ΠΡΟΣΤΑΣΙΑ ΤΩΝ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ ΣΑΣ ΠΡΟΣΩΠΙΚΟΥ ΧΑΡΑΚΤΗΡΑ

Πράξη επεξεργασίας: Ιστότοπος «Υπηρεσία Εκδόσεων της Ευρωπαϊκής Ένωσης» (διαδικτυακή πύλη ΥΕ)

Υπεύθυνος επεξεργασίας των δεδομένων: Υπηρεσία Εκδόσεων της Ευρωπαϊκής Ένωσης, μονάδα A.5 «Υπηρεσίες πύλης και διαδικτυακές υπηρεσίες»

Αριθμός καταχώρισης: DPR-EC-00449

1. Εισαγωγή

Η Ευρωπαϊκή Επιτροπή (στο εξής: Επιτροπή) δεσμεύεται να προστατεύει τα δεδομένα σας προσωπικού χαρακτήρα και να σέβεται την ιδιωτικότητά σας. Η Επιτροπή συλλέγει προσωπικά δεδομένα και τα υποβάλλει σε περαιτέρω επεξεργασία σύμφωνα με τον κανονισμό (ΕΕ) 2018/1725 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου, της 23ης Οκτωβρίου 2018, για την προστασία των φυσικών προσώπων έναντι της επεξεργασίας δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα από τα θεσμικά και λοιπά όργανα και τους οργανισμούς της Ένωσης και την ελεύθερη κυκλοφορία των δεδομένων αυτών [και για την κατάργηση του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 45/2001].

Στην παρούσα δήλωση περί ιδιωτικότητας επεξηγείται ο λόγος για τον οποίο υποβάλλονται σε επεξεργασία τα δεδομένα σας προσωπικού χαρακτήρα, ο τρόπος συλλογής, διαχείρισης και διασφάλισης της προστασίας όλων των παρεχόμενων δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα, ο τρόπος με τον οποίο χρησιμοποιούνται οι εν λόγω πληροφορίες, καθώς και τα δικαιώματα που έχετε ως προς τα δεδομένα σας προσωπικού χαρακτήρα. Επίσης, παρέχονται τα στοιχεία επικοινωνίας του υπευθύνου επεξεργασίας δεδομένων στον οποίο μπορείτε να απευθυνθείτε για να ασκήσετε τα δικαιώματά σας, καθώς και του υπευθύνου προστασίας δεδομένων και του Ευρωπαίου Επόπτη Προστασίας Δεδομένων.

Οι πληροφορίες σχετικά με την επεξεργασία του δικτυακού τόπου της Υπηρεσίας Εκδόσεων της Ευρωπαϊκής Ένωσης (Πύλη της Υπηρεσίας Εκδόσεων) που έχει αναλάβει η μονάδα A.5 «Υπηρεσίες πύλης και διαδικτυακές υπηρεσίες» της Υπηρεσίας Εκδόσεων της Ευρωπαϊκής Ένωσης παρουσιάζονται κατωτέρω.

2. Γιατί και πώς επεξεργαζόμαστε τα δεδομένα σας προσωπικού χαρακτήρα;

Σκοπός της πράξης επεξεργασίας: Η μονάδα A.5 «Υπηρεσίες πύλης και διαδικτυακές υπηρεσίες» της Υπηρεσίας Εκδόσεων συλλέγει και χρησιμοποιεί τα προσωπικά σας στοιχεία για την εγγραφή των χρηστών στον ιστότοπο της Υπηρεσίας Εκδόσεων, συμπεριλαμβανομένων των υπηρεσιών που συνδέονται με την παραγγελία έντυπων εκδόσεων στη σελίδα «Εκδόσεις της ΕΕ», καθώς και τη λειτουργία «βοηθός της Υπηρεσίας Εκδόσεων».

Εγγραφή χρήστη: αυτή η πράξη επεξεργασίας συνίσταται στην τήρηση καταλόγου που περιέχει δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα σε βάση δεδομένων. Τα δεδομένα χρησιμοποιούνται επίσης ανωνυμοποιημένα για μελέτες και/ή στατιστικούς σκοπούς με σκοπό τη βελτίωση της υπηρεσίας.

