Publications Office of the EU
Privacy statement: UPP - O Uradu za publikacije
DisplayCustomHeader
MyPortal
Izbirnik jezika
slovenščina
BasketSummary
Dockbar
Dockbar trenutno ni dostopen

Izjava o varstvu osebnih podatkov: Unified Production Platform (UPP)

Varstvo osebnih podatkov
Ta izjava o varstvu osebnih podatkov vsebuje informacije o obdelavi osebnih podatkov in njihovem varstvu.
Postopek obdelave podatkov: zahtevki za objavo splošnih publikacij
Upravljavec podatkov: Urad za publikacije Evropske unije, Direktorat B, „Storitve priprave publikacij“
Referenčna oznaka: DPR-EC-00424

1. Uvod

Evropska komisija (v nadaljnjem besedilu: Komisija) je zavezana varstvu vaših osebnih podatkov in spoštovanju vaše zasebnosti. Komisija zbira in nadalje obdeluje osebne podatke v skladu z Uredbo (EU) 2018/1725 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 23. oktobra 2018 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov v institucijah, organih, uradih in agencijah Unije in o prostem pretoku takih podatkov ter o razveljavitvi Uredbe (ES) št. 45/2001.

V tej izjavi o varstvu osebnih podatkov je pojasnjeno, zakaj obdelujemo vaše osebne podatke, kako vse predložene osebne podatke zbiramo, z njimi ravnamo in jih varujemo, kako navedene informacije uporabljamo in katere pravice imate v zvezi s svojimi osebnimi podatki. V njej so navedeni tudi kontaktni podatki odgovornega upravljavca podatkov, pri katerem lahko uveljavite svoje pravice, pooblaščene osebe za varstvo podatkov in Evropskega nadzornika za varstvo podatkov.

V nadaljevanju so navedene informacije v zvezi s postopkom obdelave zahtevkov za objavo splošnih publikacij, ki ga izvaja Direktorat B „Priprava publikacij“ Urada za publikacije Evropske unije.

2. Zakaj in kako obdelujemo vaše osebne podatke?

Namen postopka obdelave osebnih podatkov: Direktorat B, „Priprava publikacij“, Urada za publikacije vzdržuje portal „Author portal“ na platformi UPP (Unified Production Platform), ki službam institucij, organov in agencij EU omogoča, da pri Uradu za publikacije vložijo zahtevke za objavo splošnih publikacij ali uporabijo orodje za skupno načrtovanje, ki omogoča usklajevanje prihodnjih publikacij na njihovi ravni (znotraj posameznega generalnega direktorata) oziroma na ravni posamezne institucije EU.

Vaše osebne podatke (elektronski naslov, ime in priimek) zbiramo, ko ustvarite uporabniški profil na platformi UPP in ko vložite zahtevek na portalu „Author portal“ in/ali vnesete načrtovano publikacijo v orodje za skupno načrtovanje.

Vaše osebne podatke obdelujemo za enega ali več naslednjih namenov:

  • odgovarjanje na zahteve za založniške storitve in njihovo upravljanje, v primeru zaračunanih storitev pa izdajanje računov naročniku;
  • usklajevanje načrtovanja publikacij med sodelujočimi generalnimi direktorati Komisije, institucijami in organi EU;
  • stik z vami v okviru anket v zvezi s portalom Author Portal ali katero koli drugo storitvijo Urada za publikacije;
  • ponudbe usposabljanj, izmenjav najboljših praks, glasil, dogodkov o založniških temah;
  • izmenjava informacij v zvezi z založništvom z vami in pridobivanje povratnih informacij o naših storitvah;
  • upravljanje vaših pravic dostopa do sistema in priprava zbirnih statističnih podatkov o uporabnikih;
  • vzdrževanje podrobnega pregleda zahtev za dostop prek orodja MS PowerBI.

Vaših osebnih podatkov ne bomo uporabili za samodejno sprejemanje odločitev ali za profiliranje.

3. Na kateri pravni podlagi obdelujemo vaše osebne podatke

Razlogi za obdelavo osebnih podatkov:

– obdelava je potrebna za opravljanje naloge v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene instituciji ali organu Unije

ter

– ko zaprosite za uporabniški profil za UPP in ponovno ob vnosu svojih osebnih podatkov v obrazec zahtevka na portalu „Author portal“, kot posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, privolite v obdelavo svojih osebnih podatkov za te namene.

Dodatna pravna podlaga:

Sklep 2009/496/ES, Euratom Evropskega parlamenta, Sveta, Komisije, Sodišča Evropskih skupnosti, Računskega sodišča, Evropskega ekonomsko-socialnega odbora in Odbora regij z dne 26. junija 2009 o organizaciji in delovanju Urada za publikacije Evropske unije

4. Katere osebne podatke zbiramo in obdelujemo?

Za ta postopek obdelave Direktorat B „Izdelava publikacij“ pri Uradu za publikacije zbira naslednje kategorije osebnih podatkov:

pristojna oseba za zahtevek, pristojna oseba za projekt in pristojna oseba za finančne zadeve, pobudnik načrta in koordinator načrta (lahko sta ista oseba):

  • obvezno: ime, priimek, e-naslov, telefonska številka, institucija, organ ali agencija EU (samodejno pridobljeno iz EU Login in brez možnosti urejanja);
  • neobvezno za pobudnika načrta in koordinatorja načrta: dodatni e-naslov in enota.

