantwoordelijke uw rechten uit hoofde van Verordening (EU) 2018/1725 zijn geschonden, kunt u bezwaar maken (d.w.z. een klacht indienen) bij de Europees Toezichthouder voor gegevensbescherming (edps@edps.europa.eu).

10. Waar vindt u meer informatie?

De functionaris voor gegevensbescherming (DPO) van de Commissie houdt een register bij van alle door de Commissie uitgevoerde verwerkingshandelingen met betrekking tot persoonsgegevens die gedocumenteerd en aan hem gemeld zijn. Dit register kunt u raadplegen op http://ec.europa.eu/dpo-register

Deze specifieke verwerkingshandeling is in het openbaar register van de DPO opgenomen met de volgende referentie: DPR-EC-00449