«Βοηθός της Υπηρεσίας Εκδόσεων»: η λειτουργία αυτή (παράθυρο εντός της ιστοσελίδας) επιτρέπει στους χρήστες να υποβάλλουν τυποποιημένες ερωτήσεις σχετικά με τις υπηρεσίες της πύλης και τις διαθέσιμες εκδόσεις. Μπορείτε να υποβάλετε ερωτήσεις γραπτώς ή προφορικά. Για τις προφορικές εισηγήσεις, ο «βοηθός της Υπηρεσίας Εκδόσεων» χρησιμοποιεί το διαλογικό ρομπότ «Publio». Το διαλογικό ρομπότ καταγράφει την εισαγωγή ήχου (τις προφορικές ερωτήσεις σας) και τις στέλνει σε μηχανή αναγνώρισης ομιλίας που μετατρέπει την ομιλία σε κείμενο. Η εισαγωγή ήχου υποβάλλεται σε επεξεργασία στον διακομιστή Microsoft Azure. Στη συνέχεια, ο «βοηθός της Υπηρεσίας Εκδόσεων» εμφανίζει την εισαγωγή ήχου, με τις λέξεις που ερμηνεύονται από τη μηχανή αναγνώρισης ομιλίας, προτού εμφανίσει μια τυποποιημένη απάντηση τόσο γραπτώς όσο και μέσω αυτοματοποιημένου ήχου. Η ανταλλαγή αυτή είναι στιγμιαία και εφήμερη. Μετά το κλείσιμο του παραθύρου «βοηθός της Υπηρεσίας Εκδόσεων», διαγράφεται ολόκληρη η ανταλλαγή. Δεν αποθηκεύονται ούτε ο ήχος, ούτε οι ερωτήσεις ούτε οι απαντήσεις που υποβάλλονται.

Τα δεδομένα σας προσωπικού χαρακτήρα δεν θα χρησιμοποιηθούν για αυτοματοποιημένη λήψη αποφάσεων, ούτε για την κατάρτιση προφίλ.

3. Ποια/Ποιες είναι η/οι νομική/-ές βάση/-εις για την επεξεργασία των δεδομένων σας προσωπικού χαρακτήρα;

Υποβάλλουμε σε επεξεργασία τα δεδομένα σας προσωπικού χαρακτήρα, διότι:

— η επεξεργασία είναι απαραίτητη για την εκπλήρωση καθήκοντος που εκτελείται προς το δημόσιο συμφέρον ή κατά την άσκηση δημόσιας εξουσίας που έχει ανατεθεί στο όργανο ή τον οργανισμό της Ένωσης·

και

— εσείς, ως υποκείμενο των δεδομένων, δώσατε τη συγκατάθεσή σας για την επεξεργασία των προσωπικών σας δεδομένων για έναν ή περισσότερους συγκεκριμένους σκοπούς.

— εάν παραγγείλετε μέσω της Πύλης της Υπηρεσίας Εκδόσεων, η επεξεργασία των προσωπικών σας δεδομένων είναι απαραίτητη για την εκπλήρωση της παραγγελίας σας.

Νομική βάση για την επεξεργασία: εντολή της Υπηρεσίας Εκδόσεων, απόφαση 2009/496/ΕΚ, Ευρατόμ του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου, του Συμβουλίου, της Επιτροπής, του Δικαστηρίου, του Ελεγκτικού Συνεδρίου, της Ευρωπαϊκής Οικονομικής και Κοινωνικής Επιτροπής και της Επιτροπής των Περιφερειών, της 26ης Ιουνίου 2009, σχετικά με την οργάνωση και τη λειτουργία της Υπηρεσίας Εκδόσεων της Ευρωπαϊκής Ένωσης.

4. Ποια δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα συλλέγουμε και υποβάλλουμε σε περαιτέρω επεξεργασία;

Για την πραγματοποίηση αυτής της πράξης επεξεργασίας, η μονάδα A.5 «Υπηρεσίες πύλης και διαδικτυακές υπηρεσίες» της Υπηρεσίας Εκδόσεων της Ευρωπαϊκής Ένωσης συγκεντρώνει τις ακόλουθες κατηγορίες προσωπικών δεδομένων:

Εγγραφή χρήστη

Υποχρεωτικά δεδομένα για πλήρη λογαριασμό:

• Όνομα
• Επώνυμο
• E-mail
• Κωδικός πρόσβασης (κρυπτογραφημένος)

Υποχρεωτικά δεδομένα για ενιαίο λογαριασμό σύνδεσης —δεδομένα που ανακτώνται από εξωτερική υπηρεσία EU Login (υπηρεσία ταυτοποίησης):

• Κωδικός χρήστη
• Διεύθυνση ηλ. ταχυδρομείου
• Όνομα
• Επώνυμο

Προαιρετικά δεδομένα:

