Dikjarazzjoni dwar il-privatezza: Pjattaforma ta’ Produzzjoni Unifikata (UPP)

Protezzjoni tad-data personali tiegħek
Din l-istqarrija ta’ privatezza tipprovdi l-informazzjoni dwar l-ipproċessar u l-protezzjoni tad-data personali tiegħek.
Operazzjoni ta’ pproċessar: Talbiet għal servizzi ta’ pubblikazzjoni għal pubblikazzjonijiet ġenerali
Kontrollur tad-Data: l-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet tal-Unjoni Ewropea, Direttorat B, “Servizzi tal-Produzzjoni ta’ Pubblikazzjonijiet”
Referenza tar-rekord: DPR-EC-00424

1. Introduzzjoni

Il-Kummissjoni Ewropea (minn hawn ’il quddiem “il-Kummissjoni”) impenjata li tipproteġi d-data personali tiegħek u li tirrispetta l-privatezza tiegħek. Il-Kummissjoni tiġbor u tipproċessa aktar id-data personali skont ir-Regolament (UE) 2018/1725 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill tat-23 ta’ Ottubru 2018 dwar il-protezzjoni ta’ persuni fiżiċi fir-rigward tal-ipproċessar tad-data personali mill-istituzzjonijiet, korpi, uffiċċji u aġenziji tal-Unjoni u dwar il-moviment liberu ta’ tali data (li jħassar ir-Regolament (KE) Nru 45/2001).

Din l-istqarrija ta’ privatezza tispjega għalfejn nipproċessaw id-data personali tiegħek, il-mod kif niġbru u nittrattaw id-data personali kollha li tingħata, u kif niżguraw il-protezzjoni tagħha, kif tintuża dik l-informazzjoni, u x’inhuma d-drittijiet tiegħek b’rabta mad-data personali tiegħek. Hi tispeċifika wkoll id-dettalji ta’ kuntatt tal-Kontrollur tad-Data responsabbli li miegħu tista’ teżerċita d-drittijiet tiegħek, l-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data u l-Kontrollur Ewropew għall-Protezzjoni tad-Data.

L-informazzjoni relatata mal-operazzjoni ta’ proċessar Talbiet għal servizzi ta’ pubblikazzjoni għal pubblikazzjonijiet ġenerali f’idejn id-Direttorat B. “Produzzjoni ta’ Pubblikazzjonijiet” tal-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet tal-Unjoni Ewropea, hija ppreżentata hawn taħt.

2. Għalfejn u kif nipproċessaw id-data personali tiegħek?

Finijiet tal-operazzjoni ta’ pproċessar: Id-Direttorat B, “Produzzjoni ta’ Pubblikazzjonijiet”, tal-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet iżomm il-portal tal-Awtur tal-Pjattaforma ta’ Produzzjoni Unifikata (UPP) li jippermetti lis-servizzi tal-istituzzjonijiet, il-korpi u l-aġenziji tal-UE jissottomettu talbiet għal servizzi ta’ pubblikazzjoni għal pubblikazzjonijiet ġenerali lill-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet jew jużaw l-għodda ta’ ppjanar kollaborattiv li tippermetti l-koordinazzjoni ta’ pubblikazzjonijiet futuri fil-livelli lokali (fi ħdan DĠ) u korporattivi.

Niġbru d-data personali tiegħek (l-indirizz tal-email, l-isem u l-kunjom) meta toħloq profil tal-utent fl-UPP u meta tissottometti talba lill-Portal tal-Awtur tal-UPP u/jew iddaħħal pubblikazzjoni ppjanata fl-għodda tal-ippjanar kollaborattiv.

Nipproċessaw id-data personali tiegħek għal wieħed jew aktar mill-iskopijiet li ġejjin:

• biex nirrispondu u niġġestixxu t-talbiet għal servizzi ta’ pubblikazzjoni u, fil-każ ta’ servizzi bi ħlas, għall-fatturazzjoni tas-servizz rikjest;
• biex nikkoordinaw l-ippjanar tal-pubblikazzjonijiet fost id-Direttorati Ġenerali tal-Kummissjoni, l-istituzzjonijiet u l-korpi tal-UE parteċipanti;
• biex nikkuntattjawk fil-kuntest ta’ stħarriġiet li jikkonċernaw il-Portal tal-Awtur jew kwalunkwe servizz ieħor offrut mill-OP;
• biex noffrulek korsijiet ta’ taħriġ, skambji tal-aħjar prattiki, bullettini, avvenimenti dwar suġġetti ta’ pubblikazzjonijiet;
• biex nikkondividu miegħek informazzjoni relatata mal-pubblikazzjonijiet u nitolbuk tagħtina il-feedback tiegħek dwar is-servizzi tagħna;
• biex niġġestixxu d-drittijiet ta’ aċċess tiegħek għas-sistema u l-produzzjoni ta’ statistika aggregata tal-utenti;
• biex inżommu ħarsa ġenerali dettaljata tat-talbiet għall-aċċess permezz tal-għodda MS PowerBI.

