IL-PROTEZZJONI TAD-DATA PERSONALI TIEGĦEK

Operazzjoni ta’ proċessar:Sistema ta’ Distribuzzjoni tal-UP (OPDS)

Il-Kontrollur tad-Data: L-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet tal-Unjoni Ewropea, unità D.1, “Relazzjonijiet mal-Partijiet Ikkonċernati u Outreach”

Referenza tar-Rekord: DPR-EC-00515.6

1. Introduzzjoni

Il-Kummissjoni Ewropea (minn hawn ’il quddiem “il-Kummissjoni”) hija impenjata li tipproteġi d-data personali tiegħek u li tirrispetta l-privatezza tiegħek. Il-Kummissjoni tiġbor u tipproċessa aktar id-data personali skont ir-Regolament (UE) 2018/1725 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill tat-23 ta’ Ottubru 2018 dwar il-protezzjoni ta’ persuni fiżiċi fir-rigward tal-ipproċessar ta’ data personali mill-istituzzjonijiet, korpi, uffiċċji u aġenziji tal-Unjoni u dwar il-moviment liberu ta’ tali data (li jħassar ir-Regolament (KE) Nru 45/2001).

Din l-istqarrija ta’ privatezza tispjega għalfejn nipproċessaw id-data personali tiegħek, il-mod kif niġbru u nittrattaw id-data personali kollha li tingħata, u kif niżguraw il-protezzjoni tagħha, kif tintuża dik l-informazzjoni, u x’inhuma d-drittijiet tiegħek b’rabta mad-data personali tiegħek. Hija tispeċifika wkoll id-dettalji ta’ kuntatt tal-Kontrollur tad-Data responsabbli li miegħu tista’ teżerċita d-drittijiet tiegħek, l-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data u l-Kontrollur Ewropew għall-Protezzjoni tad-Data.

L-informazzjoni relatata mal-operazzjoni tal-ipproċessar Sistema ta’ Distribuzzjoni tal-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet (OPDS) miġbura mill-Unità D.4, “Stampar u Distribuzzjoni” tal-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet tal-Unjoni Ewropea hi ppreżentata hawn taħt.

2. Għalfejn u kif nipproċessaw id-data personali tiegħek?

Għan tal-operazzjoni ta’ pproċessar:: L-Unità D.4, “Stampar u Distribuzzjoni” tal-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet tiġbor u tuża l-informazzjoni personali tiegħek biex l-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet ikun jista’ jimmaniġġja l-istokkijiet tiegħu, jissodisfa l-ordnijiet tiegħek u jagħtik is-servizzi loġistiċi mitluba.

Id-data personali tiegħek mhijiex se tintuża biex jittieħdu deċiżjonijiet b’mod awtomatizzat, inkluż it-tfassil ta’ profili.

3. Fuq liema bażi(jiet) ġuriika/ġuridiċi nipproċessaw id-data personali tiegħek?

Nipproċessaw id-data personali tiegħek, peress li:

l-ipproċessar ikun meħtieġ għat-twettiq ta’ kompitu li jsir fl-interess pubbliku jew fl-eżerċitar ta’ awtorità uffiċjali mogħtija lill-istituzzjoni jew lill-korp tal-Unjoni

kif ukoll

- meta tagħmel ordni u timla d-dettalji personali tiegħek, inti bħala s-suġġett tad-data tagħti l-kunsens tiegħek għall-ipproċessar tad-data personali tiegħek għall-fini li tissodisfa l-ordni tiegħek.

Bażi ġuridika għall-ipproċessar: il-mandat tal-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet, id-Deċiżjoni 2009/496/KE tal-Parlament Ewropew, tal-Kunsill, tal-Kummissjoni, tal-Qorti tal-Ġustizzja, tal-Qorti tal-Awdituri, tal-Kumitat Ekonomiku u Soċjali Ewropew u tal-Kumitat tar-Reġjuni tas-26 ta’ Ġunju 2009 dwar l-organizzazzjoni u l-funzjonament tal-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet tal-Unjoni Ewropea.