• Αριθμός τηλεφώνου
• Θέματα ενδιαφέροντος
• Προτιμώμενος ρόλος
• Είδος διεύθυνσης
• Όνομα (μπορεί να διαφέρει από εκείνο που αναφέρεται στα υποχρεωτικά δεδομένα)
• Επώνυμο (μπορεί να διαφέρει από εκείνο που αναφέρεται στα υποχρεωτικά δεδομένα)
• Διεύθυνση (οδός και αριθμός)
• Ταχυδρομικός κώδικας
• Πόλη
• Χώρα
• E-mail (μπορεί να διαφέρει από εκείνο που αναφέρεται στα υποχρεωτικά δεδομένα)
• Τηλέφωνο διεύθυνσης
• Είδος προσώπου
• Οργανισμός
• Τμήμα
• Λειτουργία

Η παροχή προσωπικών δεδομένων δεν είναι υποχρεωτική για την περιήγηση στην Πύλη ΥΕ. Ωστόσο, η παροχή προσωπικών δεδομένων είναι υποχρεωτική εάν επιθυμείτε να επωφεληθείτε από πρόσθετες υπηρεσίες πλήρους λογαριασμού, όπως «Οι διευθύνσεις μου», «Οι κατάλογοι μου», «Οι μικροεφαρμογές μου», «Οι παραγγελίες μου», «Το προφίλ μου», «Οι ειδοποιήσεις μου», «Οι σημειώσεις μου», «Οι αξιολογήσεις μου», «Οι αναζητήσεις μου» και «Οι δικές μου τροφοδοσίες RSS».

Επίσης, η παροχή προσωπικών δεδομένων είναι υποχρεωτική εάν παραγγείλετε μια έκδοση που θα αποσταλεί στο σπίτι σας.

Λειτουργία του «βοηθού της Υπηρεσίας Εκδόσεων»:

• Φωνή (εάν αλληλεπιδράσετε με τον βοηθό μέσω ομιλίας)

5. Για πόσο χρονικό διάστημα διατηρούμε τα δεδομένα σας προσωπικού χαρακτήρα;

Η μονάδα A.5 «Υπηρεσίες πύλης και διαδικτυακές υπηρεσίες» της Υπηρεσίας Εκδόσεων διατηρεί τα προσωπικά σας δεδομένα μόνο για το χρονικό διάστημα που απαιτείται για την εκπλήρωση του σκοπού της συλλογής ή της περαιτέρω επεξεργασίας, δηλαδή για την παροχή των απαιτούμενων υπηρεσιών. Σε περίπτωση δημιουργίας πλήρους λογαριασμού, μπορείτε να διαγράψετε τα προσωπικά σας δεδομένα αν επιθυμείτε (επιλογή «Διαγραφή λογαριασμού»).

Σε περίπτωση τριών ετών αδράνειας, θα σας στείλουμε ένα μήνυμα στο τέλος αυτής της περιόδου. Εάν δεν απαντήσετε μέσα σε ένα μήνα, θα διαγράψουμε αυτόματα τον λογαριασμό σας.

6. Πώς προστατεύουμε και διασφαλίζουμε τα δεδομένα σας προσωπικού χαρακτήρα;

Όλα τα προσωπικά δεδομένα σε ηλεκτρονική μορφή (ηλεκτρονικά μηνύματα, έγγραφα, βάσεις δεδομένων, τηλεφορτωθείσες δέσμες δεδομένων κ.λπ.) αποθηκεύονται:
— στην υπηρεσία υπολογιστικού νέφους MS Azure Cloud (Ευρώπη) υπό τη διαχείριση των κύριων συνεργατών SOFTWARE IMAGINATION & VISION S.R.L. (SIMAVI), Ρουμανία, και ARHS Spikeseed S.A., Λουξεμβούργο, που είναι υπεύθυνοι για την εφαρμογή της ΠΥΛΗΣ ΥΕ·
—στην υπηρεσία υπολογιστικού νέφους MS Azure Cloud (Ευρώπη) υπό τη διαχείριση του συνεργάτη Tremend Software Consulting S.R.L., Ρουμανία, που είναι υπεύθυνος για την αδιάλειπτη λειτουργία της ΠΥΛΗΣ ΥΕ·
— στους διακομιστές του συνεργάτη Paragon Supply Services, Γαλλία, που είναι υπεύθυνος για την εκπλήρωση των παραγγελιών όσον αφορά τις έντυπες εκδόσεις.
— Υπεργολάβοι που συνεισφέρουν στον «βοηθό της Υπηρεσίας Εκδόσεων» (Publio): Pureinsights Technology Ltd, Ηνωμένο Βασίλειο, και Wisevoice AI, Ρουμανία

Όλες οι διαδικασίες επεξεργασίας εκτελούνται σύμφωνα με την απόφαση (ΕΕ, Ευρατόμ) 2017/46 της Επιτροπής, της 10ης Ιανουαρίου 2017, σχετικά με την ασφάλεια των συστημάτων επικοινωνίας και πληροφοριών στην Ευρωπαϊκή Επιτροπή.