Zagotovitev osebnih podatkov je obvezna, da se ohrani uporabniški profil na portalu „Author portal“ na UPP in da Urad za publikacije lahko obdela zahtevke za objavo.

5. Kako dolgo hranimo vaše osebne podatke?

Direktorat B „Priprava publikacij“ Urada za publikacije hrani podatke samo toliko časa, kolikor je potrebno za izpolnitev namena zbiranja ali nadaljnje obdelave podatkov, in sicer 10 let po zaključku projekta.

6. Kako varujemo vaše osebne podatke?

Vsi osebni podatki v elektronski obliki (elektronska pošta, dokumenti, podatkovne zbirke, naložene serije podatkov itd.) se shranjujejo na strežnikih Evropske komisije. Za vse postopke obdelave se uporablja Sklep Komisije (EU, Euratom) 2017/46 z dne 10. januarja 2017 o varnosti komunikacijskih in informacijskih sistemov v Evropski komisiji.

Za varovanje osebnih podatkov je Komisija uvedla številne tehnične in organizacijske ukrepe. Tehnični ukrepi vključujejo ustrezne ukrepe za zagotovitev spletne varnosti, za zaščito pred izgubo ali spremembo podatkov ali nepooblaščenim dostopom, pri čemer se upoštevata tveganje, ki ga pomeni obdelava, in narava osebnih podatkov, ki se obdelujejo. Organizacijski ukrepi vključujejo omejitev dostopa do osebnih podatkov zgolj na pooblaščene osebe z legitimno potrebo po seznanitvi za namene tega postopka obdelave podatkov.

7. Kdo ima dostop do vaših osebnih podatkov in komu jih razkrijemo?

Dostop do vaših osebnih podatkov ima osebje Komisije, odgovorno za to obdelavo, ter pooblaščeno osebje v skladu z načelom „potrebe po seznanitvi“. To osebje zavezujejo zakonsko določeni in po potrebi dodatni sporazumi o varovanju zaupnih podatkov.

8. Katere pravice imate in kako jih lahko uveljavljate?

Kot „posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki“, imate posebne pravice v skladu s členi 14–25 poglavja III Uredbe (EU) 2018/1725, zlasti pravico do dostopa, popravka, izbrisa ali omejitve obdelave osebnih podatkov. Kadar je primerno, imate tudi pravico, da nasprotujete obdelavi, ali pravico do prenosljivosti podatkov.

Uveljavite lahko pravico do ugovora obdelavi osebnih podatkov, ki je bila zakonito izvedena v skladu s členom 5(1)(a).

Privolili ste v predložitev osebnih podatkov Direktoratu B „Priprava publikacij“ Urada za publikacije za namen te obdelave. Privolitev lahko kadar koli prekličete, tako da o tem obvestite upravljavca podatkov. Preklic ne vpliva na zakonitost obdelave, izvedene pred preklicem privolitve.

Za uveljavljanje svojih pravic se obrnite na upravljavca podatkov ali v primeru spora na pooblaščeno osebo za varstvo podatkov. Po potrebi se lahko obrnete tudi na Evropskega nadzornika za varstvo podatkov. Njihovi kontaktni podatki so navedeni v razdelku 9 v nadaljevanju.

Če želite uveljavljati pravice glede enega ali več specifičnih postopkov obdelave podatkov, jasno navedite te postopke v svojem zahtevku (tj. navedite njihovo referenčno oznako, kot je navedena v razdelku 10).

9. Kontaktni podatki

Upravljavec podatkov

Za uveljavljanje svojih pravic v skladu z Uredbo (EU) 2018/1725 ali za vprašanja, pripombe, pomisleke ali pritožbe v zvezi z zbiranjem in uporabo vaših osebnih podatkov se obrnite na upravljavca podatkov – Direktorat B „Priprava publikacij“ pri Uradu za publikacije na naslovu info@publications.europa.eu.

Pooblaščena oseba za varstvo podatkov pri Komisiji

Za vprašanja v zvezi z obdelavo vaših osebnih podatkov v skladu z Uredbo (EU) 2018/1725 se lahko obrnete na pooblaščeno osebo za varstvo podatkov (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu).

Evropski nadzornik za varstvo podatkov

Če menite, da je upravljavec podatkov z obdelavo vaših osebnih podatkov kršil vaše pravice iz Uredbe (EU) 2018/1725, se lahko pritožite pri Evropskem nadzorniku za varstvo podatkov(edps@edps.europa.eu).

10. Kje je mogoče najti podrobnejše informacije?

Pooblaščena oseba za varstvo podatkov pri Komisiji vodi register vseh dokumentiranih in priglašenih postopkov obdelave osebnih podatkov, ki jih izvaja Komisija. Register je na voljo na naslednji povezavi: http://ec.europa.eu/dpo-register.

Ta postopek obdelave podatkov se v javnem registru pooblaščene osebe za varstvo podatkov vodi pod referenčno oznako DPR-EC-00424.