BESKYTTELSE AF DINE PERSONOPLYSNINGER

Databehandling vedrørende: OP Distribution System (OPDS)

Dataansvarlig: Den Europæiske Unions Publikationskontor, kontor D.1, "Forbindelser med interessenter og outreachaktiviteter"

Reference: DPR-EC-00515.6

1. Indledning

Europa-Kommissionen ("Kommissionen") er forpligtet til at beskytte dine personoplysninger og til at respektere privatlivets fred. Kommissionen indsamler og behandler personoplysninger i overensstemmelse med Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2018/1725 af 23. oktober 2018 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger i Unionens institutioner, organer, kontorer og agenturer og om fri udveksling af sådanne oplysninger og om ophævelse af forordning (EF) nr. 45/2001.

I denne databeskyttelseserklæring kan du læse, hvorfor vi behandler dine personoplysninger, hvordan vi indsamler, behandler og beskytter alle de personoplysninger, du giver os, hvordan vi bruger oplysningerne, og hvilke rettigheder du har i forbindelse med dine personoplysninger. Desuden angives kontaktoplysningerne til den dataansvarlige, som du kan gøre dine rettigheder gældende overfor, samt til databeskyttelsesrådgiveren og Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse.

Herunder kan du finde information om databehandling i forbindelse med det integrerede system for logistikstyring (ILMS), som foretages af Den Europæiske Unions Publikationskontors kontor D4, "Trykning og distribution".

2. Hvorfor og hvordan behandler vi dine personoplysninger?

Formålet med databehandlingen: Publikationskontorets kontor D.4, "Trykning og distribution" indsamler og bruger dine personoplysninger, så Publikationskontoret kan administrere sine lagre, gennemføre dine bestillinger og yde de ønskede logistiske tjenester.

Dine personoplysninger vil ikke blive brugt til automatiseret beslutningstagning, herunder profilering.

3. På hvilket juridisk grundlag behandler vi dine personoplysninger?

Vi behandler dine personoplysninger:

– fordi behandlingen er nødvendig med henblik på en opgave, der udføres i samfundets interesse, eller som henhører under offentlig myndighedsudøvelse, som den eller det pågældende EU-institution eller -organ har fået pålagt

og

– fordi du, når du afgiver en bestilling og udfylder dine personoplysninger, som registreret giver dit samtykke til behandlingen af dine personoplysninger med henblik på at opfylde din bestilling.

Det juridiske grundlag for databehandlingen: Publikationskontorets mandat og Europa-Parlamentets, Rådets, Kommissionens, Domstolens, Revisionsrettens, Det Europæiske Økonomiske og Sociale Udvalgs og Regionsudvalgets afgørelse 2009/496/EF af 26. juni 2009 om organisationen og driften af Kontoret for Den Europæiske Unions Publikationer.

4. Hvilke personoplysninger indsamler og viderebehandler vi?

For at foretage denne databehandling indsamler Publikationskontorets kontor D.4, "Trykning og distribution", følgende personoplysninger:

1. Oplysninger om registrerede ODPS-brugere (som har fået et bruger-ID og password, så de har adgang til ODPS) oplysninger, der skal bruges til at bevilge adgang til og forvalte bruger-ID'et:

• Brugernavn + password (EU Login)
• Brugerprofil
• Bruger-ID (ODPS og SAP)
• E-mailadresse
• Administrativ afdeling (kun EU-personale)
• Navn på virksomheden (kun for leverandører af tryk)
• Foretrukket sprog (kan ændres når som helst i ODPS)

2. Oplysninger om brugere af OP-portalen (data indsamlet ved bestilling af publikationer):

• Modtagerens navn
• Leveringsadresse
• Katalognumre på de bestilte publikationer
• Modtagerens telefonnummer (kun obligatorisk ved hasteleverancer og sporede leverancer)
• E-mailadresse

Du skal opgive disse personoplysninger, så vi kan yde dig de ønskede tjenester.

5. Hvor længe opbevarer vi dine personoplysninger?

Publikationskontorets kontor D.4, "Trykning og distribution", opbevarer kun dine personoplysninger, så længe det er nødvendigt for at opfylde formålet med indsamlingen eller viderebehandlingen. For registrerede ODPS-brugere opbevares data, så længe der kræves adgang. For data indsamlet i forbindelse med bestilling af publikationer: 5 år fra bestillingen af ordren. Alle data, der vedrører masseordrer: 6 måneder efter opfyldelsen af ordren.