Οι συνεργάτες της Επιτροπής δεσμεύονται από ειδική συμβατική ρήτρα για οποιαδήποτε πράξη επεξεργασίας των δεδομένων σας για λογαριασμό της Επιτροπής, καθώς και από τις υποχρεώσεις τήρησης του απορρήτου που απορρέουν από τον γενικό κανονισμό για την προστασία δεδομένων [κανονισμός (ΕΕ) 2016/679, ΓΚΠΔ].

Για την προστασία των δεδομένων σας προσωπικού χαρακτήρα, η Επιτροπή έχει θέσει σε εφαρμογή σειρά τεχνικών και οργανωτικών μέτρων. Τα τεχνικά μέτρα περιλαμβάνουν κατάλληλες δράσεις για την αντιμετώπιση της ασφάλειας στο διαδίκτυο, τη μείωση του κινδύνου απώλειας δεδομένων, αλλοίωσης των δεδομένων ή μη εξουσιοδοτημένης πρόσβασης, λαμβανομένων υπόψη των κινδύνων που παρουσιάζει η επεξεργασία και η φύση των προσωπικών δεδομένων που υπόκεινται σε επεξεργασία. Τα οργανωτικά μέτρα περιλαμβάνουν τον περιορισμό της πρόσβασης στα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα αποκλειστικά και μόνο σε εξουσιοδοτημένα πρόσωπα που έχουν θεμιτή ανάγκη γνώσης για τους σκοπούς της εν λόγω πράξης επεξεργασίας.

7. Ποιοι έχουν πρόσβαση στα δεδομένα σας προσωπικού χαρακτήρα και σε ποιους κοινοποιούνται;

Πρόσβαση στα δεδομένα σας προσωπικού χαρακτήρα παρέχεται στο προσωπικό της Επιτροπής που είναι αρμόδιο για την εκτέλεση της εν λόγω πράξης επεξεργασίας και στο εξουσιοδοτημένο προσωπικό σύμφωνα με την αρχή της «ανάγκης γνώσης». Το εν λόγω προσωπικό δεσμεύεται από τις εκ του νόμου προβλεπόμενες υποχρεώσεις και, εφόσον απαιτείται, από πρόσθετες συμφωνίες τήρησης του απορρήτου.

Πρόσβαση στα προσωπικά σας δεδομένα παρέχεται επίσης στους συνεργάτες (Simavi και ARHS Spikeseed S.A.) που είναι υπεύθυνοι για τη διαχείριση της εφαρμογής, καθώς και στον συνεργάτη Tremend Software Consulting S.R.L. που είναι υπεύθυνος για την αδιάλειπτη λειτουργία.

Όταν χρησιμοποιείτε τη φωνητική λειτουργία του «βοηθού της Υπηρεσίας Εκδόσεων» (Publio), τα φωνητικά δεδομένα θα υποβάλλονται σε επεξεργασία σε συστήματα που παρέχονται από τους υπεργολάβους Pureinsights Technology Ltd και Wisevoice AI.

Εάν υποβάλετε παραγγελία για έντυπη έκδοση στην ενότητα «Εκδόσεις της ΕΕ» της Πύλης ΥΕ, τα προσωπικά σας δεδομένα θα υποβληθούν σε επεξεργασία από τον συνεργάτη που είναι υπεύθυνος για την εκτέλεση των παραγγελιών, επί του παρόντος η εταιρεία Paragon Supply Services στη Γαλλία. Η επεξεργασία αυτή διέπεται από ειδική δήλωση περί ιδιωτικότητας, η οποία θα τεθεί στη διάθεσή σας με την ολοκλήρωση της παραγγελίας σας.

Οι πληροφορίες που συλλέγουμε δεν θα κοινοποιηθούν σε κανέναν τρίτο.

8. Ποια είναι τα δικαιώματά σας και πώς μπορείτε να τα ασκήσετε;

Ως «υποκείμενο των δεδομένων» έχετε συγκεκριμένα δικαιώματα βάσει του κεφαλαίου III (άρθρα 14-25) του κανονισμού (ΕΕ) 2018/1725, και ειδικότερα το δικαίωμα πρόσβασης, διόρθωσης ή διαγραφής των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα που σας αφορούν και το δικαίωμα περιορισμού της επεξεργασίας των δεδομένων αυτών. Κατά περίπτωση, έχετε επίσης το δικαίωμα να αντιταχθείτε στην επεξεργασία των δεδομένων ή το δικαίωμα στη φορητότητα των δεδομένων.