4. Liema data personali tinġabar u hija soġġetta għall-ipproċessar ulterjuri?

Sabiex titwettaq din l-operazzjoni tal-ipproċessar, l-Unità D.4, “Stampar u Distribuzzjoni” tal-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet tiġbor il-kategoriji ta’ data personali li ġejjin:

1. Dettalji tal-utenti rreġistrati tal-ODPS (li nħarġulhom ID tal-utent u password għall-aċċess fl-OPDS); Id-data meħtieġa biex jinħareġ l-aċċess u tiġi mmaniġġjata l-ID tal-utent:

• Username + password (EU Login)
• Profil tal-utent
• ID tal-Utent (ODPS u SAP)
• Indirizz tal-email
• Entità amministrattiva (għall-istaff tal-UE biss)
• Isem il-kumpanija (għall-fornituri tal-istampar biss)
• Il-preferenza lingwistika (tista’ tinbidel kull meta jkun hemm konnessjoni mal-ODPS)

2. Dettalji tal-utenti tal-Portal tal-UP – data miġbura meta jiġu ordanti l-pubblikazzjonijiet:

• Isem ir-riċevitur
• Indirizz tal-kunsinna
• It-titlu/i u n-numru/i tal-katalgu tal-pubblikazzjoni(jiet) ordnati
• Numru tat-telefown tar-riċevitur (obbligatorju biss f'każ ta' kunsinni urġenti u/jew traċċati)
• Indirizz tal-email

L-għoti tad-data personali hija obbligatorja biex nipprovdulek is-servizzi mitluba.

5. Għal kemm żmien tinżamm id-data personali tiegħek?

L-unità D.4, “Stampar u Distribuzzjoni” tal-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet iżżomm id-data personali tiegħek biss għaż-żmien meħtieġ biex jintlaħaq l-iskop tal-ġbir jew tal-ipproċessar ulterjuri. Għall-utenti reġistrati tal-ODPS, id-data tinżamm sakemm ikun meħtieġ l-aċċess. Għal data miġbura fil-kuntest tal-ordni ta’ pubblikazzjonijiet, 5 snin mit-twettiq tal-ordni. Kwalunkwe data konnessa ma’ ordnijiet kbar, 6 xhur mit-twettiq tal-ordni.

6. Kif inħarsu u nissalvagwardjaw id-data personali tiegħek?

Id-data personali kollha f’format elettroniku (emails, dokumenti, bażijiet tad-data, lottijiet tad-data applowdjati, eċċ.) jinħażnu jew fuq is-servers tal-Kummissjoni Ewropea jew f’dawk tal-kuntratturi tagħha. L-operazzjonijiet ta’ pproċessar jitwettqu kollha skont id-Deċiżjoni tal-Kummissjoni (UE, Euratom) 2017/46 tal-10 ta' Jannar 2017 dwar is-sigurtà tas-sistemi ta' komunikazzjoni u informazzjoni fil-Kummissjoni Ewropea.

Il-kuntratturi tal-Kummissjoni huma marbutin bi klawsola kuntrattwali speċifika għal kull operazzjoni ta’ proċessar tad-data tiegħek f’isem il-Kummissjoni, kif ukoll bl-obbligi ta’ kunfidenzjalità li jitnisslu mir-Regolament Ġenerali dwar il-Protezzjoni tad-Data (“GDPR” ir-Regolament (UE) 2016/679).

Sabiex tipproteġi d-data personali tiegħek, il-Kummissjoni daħħlet fis-seħħ numru ta’ miżuri tekniċi u organizzattivi. Il-miżuri tekniċi jinkludu azzjonijiet xierqa biex jindirizzaw is-sigurtà online, ir-riskju ta’ telf tad-data, it-tibdil tad-data jew l-aċċess mhux awtorizzat, b’kunsiderazzjoni tar-riskju ppreżentat mill-ipproċessar u n-natura tad-data personali li tkun qed tiġi pproċessata. Il-miżuri organizzazzjonali jinkludu r-restrizzjoni tal-aċċess għad-data personali biss għall-persuni awtorizzati bi ħtieġa leġittima ta’ tagħrif għall-finijiet ta’ din l-operazzjoni tal-ipproċessar.