6. Hvordan beskytter og sikrer vi personoplysningerne?

Alle personoplysninger i elektronisk format (e-mails, dokumenter, databaser, uploadede datasamlinger osv.) opbevares på Kommissionens eller dennes kontrahenters servere. Al databehandling foregår i overensstemmelse med Kommissionens afgørelse (EU, Euratom) 2017/46 af 10. januar 2017 om kommunikations- og informationssystemernes sikkerhed i Europa-Kommissionen.

Kommissionens kontrahenter er bundet af en specifik kontraktbestemmelse ved behandlingen af dine personoplysninger på Kommissionens vegne og af den tavshedspligt, der udspringer af den generelle forordning om databeskyttelse ("GDPR" – forordning (EU) 2016/679).

For at beskytte dine personoplysninger har Kommissionen iværksat en række tekniske og organisatoriske foranstaltninger. De tekniske foranstaltninger omfatter passende tiltag til at håndtere onlinesikkerhed, risiko for datatab, ændring af data og uautoriseret adgang under hensyntagen til den risiko, der er forbundet med behandlingen og arten af de behandlede personoplysninger. De organisatoriske foranstaltninger omfatter begrænsning af adgangen til personoplysninger til kun at omfatte autoriserede personer, der har et legitimt behov for adgang for at kunne deltage i behandlingen af oplysningerne.

7. Hvem har adgang til dine personoplysninger, og hvem videregives de til?

Kun medarbejdere i Kommissionen med ansvar for databehandling og andet autoriseret personale har adgang til dine personoplysninger efter "need to know"-princippet. Disse medarbejdere er bundet af en lovbestemt tavshedspligt og kan, hvis det er nødvendigt, være underlagt andre fortrolighedsaftaler.

Tjenesteydelser i forbindelse med udførelse af fysiske ordrer (kontrakt 10828, udløb: Maj 2030): Paragon Supply Services, 350 avenue des entreprises, Parc d'Activités de la Galance, 62221 Noyelles-Sous-Lens, Frankrig

8. Hvilke rettigheder har du, og hvordan kan du udøve dem?

Du har særlige rettigheder som "registreret" i henhold til kapitel III (artikel 14-25) i forordning (EU) 2018/1725. Du har bl.a. ret til at få indsigt i dine personoplysninger og få dem rettet eller slettet samt at begrænse behandlingen af dine personoplysninger. Hvis det er relevant, har du også ret til at gøre indsigelse mod behandling af dine personoplysninger og ret til dataportabilitet.

Du har ret til at gøre indsigelse mod behandling af dine personoplysninger, som udføres lovligt i henhold til artikel 5, stk. 1, litra a).

Du kan udøve dine rettigheder ved at kontakte den dataansvarlige eller i tilfælde af en tvist databeskyttelsesrådgiveren. Hvis det er nødvendigt, kan du også henvende dig til Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse. Du finder kontaktoplysningerne i punkt 9 nedenfor.

Hvis du ønsker at udøve dine rettigheder i forbindelse med en eller flere specifikke behandlingsaktiviteter, bedes du angive beskrivelsen heraf (dvs. deres fortegnelsesnummer eller ‑numre som anført i punkt 10 nedenfor) i din anmodning.

9. Kontaktoplysninger

• Den dataansvarlige

Hvis du ønsker at benytte dig af dine rettigheder i henhold til forordning (EU) 2018/1725, hvis du har kommentarer, spørgsmål eller bekymringer, eller hvis du vil klage over indsamlingen eller anvendelsen af dine personoplysninger, er du velkommen til at kontakte den dataansvarlige for Publikationskontorets kontor D.4, "Trykning og distribution".

• Kommissionens databeskyttelsesrådgiver

Du kan kontakte Europa-Kommissionens databeskyttelsesrådgiver (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu) om spørgsmål vedrørende behandlingen af dine personoplysninger i henhold til forordning (EU) 2018/1725.

• Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse

Du har ret til at gøre indsigelse, dvs. indbringe en klage, over for Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse (edps@edps.europa.eu), hvis du mener, at dine rettigheder i henhold til forordning (EU) 2018/1725 er blevet krænket som følge af den dataansvarliges behandling af dine personoplysninger.

10. Hvor finder du mere information?

Kommissionens databeskyttelsesrådgiver fører et register over alle Kommissionens behandlingsaktiviteter vedrørende personoplysninger, som er blevet dokumenteret over for og anmeldt til databeskyttelsesrådgiveren. Du kan se dette register via følgende link: http://ec.europa.eu/dpo-register.

Behandlingen af dine personoplysninger er opført i databeskyttelsesrådgiverens offentlige register under følgende referencenummer: DPR-EC-00515.