Declarație de confidențialitate privind protecția datelor cu caracter personal

Operațiunea de prelucrare: Site-ul „Oficiul pentru Publicații al Uniunii Europene” (Portalul OP)

Operator de date:Oficiul pentru Publicații al Uniunii Europene, Unitatea A.5 („Portal și servicii web”)

Referința înregistrării: DPR-EC-00449

1. Introducere

Comisia Europeană (denumită în continuare „Comisia”) s-a angajat să protejeze datele dumneavoastră cu caracter personal și să vă respecte viața privată. Comisia colectează și prelucrează date cu caracter personal în temeiul Regulamentului (UE) 2018/1725 al Parlamentului European și al Consiliului din 23 octombrie 2018 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal de către instituțiile, organele, oficiile și agențiile Uniunii și privind libera circulație a acestor date [și de abrogare a Regulamentului (CE) nr. 45/2001].

Prezenta declarație de confidențialitate explică de ce vă prelucrăm datele cu caracter personal, cum colectăm, prelucrăm și protejăm toate datele cu caracter personal furnizate, cum utilizăm informațiile și ce drepturi aveți în raport cu datele dumneavoastră cu caracter personal. De asemenea, indică datele de contact ale operatorului de date responsabil pe care îl puteți contacta pentru a vă exercita drepturile, ale responsabilului cu protecția datelor și ale Autorității Europene pentru Protecția Datelor.

Mai jos sunt prezentate informațiile referitoare la prelucrarea datelor furnizate pe site-ul „Oficiul pentru Publicații al Uniunii Europene” (Portalul OP), prelucrare realizată de unitatea C.1 („Portalul OP”) din cadrul Oficiului pentru Publicații al Uniunii Europene.

2. De ce colectăm, păstrăm și prelucrăm date cu caracter personal?

Scopul prelucrării datelor: Unitatea A.5 („Portal și servicii web”) din cadrul Oficiului pentru Publicații colectează și utilizează datele dumneavoastră cu caracter personal pentru a permite înregistrarea utilizatorilor pe site-ul portalului OP și pentru a putea furniza serviciile legate de comandarea publicațiilor tipărite pe pagina Publicațiile UE și de utilizarea funcției „Asistentul virtual al Oficiului pentru Publicații”.

Înregistrarea utilizatorilor: această operațiune de prelucrare constă în menținerea unei liste conținând date cu caracter personal într-o bază de date.În plus, datele sunt utilizate într-un mod anonimizat pentru studii și/sau în scopuri statistice, în vederea îmbunătățirii serviciilor pe care le oferim.

Asistentul virtual al Oficiului pentru Publicații: această funcție (o fereastră în cadrul paginii web) le permite utilizatorilor să adreseze întrebări standard cu privire la serviciile portalului și la publicațiile disponibile. Puteți adresa întrebări în scris sau verbal. Pentru conversațiile verbale, Asistentul virtual al Oficiului pentru Publicații utilizează robotul de chat „Publio”. Robotul de chat înregistrează mesajele vocale (întrebările rostite) și le trimite unui motor de recunoaștere vocală care transformă textul rostit în în text scris. Mesajele vocale sunt prelucrate pe serverul Microsoft Azure. Asistentul virtual al Oficiului pentru Publicații afișează apoi textul scris care reproduce mesajul vocal, în cuvintele interpretate de motorul de recunoaștere vocală, înainte de a afișa un răspuns standard atât în scris, cât și prin intermediul unui mesaj vocal automat. Această conversație este instantanee și efemeră. Când închideți fereastra „Asistentul virtual al Oficiului pentru Publicații”, întreaga conversație se șterge. Nici sunetul, nici întrebările adresate, nici răspunsurile nu sunt stocate.

Datele dumneavoastră cu caracter personal nu vor fi utilizate pentru un proces decizional automatizat, nici pentru crearea de profiluri.

3. Care este temeiul juridic în baza căruia prelucrăm datele dumneavoastră cu caracter personal?

Vă prelucrăm datele cu caracter personal deoarece:

- prelucrarea este necesară pentru îndeplinirea unei sarcini care servește unui interes public sau care rezultă din exercitarea autorității publice cu care este învestită instituția sau organul Uniunii;

și

- dumneavoastră, ca persoană vizată, ați consimțit ca datele personale să vă fie prelucrate pentru unul sau mai multe scopuri specifice.

- Dacă faceți o comandă pe portalul OP, prelucrarea datelor dumneavoastră cu caracter personal este necesară pentru onorarea comenzii.

Temeiul juridic pentru prelucrare: mandatul Oficiului pentru Publicații, Decizia 2009/496/CE, Euratom a Parlamentului European, a Consiliului, a Comisiei, a Curții de Justiție, a Curții de Conturi, a Comitetului Economic și Social European și a Comitetului Regiunilor din 26 iunie 2009 privind organizarea și funcționarea Oficiului pentru Publicații al Uniunii Europene.

