Déclaration relative à la protection de la vie privée: plateforme de production unifiée (Unified Production Platform – UPP)
Protection de vos données à caractère personnel
La présente déclaration relative à la protection de la vie privée fournit des informations concernant le traitement et la protection de vos données à caractère personnel.
Opération de traitement: demandes de services d'édition pour des publications générales
Responsable du traitement des données: Office des publications de l’Union européenne, direction B, «Services de production des publications»
Référence d'enregistrement: DPR-EC-00424
1. Introduction
La Commission européenne (ci-après la «Commission») s'engage à protéger vos données à caractère personnel et à respecter votre vie privée. Elle recueille et traite des données à caractère personnel en vertu du règlement (UE) 2018/1725 du Parlement européen et du Conseil du 23 octobre 2018 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel par les institutions, organes et organismes de l’Union et à la libre circulation de ces données [abrogeant le règlement (CE) n° 45/2001].
La présente déclaration relative à la protection de la vie privée explique la raison du traitement de vos données à caractère personnel, la façon dont elles sont recueillies, traitées et protégées, l’usage qui en est fait et les droits que vous pouvez exercer les concernant. Elle indique également les coordonnées du responsable du traitement des données à contacter pour exercer vos droits, du délégué à la protection des données et du Contrôleur européen de la protection des données.
Les informations relatives à l’opération de traitement «Demandes de services d'édition pour des publications générales», réalisée par la direction B «Production des publications» de l’Office des publications de l’Union européenne, sont présentées ci-après.
2. Pourquoi et comment vos données à caractère personnel sont-elles traitées?
Finalité de l’opération de traitement: la direction B «Production des publications» de l’Office des publications gère le portail des auteurs (Author portal) de la plateforme de production unifiée (Unified Production Platform – UPP) qui permet aux services des institutions, organes et agences de l’UE de soumettre des demandes de services d’édition pour des publications générales à l’Office des publications ou d’utiliser l’outil de planification collaborative en vue de coordonner les futures publications au niveau local (au sein d’une DG) et au niveau institutionnel.
Nous recueillons vos données à caractère personnel (adresse électronique, prénom et nom) lorsque vous créez un profil d’utilisateur dans l’UPP et lorsque vous soumettez une demande au portail des auteurs de l’UPP et/ou insérez une publication prévue dans l’outil de planification collaborative.
Nous traitons vos données à caractère personnel pour une ou plusieurs des finalités suivantes:
- répondre aux demandes de services d’édition et gérer ces demandes et, en cas de prestations facturées, facturer le service demandeur;
- coordonner la planification des publications entre les DG de la Commission, les institutions et les organes de l’UE participants;
- vous contacter dans le cadre d’enquêtes concernant le portail des auteurs ou tout autre service offert par l’OP;
- vous proposer des formations, des échanges de bonnes pratiques, des bulletins d’information ou des événements sur des thèmes liés à l’édition;
- partager avec vous des informations relatives à l’édition et solliciter vos commentaires sur nos services;
- gérer vos droits d’accès au système et produire des statistiques agrégées sur les utilisateurs;
- conserver une vue d’ensemble détaillée des demandes d’accès au moyen de l’outil MS PowerBI.
Vos données à caractère personnel ne seront pas utilisées pour une prise de décision automatisée, y compris un profilage.
3. Quelles sont les bases juridiques du traitement de vos données à caractère personnel?
Nous traitons vos données à caractère personnel pour les raisons suivantes:
- le traitement est nécessaire à l’exécution d’une mission d’intérêt public ou relevant de l’exercice de l’autorité publique dont est investi l’institution ou l’organe de l’Union;
et
- lorsque vous demandez un profil d’utilisateur pour l’UPP et lorsque vous introduisez vos données à caractère personnel dans le formulaire de demande du portail des auteurs, vous donnez votre consentement, en tant que personne concernée, au traitement de vos données à caractère personnel à ces fins.
Base juridique supplémentaire:
Décision (2009/496/CE, Euratom) du Parlement européen, du Conseil, de la Commission, de la Cour de justice, de la Cour des comptes, du Comité économique et social européen et du Comité des régions du 26 juin 2009 relative à l’organisation et au fonctionnement de l’Office des publications de l’Union européenne
4. Quelles sont les données à caractère personnel que nous recueillons et traitons ultérieurement?
Aux fins de l'opération de traitement dont il est question ici, la direction B «Production des publications» de l’Office des publications recueille les catégories de données à caractère personnel suivantes:
responsable de la demande, responsable du projet et contact financier, initiateur du plan et coordinateur du plan (qui peuvent être la même personne):
- données obligatoires: prénom, nom, adresse électronique, numéro de téléphone, institution, agence ou organe de l’UE (données extraites automatiquement d’EU Login et non modifiables) ;
- données facultatives pour l’initiateur du plan et le coordinateur du plan: autre adresse électronique et unité.