Id-data personali tiegħek mhux se tintuża għal teħid ta’ deċiżjonijiet awtomatizzat inkluż it-tfassil ta’ profili.

3. Fuq liema raġuni(jiet) legali nipproċessaw id-data personali tiegħek

Nipproċessaw id-data personali tiegħek, għax:

l-ipproċessar ikun meħtieġ għat-twettiq ta’ kompitu li jsir fl-interess pubbliku jew fl-eżerċitar ta’ awtorità uffiċjali mogħtija lill-istituzzjoni jew lill-korp tal-Unjoni;

kif ukoll

meta titlob profil tal-utent għall-UPP, u għal darb’oħra meta ddaħħal id-data personali tiegħek fil-formola tat-talba tal-portal tal-Awtur, inti bħala s-suġġett tad-data tagħti l-kunsens tiegħek għall-ipproċessar tad-data personali tiegħek għal dawn l-iskopijiet.

Bażi legali addizzjonali:

id-Deċiżjoni 2009/496/KE, Euratom tal-Parlament Ewropew, tal-Kunsill, tal-Kummissjoni, tal-Qorti tal-Ġustizzja, tal-Qorti tal-Awdituri, tal-Kumitat Ekonomiku u Soċjali Ewropew u tal-Kumitat tar-Reġjuni tas-26 ta’ Ġunju 2009 dwar l-organizzazzjoni u l-funzjonament tal-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet tal-Unjoni Ewropea

4. X’data personali niġbru u nipproċessaw b’mod ulterjuri?

Sabiex titwettaq din l-operazzjoni ta’ pproċessar, id-Direttorat B, “Produzzjoni ta’ Pubblikazzjonijiet”, tal-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet jiġbor il-kategoriji ta’ data personali li ġejjin:

Persuna responsabbli mit-Talbiet, persuna responsabbli mill-Proġett u Kuntatt finanzjarju, inizjatur tal-Pjan u Koordinatur tal-Pjan (jistgħu jkunu identiċi):

• obbligatorja: isem, kunjom, indirizz tal-email, numru tat-telefown, istituzzjoni, aġenzija jew korp tal-UE (informazzjoni miġbura awtomatikament mill-EU Login u ma tistax tiġi editjata)
• fakultattiva għall-inizjatur tal-Pjan u l-Koordinatur tal-Pjan: email u unità addizzjonali.

L-għoti tad-data personali huwa obbligatorju sabiex jinżamm profil tal-utent fil-portal tal-Awtur tal-UPP u sabiex it-talbiet għal servizzi ta’ pubblikazzjoni jiġu pproċessati mill-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet.

5. Għal kemm żmien inżommuha d-data personali tiegħek?

Id-Direttorat B “Produzzjoni ta’ Pubblikazzjonijiet” tal-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet iżomm biss id-data personali tiegħek għaż-żmien meħtieġ biex jintlaħaq l-għan tal-ġbir jew l-ipproċessar ulterjuri, jiġifieri għal 10 snin wara li jingħalaq il-proġett.

6. Kif nipproteġu u nissalvagwardjaw id-data personali tiegħek?

Id-data personali kollha f’format elettroniku (emails, dokumenti, bażijiet tad-data, lottijiet tad-data applowdjati, eċċ.) tinħażen fis-servers tal-Kummissjoni Ewropea. L-operazzjonijiet ta’ proċessar jitwettqu kollha skont id-Deċiżjoni tal-Kummissjoni (UE, Euratom) 2017/46 tal-10 ta' Jannar 2017 dwar is-sigurtà tas-sistemi ta' komunikazzjoni u informazzjoni fil-Kummissjoni Ewropea.

Sabiex tipproteġi d-data personali tiegħek, il-Kummissjoni daħħlet fis-seħħ numru ta’ miżuri tekniċi u organizzattivi. Il-miżuri tekniċi jinkludu azzjonijiet xierqa biex jindirizzaw is-sigurtà online, ir-riskju tat-telf ta’ data, il-modifika ta’ data jew l-aċċess mhux awtorizzat, filwaqt li jitqies ir-riskju ppreżentat mill-ipproċessar u n-natura tad-data personali li qed tiġi pproċessata. Il-miżuri organizzattivi jinkludu r-restrizzjoni tal-aċċess għad-data personali għall-persuni awtorizzati biss bi ħtieġa leġittima ta’ tagħrif għall-finijiet ta’ din l-operazzjoni ta’ pproċessar.