4. Ce date personale colectăm și prelucrăm?

Pentru a efectua această operațiune de prelucrare, Oficiul pentru Publicații al Uniunii Europene, Unitatea C.1 („Portalul OP”) colectează următoarele categorii de date cu caracter personal:

Date obligatorii pentru un cont complet:

• Prenumele
• Numele de familie
• Adresa de e-mail
• Parola (criptată)

Date obligatorii pentru un cont cu autentificare unică (date obținute de la un serviciu extern precum Facebook, Twitter sau EU Login):

• ID-ul de utilizator
• Adresa de e-mail (nu pentru Twitter)
• Prenumele
• Numele de familie

Date opționale:

• Numărul de telefon
• Tema de interes
• Rolul preferat
• Tip de adresă
• Prenumele (poate fi diferit de cel din datele obligatorii)
• Numele de familie (poate fi diferit de cel din datele obligatorii)
• Strada și numărul
• Codul poștal
• Localitatea
• Țara
• Adresa de e-mail (poate fi alta decât cea obligatorie)
• Numărul de telefon
• Tip de persoană
• Organizație
• Departament
• Funcția

Furnizarea de date cu caracter personal nu este obligatorie pentru navigarea pe Portalul OP. Ea este însă obligatorie dacă doriți să beneficiați de serviciile suplimentare pe care vi le oferă un cont complet, cum ar fi „Adresele mele”, „Listele mele”, „Widget-urile mele”, „Comenzile mele”, „Profilul meu”, „Alertele mele”, „Adnotările mele”, „Evaluările mele”, „Căutările mele” și „Fluxurile mele RSS”.

De asemenea, este obligatorie dacă doriți să comandați o publicație cu livrare la domiciliu.

Funcția „Asistentul virtual al Oficiului pentru Publicații”

• Vocea (dacă interacționați vocal cu asistentul)

5. Cât timp păstrăm datele dumneavoastră cu caracter personal?

Unitatea C.1 „Portalul UE” din cadrul Oficiului pentru Publicații vă păstrează datele personale numai atâta timp cât este necesar pentru a îndeplini scopul colectării sau prelucrării ulterioare, și anume pentru a furniza serviciile solicitate. Dacă v-ați creat un cont complet, puteți șterge singur datele dumneavoastră cu caracter personal, folosind butonul „Ștergere profil și cont”.

Dacă nu vă folosiți contul timp de trei ani, vă vom trimite un mesaj de informare, la care trebuie să răspundeți în termen de o lună. În caz contrar, vă vom șterge automat contul.

6. Cum protejăm și păstrăm datele dumneavoastră cu caracter personal?

Toate datele cu caracter personal în format electronic (e-mailuri, documente, baze de date, seturi de date încărcate etc.) sunt stocate:
- în cloud-ul MS Azure (Europa), gestionat de către contractanții principali SOFTWARE IMAGINATION & VISION S.R.L. (SIMAVI) din România și ARHS Spikeseed S.A. din Luxemburg, care răspund de aplicația Portalul OP
- în cloud-ul MS Azure (Europa), gestionat de către contractantul Tremend Software Consulting S.R.L. România, care răspunde de asigurarea continuității activității Portalului OP
- pe serverele contractantului Paragon Supply Services Franța, care răspunde de onorarea comenzilor pe suport de hârtie.
- subcontractanții care contribuie la funcționarea Asistentului virtual al Oficiului pentru Publicații (Publio): Pureinsights Technology Ltd Regatul Unit și Wisevoice AI România

Toate operațiunile de prelucrare se desfășoară respectând Decizia (UE, Euratom) 2017/46 a Comisiei din 10 ianuarie 2017 privind securitatea sistemelor informatice și de comunicații în cadrul Comisiei Europene.

Contractanții Comisiei au obligația de a respecta o clauză contractuală specifică pentru orice operațiune de prelucrare a datelor dumneavoastră în numele Comisiei. Aceștia trebuie, de asemenea, să respecte obligațiile de confidențialitate care decurg din Regulamentul general privind protecția datelor (RGPD, Regulamentul (UE) 2016/679).

Pentru a vă proteja datele cu caracter personal, Comisia a instituit o serie de măsuri tehnice și organizatorice. Printre măsurile tehnice se numără acțiuni adecvate pentru a aborda securitatea în mediul online, riscul pierderii de date, modificarea datelor sau accesul neautorizat, luând în considerare riscul prezentat de prelucrarea datelor și natura datelor cu caracter personal care sunt prelucrate. Măsurile organizatorice prevăd că accesul la datele personale le este acordat doar persoanelor autorizate care au un interes legitim să le cunoască în contextul acestei operațiuni de prelucrare.