7. Min għandu aċċess għad-data personali tiegħek u lil min tiġi żvelata?

L-aċċess għad-data personali tiegħek hu pprovdut lill-istaff tal-Kummissjoni responsabbli għat-twettiq ta’ din l-operazzjoni tal-ipproċessar u lill-istaff awtorizzat skont il-prinċipju ta’ “ħtieġa ta' tagħrif”. Dan l-istaff jirrispetta ftehimiet statutorji, u fejn meħtieġ, ftehimiet addizzjonali ta’ kunfidenzjalità.

Servizz marbut mat-twettiq ta’ ordnijiet fiżiċi (Kuntratt 10828, skadenza: Mejju 2030): Paragon Supply Services, 350 avenue des entreprises, Parc d'Activités de la Galance, 62221 Noyelles-Sous-Lens, France

8. X’inhuma d-drittijiet tiegħek u kif tista’ teżerċitahom?

Inti għandek drittijiet speċifiċi bħala “suġġett tad-data” skont il-Kapitolu III (l-Artikoli 14-25) tar-Regolament (UE) 2018/1725, b’mod partikolari d-dritt li taċċessa, tirrettifika jew tħassar id-data personali tiegħek u d-dritt li tillimita l-ipproċessar tad-data personali tiegħek. Fejn applikabbli, għandek ukoll id-dritt li toġġezzjona għall-ipproċessar jew id-dritt għall-portabbiltà tad-data.

Għandek id-dritt li toġġezzjona għall-ipproċessar tad-data personali tiegħek, li jitwettaq legalment skont l-Artikolu 5(1)(a).

Tista’ teżerċita d-drittijiet tiegħek billi tikkuntattja lill-Kontrollur tad-Data, jew f’każ ta’ kunflitt lill-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data. Jekk ikun meħtieġ, tista’ tikkuntattja wkoll lill-Kontrollur Ewropew għall-Protezzjoni tad-Data. L-informazzjoni ta’ kuntatt tagħhom hija mogħtija fl-Intestatura 9 hawn taħt.

Jekk tixtieq teżerċita drittijietek fil-kuntest ta’ operazzjoni ta’ pproċessar speċifika waħda jew aktar, fit-talba tiegħek ipprovdi d-deskrizzjoni tagħhom (jiġifieri r-Referenza/i tar-reġistrazzjoni tagħhom kif speċifikat fl-Intestatura 10 hawn taħt).

9. Informazzjoni ta’ kuntatt:

• Il-Kontrollur tad-Data:

Jekk tixtieq teżerċita d-drittijiet tiegħek skont ir-Regolament (UE) 2018/1725, jew jekk għandek xi kummenti, mistoqsijiet jew tħassib, jew jekk tixtieq tressaq ilment rigward il-ġbir u l-użu tad-data personali tiegħek, jekk jogħġbok ħossok liberu li tikkuntattja lill-Kontrollur tad-Data, l-Unità D.4 “Stampar u Distribuzzjoni” tal-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet.

• L-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data tal-Kummissjoni (UPD)

Tista’ tikkuntattja lill-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu) dwar kwistjonijiet relatati mal-ipproċessar tad-data personali tiegħek skont ir-Regolament (UE) 2018/1725.

• Il-Kontrollur Ewropew għall-Protezzjoni tad-Data (EDPS)

Għandek id-dritt tirrikorri (jiġifieri, tista’ tressaq ilment) għand il-Kontrollur Ewropew għall-Protezzjoni tad-Data (edps@edps.europa.eu) jekk jidhirlek li drittijietek skont ir-Regolament (UE) 2018/1725 inkisru b’riżultat tal-ipproċessar tad-data personali mill-Kontrollur tad-Data.

10. Fejn tista’ ssib informazzjoni aktar iddettaljata?

L-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data tal-Kummissjoni (UPD) jippubblika r-reġistru tal-operazzjonijiet kollha tal-ipproċessar dwar id-data personali mill-Kummissjoni, li ġew dokumentati u nnotifikati lilu. Tista’ taċċessa r-reġistru bil-link li ġejja: http://ec.europa.eu/dpo-register.

Din l-operazzjoni ta’ pproċessar speċifika ġiet inkluża fir-reġistru pubbliku tal-UPD bir-Referenza tar-reġistrazzjoni li ġejja: DPR-EC-00515.