La fourniture de données à caractère personnel est obligatoire pour disposer d’un profil d’utilisateur sur le portail des auteurs de l’UPP et pour que les demandes de services d’édition soient traitées par l’Office des publications.
5. Combien de temps vos données à caractère personnel sont-elles conservées?
La direction B «Production des publications» de l’Office des publications ne conserve vos données à caractère personnel que le temps nécessaire pour atteindre l'objectif pour lequel elles ont été recueillies ou traitées, à savoir pendant 10 ans à compter de la clôture du projet.
6. Comment vos données à caractère personnel sont-elles protégées?
Toutes les données à caractère personnel sous forme électronique (courriels, documents, bases de données, lots de données téléchargés, etc.) sont conservées sur les serveurs de la Commission européenne. Toutes les opérations de traitement sont exécutées conformément à la décision (UE, Euratom) 2017/46 de la Commission du 10 janvier 2017 sur la sécurité des systèmes d’information et de communication au sein de la Commission européenne.
La Commission a mis en place un certain nombre de mesures techniques et organisationnelles pour protéger vos données à caractère personnel. Les mesures techniques comprennent des actions appropriées visant à assurer la sécurité en ligne et à atténuer les risques de perte de données, de modification des données ou d'accès non autorisé, en tenant compte du risque posé par le traitement et de la nature des données à caractère personnel traitées. Les mesures organisationnelles comprennent la limitation de l’accès aux données à caractère personnel aux seules personnes autorisées ayant un besoin légitime de les connaître aux fins de l’opération de traitement dont il est question dans la présente déclaration.
7. Qui a accès à vos données à caractère personnel et à qui sont-elles communiquées?
L’accès à vos données à caractère personnel est octroyé aux membres du personnel de la Commission responsables de la réalisation de cette opération de traitement et au personnel autorisé selon le principe du «besoin d’en connaître». Ces personnes respectent les conventions réglementaires et, le cas échéant, des règles de confidentialité supplémentaires.
8. Quels sont vos droits et comment les exercer?
Vous avez des droits spécifiques en qualité de «personne concernée» en vertu du chapitre III (articles 14 à 25) du règlement (UE) 2018/1725, en particulier le droit de consulter, de rectifier ou de supprimer vos données à caractère personnel et le droit de restreindre le traitement de vos données à caractère personnel. S’il y a lieu, vous avez également le droit de vous opposer à leur traitement ou de les faire transférer.
Vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel, effectué de manière licite, conformément à l’article 5, paragraphe 1, point a), du RGPD.
Vous avez consenti à fournir vos données à caractère personnel à la direction B «Production des publications» de l’Office des publications pour l’opération de traitement dont il est question ici. Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment en informant le responsable du traitement des données. Le retrait de votre consentement ne portera pas atteinte à la licéité du traitement effectué avant ce retrait.
Vous pouvez exercer vos droits en contactant le responsable du traitement des données, ou en cas de litige, le délégué à la protection des données. Si nécessaire, vous pouvez aussi vous adresser au Contrôleur européen de la protection des données. Leurs coordonnées figurent à la rubrique 9 ci-dessous.
Si vous souhaitez exercer vos droits dans le cadre d’une ou de plusieurs opérations de traitement spécifiques, veuillez fournir leur description (en indiquant leur référence comme celle mentionnée à la rubrique 10 ci-dessous) dans votre demande.
9. Informations de contact
Responsable du traitement des données
Si vous souhaitez exercer vos droits en vertu du règlement (UE) 2018/1725, ou si vous avez des commentaires, questions ou inquiétudes, ou si vous souhaitez porter plainte concernant la collecte et l'utilisation de vos données à caractère personnel, n'hésitez pas à contacter le responsable du traitement des données, la direction B «Production des publications» de l’Office des publications (info@publications.europa.eu).
Le délégué à la protection des données (DPD) de la Commission
Vous pouvez prendre contact avec le délégué à la protection des données (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu) pour des questions relatives au traitement de vos données à caractère personnel conformément au règlement (UE) 2018/1725.
Le Contrôleur européen de la protection des données (CEPD).
Vous avez le droit de saisir le Contrôleur européen de la protection des données (edps@edps.europa.eu) pour introduire une réclamation si vous estimez que les droits dont vous jouissez en vertu du règlement (UE) 2018/1725 ont été enfreints à la suite du traitement de vos données à caractère personnel effectué par le responsable de ce traitement.
10. Où trouver de plus amples informations?
Le délégué à la protection des données (DPD) de la Commission publie un registre de toutes les opérations de traitement de données à caractère personnel effectuées par la Commission, qui ont été documentées et qui lui ont été notifiées. Ce registre peut être consulté à l’adresse suivante: http://ec.europa.eu/dpo-register.
L'opération de traitement spécifique dont il est question dans la présente déclaration a été consignée dans le registre public du DPD sous la référence suivante: DPR-EC-00424.