7. Cine are acces la datele dumneavoastră cu caracter personal și cui îi sunt dezvăluite?

Accesul la datele dumneavoastră cu caracter personal este furnizat personalului Comisiei responsabil cu efectuarea operațiunii de prelucrare în cauză și personalului autorizat, în conformitate cu principiul „necesității de a cunoaște”. Personalul menționat trebuie să respecte dispozițiile legale și, atunci când este necesar, acordurile de confidențialitate suplimentare.

S-a acordat acces la datele dumneavoastră cu caracter personal și contractanților responsabili cu gestionarea aplicației (SIMAVI și ARHS Spikeseed S.A.) și contractantului responsabil cu asigurarea continuității activității, Tremend Software Consulting S.R.L.

Atunci când utilizați funcția vocală a Asistentului virtual al Oficiului pentru Publicații (Publio), datele vocale vor fi prelucrate în sisteme furnizate de subcontractanții Pureinsights Technology Ltd și Wisevoice AI.

Atunci când comandați o publicație pe suport de hârtie din secțiunea EU Publications a Portalului OP, datele dumneavoastră cu caracter personal vor fi prelucrate de contractantul responsabil cu onorarea comenzilor – în prezent, acesta este firma Paragon Supply Services, din Franța. Această prelucrare face obiectul unei declarații de confidențialitate specifice care vă va fi pusă la dispoziție atunci când vi se execută comanda.

Informațiile pe care le colectăm nu vor fi transmise niciunei părți terțe.

8. Care sunt drepturile dumneavoastră și cum vi le puteți exercita?

În calitate de „persoană vizată”, în temeiul capitolului III (articolele 14-25) din Regulamentul (UE) 2018/1725, beneficiați de drepturi specifice, în special de dreptul de a accesa, de a rectifica sau de a șterge datele dumneavoastră cu caracter personal și de dreptul de a restricționa prelucrarea lor. De asemenea, dacă este cazul, aveți dreptul de a vă opune prelucrării sau dreptul la portabilitatea datelor.

Atunci când v-ați înregistrat ca utilizator pe Portalul OP, ați consimțit să furnizați datele dumneavoastră cu caracter personal unității C.1 „Portalul OP” din cadrul Oficiului pentru Publicații. Vă puteți retrage consimțământul în orice moment prin notificarea operatorului de date. Retragerea nu va afecta legalitatea prelucrării efectuate înainte de momentul retragerii.

Vă puteți exercita drepturile contactând operatorul de date sau, în cazul unui conflict, responsabilul cu protecția datelor. Dacă este necesar, puteți contacta, de asemenea, Autoritatea Europeană pentru Protecția Datelor. Datele de contact ale acestora sunt furnizate în secțiunea 9 de mai jos.

Dacă doriți să vă exercitați drepturile în contextul uneia sau mai multor operațiuni de prelucrare specifice, vă rugăm să includeți în cerere descrierea lor (și anume referința/referințele de înregistrare, așa cum se specifică la punctul 10 de mai jos).

9. Date de contact

- Operatorul de date

Dacă doriți să vă exercitați drepturile în temeiul Regulamentului (UE) 2018/1725, dacă aveți observații, întrebări sau preocupări sau dacă doriți să depuneți o plângere cu privire la colectarea și utilizarea datelor dumneavoastră cu caracter personal, nu ezitați să contactați operatorul de date – unitatea C.1 („Portalul OP”) din cadrul Oficiului pentru Publicații al Uniunii Europene.

- Responsabilul cu protecția datelor (RPD) din cadrul Comisiei

Puteți contacta responsabilul cu protecția datelor (data-protection-officer@ec.europa.eu) pentru orice aspect legat de prelucrarea datelor dumneavoastră cu caracter personal în temeiul Regulamentului (UE) 2018/1725.

- Autoritatea Europeană pentru Protecția Datelor (AEPD)

Puteți depune o plângere și la Autoritatea Europeană pentru Protecția Datelor, la adresa dps@edps.europa.eu, dacă sunteți de părere că drepturile dumneavoastră în temeiul Regulamentului (UE) 2018/1725 au fost încălcate de către operatorul de date ca urmare a prelucrării datelor dumneavoastră cu caracter personal.

10. Unde puteți găsi mai multe informații

Responsabilul cu protecția datelor (RPD) din cadrul Comisiei publică registrul tuturor operațiunilor de prelucrare a datelor cu caracter personal efectuate de Comisie care au fost documentate și care i-au fost notificate. Puteți consulta registrul accesând linkul: https://ec.europa.eu/info/about-european-commission/service-standards-and-principles/transparency/data-processing-register_ro

Această operațiune specifică de prelucrare a fost inclusă în registrul public al RPD cu referința: DPR-EC-00449