7. Min għandu aċċess għad-data personali tiegħek u lil min tiġi divulgata?

L-aċċess għad-data personali tiegħek jingħata lill-istaff tal-Kummissjoni responsabbli biex iwettaq din l-operazzjoni ta’ proċessar u lill-istaff awtorizzat skont il-prinċipju tal-“ħtieġa ta’ tagħrif”. Tali staff għandu jirrispetta ftehimiet statutorji, u, fejn meħtieġ, ftehimiet addizzjonali ta’ kunfidenzjalità.

8. X’inhuma drittijietek u kif tista’ teżerċitahom?

Bħala “suġġett tad-data” inti għandek drittijiet speċifiċi skont il-Kapitolu III (l-Artikoli 14-25) tar-Regolament (UE) 2018/1725, b’mod partikolari d-dritt li taċċessa, tirrettifika jew tħassar id-data personali tiegħek u d-dritt li tillimita l-ipproċessar tad-data personali tiegħek. Meta applikabbli, għandek il-jedd ukoll li toġġezzjona għall-ipproċessar jew il-jedd għall-portabbiltà tad-data.

Għandek id-dritt li toġġezzjona għall-ipproċessar tad-data personali tiegħek, li jitwettaq legalment skont l-Artikolu 5(1)(a).

Inti tajt il-kunsens tiegħek biex tipprovdi d-data personali tiegħek lid-Direttorat B “Produzzjoni ta’ Pubblikazzjonijiet”, tal-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet għall-operazzjoni ta’ proċessar preżenti. Inti tista’ tirtira l-kunsens tiegħek fi kwalunkwe ħin billi tinnotifika lill-Kontrollur tad-Data. L-irtirar mhux se jaffettwa l-legalità tal-ipproċessar imwettaq qabel ma tkun irtirajt il-kunsens.

Inti tista’ teżerċita d-drittijiet tiegħek billi tikkuntattja lill-Kontrollur tad-Data, jew f’każ ta’ kunflitt lill-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data. Jekk ikun meħtieġ, tista’ tindirizza wkoll lill-Kontrollur Ewropew għall-Protezzjoni tad-Data. L-informazzjoni ta’ kuntatt tagħhom tingħata taħt l-Intestatura 9 hawn taħt.

Jekk tixtieq teżerċita d-drittijiet tiegħek fil-kuntest ta’ operazzjoni ta’ pproċessar speċifika waħda jew aktar, jekk jogħġbok ipprovdi d-deskrizzjoni tagħhom (jiġifieri r-Referenza/i tar-rekord tagħhom kif speċifikat taħt l-Intestatura 10 hawn taħt) fit-talba tiegħek.

9. Informazzjoni ta’ kuntatt:

Il-Kontrollur tad-Data

Jekk tixtieq teżerċita d-drittijiet tiegħek skont ir-Regolament (UE) 2018/1725, jew jekk għandek xi kummenti, mistoqsijiet jew tħassib, jew jekk tixtieq tressaq ilment rigward il-ġbir u l-użu tad-data personali tiegħek, jekk jogħġbok ħossok liberu li tikkuntattja lill-Kontrollur tad-Data, id-Direttorat B “Produzzjoni ta; Pubblikazzjonijiet” tal-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet, info@publications.europa.eu.

L-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data (DPO) tal-Kummissjoni

Tista’ tikkuntattja lill-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu) dwar kwistjonijiet relatati mal-ipproċessar tad-data personali tiegħek skont ir-Regolament (UE) 2018/1725.

Il-Kontrollur Ewropew għall-Protezzjoni tad-Data (EDPS, European Data Protection Supervisor)

Inti għandek id-dritt għal rikors (jiġifieri tista’ tressaq ilment) mal-Kontrollur Ewropew għall-Protezzjoni tad-Data (edps@edps.europa.eu) jekk jidhirlek li nkisru d-drittijiet tiegħek skont ir-Regolament (UE) 2018/1725 b’riżultat tal-ipproċessar tad-data personali mill-Kontrollur tad-Data.

10. Fejn tista’ ssib aktar informazzjoni dettaljata?

L-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data (UPD) tal-Kummissjoni jippubblika r-reġistru tal-operazzjonijiet kollha ta’ proċessar tad-Data personali mill-Kummissjoni, li jkunu ġew iddokumentati u nnotifikati lilu. Tista’ taċċessa r-reġistru bil-link li ġejja: http://ec.europa.eu/dpo-register.

Din l-operazzjoni ta’ pproċessar speċifika ġiet inkluża fir-reġistru pubbliku tad-DPO bir-referenza tar-Rekord li ġejja: DPR-EC-00424.