Καταχωρίζοντας ένα προφίλ χρήστη στη διαδικτυακή πύλη ΥΕ, έχετε δώσει τη συγκατάθεσή σας για την παροχή των προσωπικών σας δεδομένων στη μονάδα A.5 «Υπηρεσίες πύλης και διαδικτυακές υπηρεσίες» της Υπηρεσίας Εκδόσεων. Μπορείτε να ανακαλέσετε τη συγκατάθεσή σας ανά πάσα στιγμή με κοινοποίηση στον υπεύθυνο επεξεργασίας των δεδομένων. Η ανάκληση της συγκατάθεσής σας δεν θίγει τη νομιμότητα της επεξεργασίας που πραγματοποιήθηκε πριν ανακαλέσετε τη συγκατάθεση.

Μπορείτε να ασκήσετε τα δικαιώματά σας επικοινωνώντας με τον υπεύθυνο επεξεργασίας των δεδομένων ή, σε περίπτωση διαφωνίας με αυτόν, με τον υπεύθυνο προστασίας δεδομένων. Αν είναι απαραίτητο, μπορείτε επίσης να απευθυνθείτε στον Ευρωπαίο Επόπτη Προστασίας Δεδομένων. Τα στοιχεία επικοινωνίας τους παρέχονται στο σημείο 9 κατωτέρω.

Αν επιθυμείτε να ασκήσετε τα δικαιώματά σας στο πλαίσιο μίας ή περισσότερων συγκεκριμένων πράξεων επεξεργασίας, παραθέστε περιγραφή τους (δηλ. αριθμό καταχώρισης, όπως προσδιορίζεται στο σημείο 10 κατωτέρω) στην αίτησή σας.

9. Στοιχεία επικοινωνίας

— Υπεύθυνος επεξεργασίας δεδομένων

Αν επιθυμείτε να ασκήσετε τα δικαιώματά σας βάσει του κανονισμού (ΕΕ) 2018/1725 ή αν έχετε παρατηρήσεις, απορίες ή θέματα που σας απασχολούν, ή αν επιθυμείτε να υποβάλετε καταγγελία σχετικά με τη συλλογή και τη χρήση των προσωπικών σας δεδομένων, επικοινωνήστε με τον υπεύθυνο επεξεργασίας δεδομένων της μονάδας A.5 «Υπηρεσίες πύλης και διαδικτυακές υπηρεσίες» της Υπηρεσίας Εκδόσεων, info@publications.europa.eu.

— Υπεύθυνος προστασίας δεδομένων της Επιτροπής

Μπορείτε να επικοινωνήσετε με τον υπεύθυνο προστασίας δεδομένων (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu) για θέματα σχετικά με την επεξεργασία των προσωπικών σας δεδομένων βάσει του κανονισμού (ΕΕ) 2018/1725.

— Ευρωπαίος Επόπτης Προστασίας Δεδομένων (ΕΕΠΔ)

Έχετε δικαίωμα προσφυγής (δηλ. μπορείτε να υποβάλετε καταγγελία) στον Ευρωπαίο Επόπτη Προστασίας Δεδομένων (edps@edps.europa.eu) αν κρίνετε ότι, λόγω της επεξεργασίας των δεδομένων σας προσωπικού χαρακτήρα από τον υπεύθυνο επεξεργασίας δεδομένων, παραβιάστηκαν τα δικαιώματά σας που απορρέουν από τον κανονισμό (EΕ) 2018/1725.

10. Πού μπορείτε να βρείτε αναλυτικότερες πληροφορίες;

Ο υπεύθυνος προστασίας δεδομένων της Επιτροπής δημοσιεύει το μητρώο όλων των διενεργούμενων από την Επιτροπή πράξεων επεξεργασίας δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα οι οποίες έχουν τεκμηριωθεί και του έχουν κοινοποιηθεί. Πρόσβαση στο εν λόγω μητρώο παρέχεται μέσω του ακόλουθου συνδέσμου: http://ec.europa.eu/dpo-register.

Η συγκεκριμένη πράξη επεξεργασίας έχει συμπεριληφθεί στο δημόσιο μητρώο του υπεύθυνου προστασίας δεδομένων με τον ακόλουθο αριθμό καταχώρισης: DPR-EC-00449.